직원이 퇴사해도 고객은 이전 주소로 계속 연락할 수 있습니다. TrekMail의 Suspend sign-in은 저장된 메일과 새 수신을 유지하면서 로그인과 발송을 막습니다. Pause는 배달도 멈추므로 다른 목적의 기능입니다. 퇴사자의 접근을 바꾸기 전에 새 문의를 누가 맡을지 먼저 정하세요.
올바른 메일함의 로그인을 중지하세요
Mailboxes에서 메일함을 열고 Limits 탭의 Sign-in을 찾습니다. 필요하면 알아보기 쉬운 내부 사유를 적고 Suspend sign-in을 선택하세요. 순서는 로그인 중지 안내에 있습니다.
이후 사용자는 해당 메일함에 들어가거나 발신할 수 없습니다. 연결된 웹메일 세션, 앱 비밀번호, 파일 동기화 기기 비밀번호도 취소됩니다. 일반 비밀번호를 바꾸거나 복구한다고 중지 상태가 해제되지는 않습니다.
실행 전에 주소를 확인하세요. 직원은 개인 업무 메일함과 공용 sales@example.com 접근을 함께 가지고 있을 수 있습니다. 공유 메일함은 자체 구성원 로그인이 아니라 개인 계정을 통해 사용합니다.
직원의 전체 업무 접근을 끝내려면 개인 메일함의 로그인을 중지하고 공유 메일함 권한도 따로 검토합니다. sales@example.com은 나머지 팀이 계속 사용할 수 있습니다.
메일 로그인 외의 접근도 확인하세요
직원에게 TrekMail 관리 화면의 별도 계정이 있을 수 있습니다. 구성원 상태와 관리 권한은 따로 확인해야 하며 메일 로그인 중지가 대신하지는 않습니다.
개별 API 토큰과 CRM, 도메인 등록, 발송 서비스, 고객 지원 앱 같은 외부 권한도 마찬가지입니다. 업무에 사용한 항목을 적고 담당자를 정하세요.
활성 전달과 필터도 확인합니다. 로그인을 막아도 계속 작동하므로 개인 외부 주소로 일부 메일을 보내던 경로도 검토해야 합니다.
이미 내려받은 메일은 기기나 과거 사본에 남을 수 있습니다. 로그인을 중지해도 이미 받은 사본은 지워지지 않습니다. 업무 기기 반환과 보관된 대화 처리는 회사에서 별도로 결정해야 합니다.
새 문의를 맡을 사람을 정하세요
새 메일을 계속 받으려면 누가 처리할지도 정해야 합니다. 잠시 관찰할지, 주소를 팀에 넘길지, 고객에게 새 연락처를 알릴지 정합니다.
과거 대화를 함께 처리하려면 일반 메일함을 공유로 바꾸는 방법을 고려할 수 있습니다. 별도 작업이며 구성원을 배정해야 하므로 필요한 사람부터 정하세요. 절차는 공유 메일함 안내에 있습니다.
중지한 메일함도 공간과 개수 한도를 사용합니다. 큰 문서가 계속 오는 주소라면 남은 용량을 확인하세요.
별도 테스트 메일함으로 먼저 검증할 수 있습니다. 로그인을 중지하고 외부에서 보낸 뒤 로그인과 발신이 거절되는지 확인합니다. 이후 Restore sign-in으로 테스트 메일함의 로그인을 다시 허용한 뒤, 새 메시지가 받은편지함에 있는지 보세요.
다시 접근해야 할 때
Restore sign-in으로 중지를 해제할 수 있습니다. 기존 메일과 중지 중 받은 메시지는 남습니다.
취소된 앱·기기 비밀번호는 자동으로 돌아오지 않습니다. 메일 앱과 동기화에 새로 발급해야 합니다. 같은 사용자가 업무에 복귀한다면 필요한 기기만 다시 허용할 기회입니다.
인계 마지막에는 남겨 둔 주소로 새 메일이 오는지, 원래 사용자가 회수 대상 접근을 더는 이용할 수 없는지 따로 확인하세요. 관리 화면 참여, API 권한, 전달 설정 등 독립된 경로도 점검합니다. 메일함의 로그인 중지만으로 퇴사 절차가 모두 끝나는 것은 아니며 예전에 다운로드한 사본도 지워지지 않습니다. 새 책임자와 변경 날짜를 기록해 두세요.
