Tras la salida de un compañero, los clientes pueden seguir escribiendo a su dirección. En TrekMail, Suspend sign-in bloquea el inicio de sesión y el envío, conservando el archivo y la recepción de mensajes nuevos. Pause también detiene la entrega, por lo que responde a otra necesidad. Decide quién se hará cargo de las consultas antes de cambiar el acceso de la persona que se marcha.
Suspende el acceso al buzón correcto
Abre el buzón en Mailboxes, entra en Limits y busca Sign-in. Añade un motivo interno claro si corresponde y selecciona Suspend sign-in. La guía para suspender el acceso explica los pasos.
La persona ya no podrá entrar ni enviar desde ese buzón. TrekMail revoca las sesiones de webmail vinculadas al buzón, las contraseñas de aplicación y las contraseñas de dispositivos para sincronizar archivos. Cambiar o recuperar la contraseña del buzón no elimina la suspensión.
Comprueba la dirección antes de actuar. El comercial puede tener un buzón personal de trabajo y acceso a sales@example.com compartido. El compartido no tiene un acceso independiente: se utiliza mediante las cuentas personales de sus participantes.
Si quieres terminar todo el acceso de esa persona, suspende su buzón personal y revisa aparte sus permisos compartidos. El resto del equipo podrá seguir trabajando en sales@example.com.
Revisa accesos que no dependen del buzón
La persona puede tener también una cuenta en el panel administrativo. Comprueba su pertenencia y sus permisos por separado. Suspender el acceso al correo no sustituye esa revisión.
Haz lo mismo con los tokens API y las herramientas externas: CRM, registrador del dominio, plataforma de envíos o aplicación de atención al cliente. Enumera lo que utilizaba y asigna un responsable a cada elemento.
Revisa reenvíos y filtros activos, que siguen funcionando aunque el acceso esté suspendido. Si antes mandaban mensajes al correo personal externo del empleado, también tendrás que modificar esa ruta.
Los mensajes descargados pueden permanecer en dispositivos o copias anteriores. La suspensión del servidor no los borra. La devolución de equipos y el tratamiento de esas copias requieren una decisión aparte.
Decide quién atenderá los mensajes nuevos
Mantener la entrega resulta útil si alguien se ocupa de ella. Decide si necesitas un periodo de seguimiento, transferir la dirección al equipo o informar a los clientes de un contacto nuevo.
Para trabajar con el historial entre varias personas, puedes valorar convertir el buzón en compartido. Es una acción separada con asignación de participantes; decide primero quién necesita esa correspondencia. La guía de buzones compartidos explica el proceso.
El buzón suspendido sigue consumiendo almacenamiento y contando en los límites del plan. Vigila la capacidad, especialmente si recibe documentos grandes.
Prueba primero con un buzón de ensayo: suspende el acceso, envía un mensaje externo y verifica que no permite entrar ni enviar. Después restablece el acceso de ese buzón de prueba y localiza el mensaje recibido.
Si necesitas recuperar el acceso
Restore sign-in retira la suspensión. Los mensajes anteriores y los recibidos durante el bloqueo permanecen en el buzón.
Las contraseñas de aplicaciones y dispositivos revocadas no se recuperan automáticamente. Debes crear otras para aplicaciones y sincronización. Si vuelve un colaborador, aprovecha para autorizar solo los dispositivos necesarios.
Cierra el traspaso con dos comprobaciones: llega un mensaje nuevo a la dirección conservada y el antiguo usuario ya no dispone del acceso que querías retirar. Revisa también la participación en el panel, los permisos API, los reenvíos y otras vías independientes. Suspender el buzón no completa todo el proceso de baja ni elimina copias descargadas antes. Registra al nuevo responsable y la fecha del cambio.
