قد يواصل العملاء الكتابة إلى عنوان موظف بعد مغادرته. في TrekMail، تمنع Suspend sign-in الدخول والإرسال مع الاحتفاظ بالرسائل المخزنة واستقبال رسائل جديدة. أما Pause فتوقف التسليم أيضًا، ولذلك تخدم حاجة مختلفة. اتفق على من يتولى الاستفسارات الجديدة قبل تغيير وصول الموظف المغادر.
علّق الدخول إلى الصندوق الصحيح
افتح الصندوق من Mailboxes، وانتقل إلى Limits ثم Sign-in. اكتب سببا داخليا واضحا عند الحاجة واختر Suspend sign-in. يوضح دليل تعليق الدخول الخطوات.
بعد التعليق، لا يستطيع المستخدم دخول الصندوق أو إرسال الرسائل منه. تلغي TrekMail جلسات بريد الويب وكلمات مرور التطبيقات وكلمات مرور الأجهزة لمزامنة الملفات المرتبطة به. تغيير كلمة مرور الصندوق أو استعادتها لا يزيل التعليق.
راجع العنوان قبل التنفيذ. قد يملك الموظف صندوقا شخصيا للعمل ووصولا إلى sales@example.com المشترك. الصندوق المشترك لا يملك دخولا خاصا، بل يُستخدم عبر الحسابات الشخصية للمشاركين.
إذا أردت إنهاء وصول الموظف بالكامل، فعلّق صندوقه الشخصي وراجع صلاحياته في الصناديق المشتركة بصورة مستقلة. يظل باقي الفريق قادرا على استخدام sales@example.com.
راجع الوصول خارج صندوق البريد
قد يكون للموظف حساب منفصل في لوحة إدارة TrekMail. راجع عضويته وصلاحياته الإدارية على حدة. تعليق دخول البريد لا يغني عن هذا الفحص.
ينطبق الأمر على رموز API والخدمات الخارجية، مثل CRM وشركة تسجيل النطاق ومنصة الإرسال ونظام خدمة العملاء. اكتب قائمة بما كان يستخدمه وحدد مسؤولا عن كل بند.
راجع قواعد إعادة التوجيه والفلاتر، لأنها تستمر في العمل عند تعليق الدخول. إذا كانت بعض الرسائل تذهب إلى بريد الموظف الشخصي الخارجي، فعدّل هذا المسار أيضا.
قد تبقى الرسائل التي نُزّلت سابقا على الأجهزة أو في نسخ محفوظة. تعليق الدخول لا يحذفها. لذلك تحتاج إعادة أجهزة العمل والتعامل مع النسخ إلى قرار منفصل من الشركة.
حدد من يتابع الرسائل الجديدة
استمرار التسليم يفيد عندما يعرف الجميع من سيتابع الوارد. قرر إن كنت تحتاج إلى فترة مراقبة أو نقل العنوان إلى الفريق أو إبلاغ العملاء بجهة اتصال جديدة.
للعمل الجماعي على السجل، يمكنك التفكير في تحويل الصندوق إلى مشترك. هذه عملية منفصلة مع تعيين المشاركين؛ حدد أولا من يحتاج فعلا إلى هذه المراسلات. يشرح دليل الصناديق المشتركة الإجراء.
يستمر الصندوق المعلّق في استهلاك المساحة والاحتساب ضمن حدود الخطة. راقب السعة، خاصة إذا كان يستقبل مستندات كبيرة.
اختبر التسلسل أولا على صندوق تجريبي: علّق الدخول، وأرسل إليه من الخارج، وتأكد من رفض الدخول والإرسال. ثم أعد تفعيل الدخول إلى الصندوق التجريبي باستخدام Restore sign-in، وافتحه وابحث عن الرسالة الجديدة.
إذا احتجت إلى إعادة الوصول
تزيل Restore sign-in التعليق. تبقى الرسائل القديمة وتلك التي وصلت أثناء المنع في الصندوق.
لا تعود كلمات مرور التطبيقات والأجهزة الملغاة تلقائيا. تحتاج إلى إنشاء كلمات جديدة للبريد والمزامنة. وإذا عاد متعهد إلى المشروع، فهذه فرصة للسماح بالأجهزة المطلوبة فقط.
اختم التسليم بفحصين منفصلين: تصل رسالة جديدة إلى العنوان المحتفظ به، ولا يستطيع المستخدم السابق مواصلة الوصول الذي أردت سحبه. راجع أيضًا عضوية لوحة الإدارة وأذونات API والتحويلات والمسارات المستقلة الأخرى. تعليق الصندوق ليس إجراء إنهاء خدمة كاملًا، ولا يمحو النسخ التي نُزّلت سابقًا. سجّل المسؤول الجديد وتاريخ التغيير.
