Para uma equipe de suporte com três pessoas, crie um endereço compartilhado e dê acesso pela caixa pessoal de cada uma. Antes dos convites, defina quem lê, quem responde e quem cobre as ausências. No TrekMail, isso é controlado pelas permissões de participação. A conversa fica reunida na caixa, mas cada solicitação não é atribuída automaticamente a um colega.
Crie o endereço da equipe e as caixas pessoais
A caixa compartilhada tem suas próprias mensagens recebidas. Você pode criá-la como Shared em Mailboxes ou converter uma caixa comum existente. Antes da conversão, confira quais aplicativos e dispositivos ainda usam as credenciais antigas.
Cada participante precisa ter uma caixa pessoal na mesma conta TrekMail. Os endereços podem pertencer a domínios diferentes dessa conta. Cada pessoa entra com seu próprio endereço.
O guia de caixas compartilhadas explica criação, conversão e inclusão de participantes. O recurso está disponível em Starter, Pro e Agency. A caixa conta nos limites e usa armazenamento, por isso deve entrar no cálculo de capacidade do departamento.
Atribua permissões de acordo com a tarefa
Read e Send as são definidos separadamente. Read permite ler; Send as permite enviar pelo endereço comum. Quem responde a clientes a partir da caixa precisa dos dois.
Nessa equipe, as duas pessoas que respondem aos clientes precisam de Read e Send as. A terceira pode ter Read se consulta os pedidos e os repassa a quem responde. Para uma função que só precisa enviar, sem ler a entrada, use o modo somente envio.
Confira os dois ajustes ao incluir alguém: novos participantes recebem leitura e envio. Altere as permissões na hora. Mantenha ao menos uma pessoa com leitura para acompanhar as respostas dos clientes.
Combine como as mensagens serão atendidas
Após entrar na própria conta, quem tem leitura abre a caixa pelo seletor Shared mailboxes. Antes de responder, vale conferir qual caixa está aberta e qual endereço aparece em From.
Para o cliente, a conversa continua com support@example.com mesmo quando outra pessoa responde. A assinatura pode identificar quem acompanha o pedido, enquanto o endereço mantém o contato habitual com a equipe.
Os acordos de trabalho também importam. Defina quem verifica os contatos pela manhã, quem cobre ausências e como avisam que já estão atendendo um pedido. Dar acesso a várias pessoas não distribui automaticamente as solicitações.
Para assuntos complexos, combine uma passagem interna curta: número do pedido, problema e próximo passo. Isso reduz o risco de duas pessoas enviarem respostas diferentes ao mesmo cliente.
Revise o acesso quando a equipe mudar
Se alguém deixou de trabalhar com o endereço, remova-o dos participantes. Os demais não precisarão trocar uma senha comum, pois não usavam esse tipo de acesso.
Proteja as contas pessoais com senhas separadas e verificação em duas etapas para entrar no webmail. Quem entra na conta pessoal de um funcionário também recebe as permissões compartilhadas atribuídas a ele.
Na primeira configuração, peça que dois participantes entrem com seus endereços. Um pode ler e responder a um teste; o outro verifica as ações permitidas por seu papel. Retire temporariamente o acesso de um e confirme que ele não abre mais a caixa comum. Repita a conferência após mudanças importantes na equipe.
Monte uma ficha com o endereço da equipe, o responsável, quem pode ler, quem pode responder e os substitutos. Use uma solicitação de teste para combinar quem assume o atendimento e como evitar duas respostas. Esse acordo de trabalho é separado das permissões. Quando alguém sair da equipe, remova sua participação e confira os leitores restantes, em vez de depender da troca de uma senha compartilhada.
