员工提出离职后，其邮箱就成了一个棘手的问题。里面既有公司需要保留的往来邮件，也有尚未清点的各类服务登录信息。客户还会在接下来的几个月里继续向这个地址发信。公司通常直到员工最后一个工作日的下午，才匆忙决定如何处置邮箱，重要记录也往往因此丢失。
本文将介绍各种处理方式及其代价，并给出正确的操作顺序，避免邮件丢失或离职人员仍能访问邮箱。
请按这个顺序处理
处理离职员工的邮箱需要依次完成多个步骤。顺序甚至比每个步骤本身更重要，因为次序错误会留下安全空档。
首先，阻止新的访问。更改密码，撤销所有应用专用密码，并断开已连接的设备。应在劳动关系实际结束时执行，而不是等到离职通知期届满。这两个日期经常不同，问题往往就发生在两者之间。
其次，确定新邮件由谁接收。在进行其他操作之前，先明确从明天早上起，谁来接收发往该地址的邮件。员工离职了，客户并不会因此停止来信。
第三，保留已有内容。邮箱里的内容属于企业记录，其保留时间通常远远超过员工的任职时间。
最后，才能删除邮箱或改变其用途。删除是最后一步，也是不可逆的一步。只有其他事项全部安排妥当后，才应该执行。
可选方案及其成本
员工离职后，邮箱通常有四种合理的处理方式。具体选择取决于该地址是否曾用于对外联系。
转换为共享邮箱。地址可以继续使用，同事通过成员权限而非共享密码获得访问权，完整的历史邮件也保留在原处。对于曾经面向客户的员工，这通常是最佳选择。它会占用套餐为该域名提供的一个共享邮箱名额。
保留为停用邮箱并设置转发。新邮件照常送达，再转发给接手工作的人。做法很简单，但回复会从另一个地址发出，可能让对方感到困惑。
改为别名。当真正的新业务邮件不再发往原地址时，可以将它设为另一位员工邮箱的别名。这样几乎无需额外成本就能保持地址有效，同时彻底释放一个邮箱名额。
删除邮箱。如果某个地址只用于内部，从未被外部人员知晓，或者员工任职时间很短且从未与外界通信，删除是合理选择。面向客户的地址则不适合删除，一旦超过保留期限，数据实际上便无法恢复。
保留历史邮件
员工离职时，保留邮箱内容是最容易被跳过的一步，也往往是日后最让人后悔的一步。通常在大约一年半后出现纠纷，需要查找旧邮件时，问题才会暴露。
成本最低的办法就是不删除邮箱。TrekMail 的存储空间集中分配，而不是按用户单独计算，因此停用邮箱只占用空间，不会产生额外费用。保留一年除了占据一个邮箱名额外，无需付出其他成本。邮箱并非逐个收费，所以也不存在通常那种为了节省费用而急于删除的压力。
如果希望将邮件保存到其他地方，可以通过 IMAP 导出一份由自己掌控的副本，再转入归档存储。如果邮箱很大，不想让它长期占用共享空间，这也是正确做法。
应避免一种折中方案：把所有邮件转发到某位员工自己的邮箱，然后删除原邮箱。这样一来，历史记录全部混入一个人的邮箱，只是把当前正在解决的问题推迟到了下一次人员变动。
容易被忽略的账户访问权限
离职员工的邮箱，也可能是其过去使用该地址注册的所有服务的身份验证渠道。
任何把该地址用作登录名或密码重置渠道的服务，都可能被下一个控制此邮箱的人访问。因此，与其删除地址，不如始终将它置于公司控制之下。只要拥有域名管理权限，任何人都能重新创建已删除的地址，其中也可能包括未来本不应获得相关服务访问权的人。
在决定如何处置前，先调查该地址曾用于哪些服务。在邮箱中搜索注册确认邮件和密码重置邮件。这项清点只需十分钟，却经常能发现两三个无人知晓的服务。
如果注册不同服务时使用了对应的专用别名，这项工作会轻松得多，因为从地址本身就能看出所对应的服务。具体方法见每次注册使用一个邮件别名。
将离职邮箱处理变成标准流程
离职邮箱处理不当，几乎从来不是因为大家不知道该怎么做。真正的问题在于，每次有人离职时才临时决定，而且时间紧迫，往往由当时有空的人负责。
把规则一次写清楚：哪些地址转为共享邮箱，哪些改成别名，停用邮箱保留多久，以及每一步由谁负责。一页流程就能消除临场发挥，而邮件正是在临场发挥中丢失的。
更彻底的办法，是从架构上减少员工离职带来的影响。如果邮件往来归属于项目、客户或岗位，而不是某个具体员工，那么有人离职时只需调整邮箱成员，不必再决定如何处置邮箱。具体做法见为每个项目设置独立邮箱。个人工作地址始终会存在，无法全部采用这种方式，但至少能把问题缩小到真正属于个人的那部分邮件。
简要说明法律问题
有两点值得了解，但以下内容均不构成法律建议。
工作邮箱中的业务往来通常属于雇主的记录，法定保留期限则因司法管辖区和行业而异。往往需要保留数年，金融或受监管资料有时需要保存更久。对英国企业而言，英国信息专员办公室的指南是一个合适的起点。因此，立即删除邮箱可能并不妥当，而且原因与操作是否方便毫无关系。
如何处理工作邮箱中的私人邮件更为敏感，各地规定也不相同。最稳妥的做法是提前说明员工离职后其邮箱将如何处理，让所有人都有明确预期，而不是等到离职时才作决定。毕竟，离职过程未必总是友好。
