לקוחות עשויים להמשיך לכתוב לכתובת של עובד גם אחרי שעזב. ב-TrekMail, הפעולה Suspend sign-in חוסמת כניסה ושליחה ושומרת על ההיסטוריה ועל קבלת הודעות חדשות. Pause עוצרת גם מסירה ולכן מיועדת למצב אחר. לפני שינוי הגישה הגדירו מי יקבל אחריות על פניות חדשות.
השעו כניסה לתיבה הנכונה
פתחו את התיבה באזור Mailboxes, עברו ל-Limits ומצאו Sign-in. הוסיפו סיבה פנימית ברורה אם צריך ובחרו Suspend sign-in. השלבים מתוארים במדריך להשהיית כניסה לתיבה.
לאחר ההשהיה המשתמש לא יוכל להיכנס לתיבה או לשלוח ממנה. TrekMail מבטל חיבורי וובמייל פעילים, סיסמאות יישום וסיסמאות מכשיר לסנכרון קבצים שקשורים אליה. שינוי או איפוס של סיסמת התיבה לא מסירים את חסימת הכניסה.
בדקו את הכתובת לפני הפעולה. לעובד יכולה להיות תיבה אישית וגם גישה ל-sales@example.com המשותפת. לתיבה המשותפת אין כניסה עצמאית; עובדים משתמשים בה דרך החשבונות האישיים.
אם מסיימים את כל גישת העבודה של העובד, חסמו את הכניסה לתיבה האישית באמצעות Suspend sign-in ובדקו בנפרד את הרשאותיו לתיבות משותפות. שאר הצוות ימשיך להשתמש ב-sales@example.com.
בדקו גם גישה מחוץ לתיבת הדואר
ייתכן שלעובד היה חשבון נפרד בלוח הניהול של TrekMail. צריך לבדוק בנפרד את החברות בחשבון ואת הרשאות הניהול. חסימת כניסה לדואר לא מחליפה את הבדיקה הזאת.
כך גם לגבי אסימוני API שנמסרו בנפרד וגישה למערכות חיצוניות: CRM, רשם דומיינים, שירות דיוור או מערכת תמיכה. הכינו רשימת מערכות שבהן השתמש וקבעו אחראי לכל אחת.
בדקו העברות ומסנני דואר פעילים. הם ממשיכים לעבוד כשהכניסה חסומה. אם הודעות הועברו לכתובת חיצונית אישית של העובד, צריך לבדוק גם את המסלול הזה.
הודעות שכבר הורדו עשויות להישאר במכשירים או בעותקים קודמים. השהיה בשרת לא מוחקת אותן. החזרת מכשירי עבודה וטיפול בהתכתבות שנשמרה דורשים החלטה נפרדת של החברה.
קבעו מי מטפל בפניות החדשות
שמירת קבלת הדואר מועילה רק כשיש מי שמטפל בו. החליטו אם צריך תקופת מעקב זמנית, להעביר את הכתובת לצוות או לעדכן לקוחות על איש קשר חדש.
לעבודה משותפת עם ההיסטוריה אפשר לשקול להפוך את התיבה הרגילה למשותפת. זו פעולה נפרדת שכוללת הקצאת חברים. תחילה קבעו מי באמת צריך את ההתכתבות. התהליך מוסבר במדריך לתיבות משותפות.
תיבה עם כניסה מושהית ממשיכה לצרוך מקום ולהיספר במגבלות המסלול. עקבו אחרי הנפח הפנוי, במיוחד אם מגיעים אליה מסמכים גדולים בקביעות.
כדאי לנסות קודם בתיבת בדיקה נפרדת: השעו כניסה, שלחו הודעה מבחוץ וודאו שכניסה ושליחה נדחות. לאחר מכן שחזרו את הכניסה לתיבת הבדיקה ומצאו את ההודעה החדשה בדואר הנכנס.
אם צריך להחזיר גישה
Restore sign-in מסיר את ההשהיה. ההודעות שהיו בתיבה ואלה שהתקבלו בזמן החסימה נשארות בה.
סיסמאות יישום ומכשיר שבוטלו לא חוזרות אוטומטית. צריך ליצור חדשות לתוכנות הדואר ולסנכרון. אם ספק חוזר לפרויקט, זו הזדמנות לתת גישה רק למכשירים שנדרשים כעת.
סיימו את החפיפה בשתי בדיקות נפרדות: הודעה חדשה מגיעה לכתובת שנשמרה, והמשתמש הקודם אינו יכול להמשיך בגישה שהתכוונתם לבטל. בדקו גם חברות בלוח הניהול, הרשאות API, העברות ודרכי גישה עצמאיות אחרות. השעיית תיבה אינה כל תהליך העזיבה ואינה מוחקת עותקים שהורדו בעבר. רשמו את האחראי החדש ואת תאריך השינוי.
