只有一个人处理咨询时，多个别名都收进同一个邮箱很方便。第一位销售加入后，要先决定他能看哪些往来、回复保存在哪里，以及谁来接替他的工作。先给同事独立的登录账号，再分配业务所需的权限。
例如，负责人把供应商邮件留在自己的工作邮箱，两个人共同处理 sales@。网站上的地址可以不变，但收信、回复和临时代班的安排需要重新说清楚。
一个人使用多个地址
假设一家小工作室目前由负责人 Irina 独自回复客户、接收合作咨询和处理订单问题。她的主邮箱 irina@workshop.example 可以同时接收发给 info@ 和 sales@ 的邮件。
别名为已有邮箱增加一个地址，没有独立密码，也没有单独的存储空间。邮件都进入同一个邮箱，员工无需轮流检查几个账号。
只要确实由一个人负责这些业务，这种安排就很方便。可以通过收件地址区分咨询类型，再按需要在邮箱内整理。具体机制见邮箱别名指南。
什么时候应该分开通信记录
后来工作室招了一位只负责销售的员工。直接把 Irina 的密码给他并不合适，因为她的邮箱还有供应商邮件、文件和其他个人工作事务。销售员工需要独立访问自己负责的通信。
可以比较这四种方式：
- 别名将邮件送入已有邮箱，由该邮箱的用户查看。
- 独立邮箱有自己的邮件记录、登录账号和密码。
- 共享邮箱保存团队邮件，成员通过个人登录和分配的权限访问。
- 转发地址将邮件送给指定收件人，没有独立登录和邮件存档。
如果 sales@ 只由一位销售员工使用，独立邮箱可能合适。如果 Irina 和销售员工共同处理 sales@，共享邮箱可以让两人查看同一份通信，并分别获得自己的权限。
共用地址，不必共用密码
在 TrekMail 中，共享邮箱成员通过各自的账号登录，权限决定谁可以读信、谁可以使用公共地址发信。移除某位员工时，不需要再把一套新的公共密码发给所有人。
共享邮箱有自己的历史记录。普通转发会把邮件送到个人邮箱，回复可能分散在不同员工那里，因此应先决定团队需要在哪里查看客户往来。
共享邮箱说明介绍了成员接入方式。不过，使用 support@ 并不会自动把邮箱变成工单系统。如果需要为每个咨询分配负责人、追踪响应期限或制作专门的客服报表，应另外评估这些需求。
检查回复使用哪个地址
能收到发给 sales@ 的邮件，还不算配置完成。客户收到的回复也应来自合适的工作地址。在 TrekMail 中，可以为别名启用发信权限，再在网页邮箱中使用它。
检查显示名称、签名和回复地址。例如，Irina 自己回复时可以显示为“Irina，工作室”，发件地址使用 sales@workshop.example。姓名和地址与咨询内容相符，客户就更容易继续沟通，详情见发件身份设置。
别名和共享邮箱在 Starter、Pro 和 Agency 中提供，并有相应数量限制。创建前，列出每个地址的用途、负责人、成员和回复方式。有些地址用别名即可，有些需要独立邮箱，让安排符合团队实际工作，也方便今后扩展。
用一封咨询邮件检查交接
为每个公开地址记下当前收件人、今后的阅读者、允许发送的人，以及团队查找历史的位置。把现有别名改成其他形式之前，先确认服务支持的操作。保留相同的地址名称，并不会自动搬走旧邮件。
让新同事接收一封测试咨询，用正确地址回复，再找到自己发出的邮件。负责人也打开同一段往来。如果回复只有一个人看得到，就确认这是否符合团队需要。岗位变化时调整权限，不要长期靠共用密码维持协作。
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