세 명이 고객지원 메일을 맡는다면 공용 주소를 만들고 각자의 개인 업무 계정에 접근 권한을 주세요. 초대 전에 누가 읽고 답할지, 부재 시 누가 대신할지 정합니다. TrekMail에서는 참여자 권한으로 관리합니다. 대화를 한곳에 모을 수는 있지만 문의마다 담당자를 자동 배정하는 것은 아닙니다.
팀 주소와 개인 메일함을 만드세요
공유 메일함에는 별도의 받은편지함이 있습니다. Mailboxes에서 Shared로 만들거나 기존 일반 메일함을 변환할 수 있습니다. 변환 전에는 예전 로그인 정보를 쓰는 앱과 기기를 확인하세요.
구성원마다 같은 TrekMail 계정에 개인 메일함이 있어야 합니다. 도메인은 달라도 됩니다. 로그인에는 자신의 주소를 사용합니다.
공유 메일함 안내에 생성, 변환, 구성원 추가가 설명되어 있습니다. Starter, Pro, Agency에서 제공하며 공유 메일함도 개수 한도와 저장 공간을 사용합니다. 부서 용량 계산에 포함하세요.
실제 업무에 맞게 권한을 주세요
Read는 읽기, Send as는 공용 주소로 보내기입니다. 공유 메일을 읽고 고객에게 답하는 직원은 둘 다 필요합니다.
세 명 중 고객에게 답하는 두 사람은 Read와 Send as가 필요합니다. 세 번째 사람이 문의를 확인해 응답 담당자에게 전달하기만 한다면 Read만 줄 수 있어요. 다른 역할에서 읽지 않고 발송만 해야 한다면 발신 전용 모드를 사용하세요.
새 구성원에게는 읽기와 발신이 모두 주어지므로 추가할 때 바로 확인하세요. 나중으로 미루지 마세요. 고객 답장을 받기 위해 읽기 권한을 가진 사람을 최소 한 명은 남겨야 합니다.
메일을 처리하는 방법도 합의하세요
읽기 권한이 있는 구성원은 개인 메일함에 로그인한 후 Shared mailboxes 전환 메뉴로 공유 메일함을 엽니다. 답장 전 현재 메일함과 From이 맞는지 보는 것이 좋습니다.
담당자가 달라도 고객은 support@example.com과 계속 대화합니다. 본문 서명에 담당자를 표시하면 누구와 이야기하는지 알면서 익숙한 연락 주소를 유지할 수 있습니다.
운영 약속도 설정만큼 중요합니다. 아침에 새 문의를 볼 사람, 부재 시 대신할 사람, 이미 처리 중임을 알릴 곳을 정하세요. 여러 명이 접근한다고 문의가 자동으로 배분되지는 않습니다.
복잡한 문제는 주문 번호, 요청 요약, 다음 작업을 짧게 인계합니다. 두 직원이 동시에 다른 답변을 보내는 상황을 줄일 수 있습니다.
팀이 바뀌면 접근을 다시 확인하세요
부서 주소를 더 이상 담당하지 않는 직원은 구성원에서 제거합니다. 공용 비밀번호를 쓴 것이 아니므로 나머지 직원은 그것을 바꿀 필요가 없습니다.
개인 계정은 서로 다른 비밀번호와 웹메일 로그인 2단계 인증으로 보호하세요. 직원의 개인 웹메일에 들어온 사람은 그 직원의 공유 권한도 갖게 됩니다.
처음에는 두 구성원이 각자 로그인해 보세요. 한 명이 테스트 메일을 읽고 답하고 다른 한 명은 자신의 역할을 확인합니다. 이어서 한 사람의 권한을 잠시 해제하고 공유 메일을 더 이상 열 수 없는지 확인하세요. 중요한 인원 변경 뒤에도 같은 검사를 반복합니다.
팀 주소, 책임자, 읽을 수 있는 사람, 답할 수 있는 사람, 부재 시 대체자를 짧은 인계표로 정리하세요. 시험 문의를 보며 누가 맡고 중복 답장을 어떻게 피할지도 합의합니다. 업무 약속과 접근 권한은 별개입니다. 팀원이 나가면 참여자를 제거하고 남은 읽기 담당자를 확인하세요. 모두가 아는 비밀번호를 바꾸는 방식에 의존할 필요가 없습니다.
