员工离职后，客户可能还会写信到他的旧地址。TrekMail 的 Suspend sign-in 用于这种情况：停止邮箱登录和发信，同时保留历史邮件和新邮件接收。Pause 还会暂停投递，处理的是另一种需求。修改离职员工的权限前，先确定由谁接手新咨询。
暂停正确邮箱的登录
在 Mailboxes 中打开邮箱，进入 Limits，找到 Sign-in。按需要填写便于内部理解的原因，再选择 Suspend sign-in。具体操作见暂停邮箱登录说明。
暂停后，用户不能登录该邮箱，也不能从中发信。TrekMail 会撤销关联的网页邮箱会话、应用密码和文件同步设备密码。仅修改或重置邮箱密码，并不会解除暂停状态。
操作前核对地址。销售人员可能既有个人工作邮箱，也能访问 sales@example.com。共享邮箱没有独立的成员登录方式，成员通过自己的个人账号使用它。
如果要终止员工的全部工作访问，应暂停其个人邮箱，并另外检查他在共享邮箱中的权限。sales@example.com 本身可继续由其他成员使用。
检查邮件登录之外的权限
员工可能还拥有 TrekMail 管理后台的独立账号，其成员资格和管理权限需要另外检查。暂停邮箱登录不能代替这一步。
单独发放的 API 令牌，以及 CRM、域名注册商、邮件群发服务、客服应用等外部系统的权限，也应分别处理。列出员工使用过的工作系统，并指定每项的负责人。
检查仍在运行的转发和邮件过滤规则，因为禁止登录后它们仍会继续工作。如果以前有邮件转到员工个人外部地址，也应重新考虑这条路径。
已下载邮件可能仍保留在设备或此前制作的副本中，服务器端暂停不会删除这些数据。归还工作设备和处理已有通信副本，需要公司另行安排。
明确谁接收后续咨询
保留投递只有在有人处理时才有意义。确定是否需要暂时观察、把地址交给团队，或通知客户新的联系人。
如果需要共同处理历史往来，可以考虑把普通邮箱转换为共享邮箱。这是独立操作，并需要指定成员；先明确谁确实需要这些通信，步骤见共享邮箱指南。
暂停登录的邮箱仍占用存储，也计入套餐邮箱限制。尤其是持续收到大文件的地址，要留意剩余容量。
可以先用单独测试邮箱验证流程：暂停登录，从外部发送邮件，确认登录和发信被拒绝。然后恢复测试邮箱登录，查看新邮件是否已进入收件箱。
以后需要恢复访问时
Restore sign-in 可以解除暂停。原有邮件及暂停期间收到的新邮件都会保留。
已撤销的应用密码和设备密码不会自动恢复，需要为邮件应用和同步连接重新创建。外包人员重新加入项目时，也可以借此只为必要设备重新授权。
交接结束时分开检查两件事：保留的地址仍能收到新邮件，原用户也不能再使用应当撤销的访问方式。还要检查管理面板成员、API 授权、转发以及其他独立入口。暂停邮箱登录不能替代完整离职流程，也无法抹去以前下载的副本。记录新的负责人和修改日期，方便日后追查。
