После ухода сотрудника клиенты могут продолжать писать на его прежний адрес. Для такой ситуации в TrekMail есть Suspend sign-in: команда закрывает вход и отправку, сохраняя архив и приём новых писем. Pause останавливает также доставку и решает другую задачу. До изменения доступа договоритесь, кто теперь отвечает за поступающие обращения.
Приостановите вход в нужный ящик
Откройте ящик в разделе Mailboxes, перейдите на вкладку Limits и найдите настройку Sign-in. Укажите понятную внутреннюю причину, если она нужна, и выберите Suspend sign-in. Порядок действий описан в инструкции по приостановке входа.
После приостановки пользователь не сможет войти в этот ящик или отправлять из него письма. TrekMail отзывает связанные сеансы веб-почты, пароли приложений и пароли устройств для синхронизации файлов. Простая смена или восстановление пароля ящика не снимает сам запрет входа.
Перед действием проверьте адрес. У менеджера могут быть личный рабочий ящик и доступ к общему sales@example.com. Общий ящик не имеет собственного входа: работа с ним идёт через личные учётные записи участников.
Если нужно полностью закрыть рабочий доступ сотрудника, приостановите его личный ящик и отдельно пересмотрите выданные ему права в общих ящиках. Сам sales@example.com продолжит обслуживать остальная команда.
Проверьте доступы за пределами почтового входа
У сотрудника могла быть отдельная учётная запись в панели управления TrekMail. Её членство и административные права нужно проверить отдельно. Приостановка почтового входа сама по себе не заменяет эту проверку.
То же относится к отдельно выданным API-токенам и доступу к внешним системам: CRM, регистратору домена, сервису рассылок, приложению для поддержки клиентов. Составьте список того, что человек использовал для работы, и назначьте ответственного за каждый пункт.
Проверьте действующие пересылки и почтовые фильтры. Они продолжают работать при закрытом входе. Если раньше часть писем уходила на личный внешний адрес сотрудника, этот маршрут тоже нужно пересмотреть.
Уже скачанные письма могут оставаться на устройствах или в сделанных ранее копиях. Серверная приостановка не удаляет такие данные. Поэтому возврат рабочих устройств и обращение с сохранённой перепиской требуют отдельного решения компании.
Назначьте, кто принимает новые обращения
Сохранить доставку полезно только тогда, когда понятно, кто будет заниматься входящими. Решите, нужен ли временный период наблюдения, передача адреса команде или уведомление клиентов о новом контакте.
Для совместной работы с историей можно рассмотреть преобразование обычного ящика в общий. Это отдельное действие с назначением участников; сначала определите, кому действительно нужна эта переписка. Процесс описан в руководстве по общим ящикам.
Приостановленный ящик продолжает занимать место и учитываться в лимитах тарифа. Следите за доступной ёмкостью, особенно если на адрес регулярно приходят крупные документы.
Эту последовательность удобно сначала проверить на отдельном тестовом ящике: приостановить вход, отправить письмо извне и убедиться в отказе входа и отправки. Затем восстановите вход в тестовый ящик и найдите новое письмо во входящих.
Если доступ понадобится восстановить
Команда Restore sign-in снимает приостановку. Сохранённые письма и сообщения, пришедшие за время блокировки, остаются в ящике.
Отозванные пароли приложений и устройств автоматически не возвращаются. Для почтовых программ и синхронизации потребуется создать новые. При возвращении подрядчика в проект это удобный момент, чтобы выдать доступ только нужным устройствам.
Закончите передачу дел двумя отдельными проверками: новое письмо приходит на сохранённый адрес, а прежний пользователь не может пользоваться тем доступом, который вы собирались закрыть. Дополнительно проверьте членство в панели, разрешения API, пересылки и другие самостоятельные способы доступа. Приостановка ящика не заменяет увольнительную процедуру и не удаляет ранее скачанные копии. Запишите нового ответственного и дату изменения.
