Auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters schreiben Kunden an dessen bisherige Adresse. Dafür ist in TrekMail Suspend sign-in vorgesehen: Die Funktion sperrt Anmeldung und Versand, bewahrt aber gespeicherte Nachrichten und lässt neue E-Mails ankommen. Pause stoppt auch die Zustellung und hat einen anderen Zweck. Klären Sie vor der Änderung, wer neue Anfragen übernimmt.
Sperren Sie die Anmeldung des richtigen Postfachs
Öffnen Sie das Postfach unter Mailboxes, wechseln Sie zu Limits und suchen Sie Sign-in. Tragen Sie bei Bedarf einen verständlichen internen Grund ein und wählen Sie Suspend sign-in. Die Anleitung zur Anmeldesperre beschreibt die Schritte.
Danach kann sich die Person nicht mehr in diesem Postfach anmelden oder daraus senden. TrekMail widerruft zugehörige Webmail-Sitzungen, App-Passwörter und Gerätepasswörter zur Dateisynchronisierung. Ein Ändern oder Zurücksetzen des Postfachpassworts hebt die Sperre nicht auf.
Prüfen Sie vorab die Adresse. Der Mitarbeiter kann ein persönliches Arbeitskonto und zusätzlich Zugriff auf sales@example.com haben. Ein gemeinsames Postfach hat keine eigene Anmeldung; Mitglieder verwenden ihre persönlichen Konten.
Wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sperren Sie das persönliche Postfach und prüfen getrennt seine Teamrechte. sales@example.com kann von den übrigen Mitgliedern weiter betreut werden.
Prüfen Sie weitere Zugänge
Die Person kann einen eigenen Zugang zur TrekMail-Verwaltung besitzen. Dessen Mitgliedschaft und Verwaltungsrechte sind separat zu prüfen. Die Postfachsperre ersetzt diese Kontrolle nicht.
Dasselbe gilt für getrennt vergebene API-Tokens und externe Systeme wie CRM, Domainregistrar, Versanddienst oder Supportanwendung. Listen Sie die verwendeten Arbeitsmittel auf und bestimmen Sie für jeden Punkt eine verantwortliche Person.
Prüfen Sie aktive Weiterleitungen und Mailfilter. Sie arbeiten auch bei gesperrter Anmeldung weiter. Wurden Nachrichten an die private externe Adresse des Mitarbeiters geleitet, muss auch dieser Weg überprüft werden.
Bereits heruntergeladene E-Mails können auf Geräten oder in früheren Kopien bleiben. Eine serverseitige Sperre löscht diese nicht. Rückgabe von Arbeitsgeräten und Umgang mit gespeicherter Korrespondenz benötigen daher eine eigene Unternehmensentscheidung.
Bestimmen Sie, wer neue Anfragen bearbeitet
Der weitere Empfang hilft nur, wenn jemand zuständig ist. Entscheiden Sie über eine Beobachtungszeit, die Übergabe an ein Team oder einen Hinweis auf einen neuen Kontakt.
Für gemeinsame Arbeit mit dem Archiv kann die Umwandlung in ein gemeinsames Postfach sinnvoll sein. Das ist eine getrennte Aktion mit Mitgliederzuweisung. Klären Sie zuerst, wer diese Korrespondenz benötigt. Die Anleitung für gemeinsame Postfächer beschreibt den Vorgang.
Ein gesperrtes Postfach zählt weiterhin zu den Tarifgrenzen und verbraucht Speicher. Achten Sie auf freie Kapazität, besonders bei regelmäßig großen Dokumenten.
Testen Sie den Ablauf zunächst mit einem eigenen Testpostfach: Anmeldung sperren, extern eine Nachricht senden und abgewiesene Anmeldung sowie Versand prüfen. Stellen Sie danach den Zugang dieses Testpostfachs wieder her und suchen Sie die neu empfangene Nachricht.
Wenn der Zugang wieder benötigt wird
Restore sign-in hebt die Sperre auf. Vorhandene und während der Sperre empfangene Nachrichten bleiben im Postfach.
Widerrufene App- und Gerätepasswörter werden nicht automatisch wiederhergestellt. Erstellen Sie neue für Programme und Synchronisierung. Kehrt ein Dienstleister zurück, können Sie gezielt nur benötigte Geräte zulassen.
Schließen Sie die Übergabe mit zwei getrennten Prüfungen ab: Eine neue Nachricht erreicht die erhaltene Adresse, und der frühere Nutzer kann den entzogenen Zugang nicht weiterverwenden. Prüfen Sie auch Dashboard-Mitgliedschaft, API-Freigaben, Weiterleitungen und andere unabhängige Zugänge. Ein gesperrtes Postfach ersetzt keinen vollständigen Austrittsprozess und löscht keine früher heruntergeladenen Kopien. Halten Sie neuen Verantwortlichen und Änderungsdatum fest.
