Après le départ d'un collègue, des clients peuvent encore écrire à son ancienne adresse. Dans TrekMail, Suspend sign-in bloque la connexion et l'envoi, tout en conservant les messages stockés et la réception. Pause arrête aussi la livraison : cette commande répond à un autre besoin. Désignez la personne qui reprendra les demandes avant de modifier les accès du collègue.
Suspendez la connexion à la bonne boîte
Dans Mailboxes, ouvrez la boîte, puis l'onglet Limits et le réglage Sign-in. Indiquez au besoin une raison interne claire, puis choisissez Suspend sign-in. Le guide de suspension de connexion détaille la procédure.
L'utilisateur ne pourra plus se connecter à cette boîte ni envoyer de messages depuis celle-ci. TrekMail révoque les sessions webmail associées, les mots de passe d'application et les mots de passe des appareils de synchronisation de fichiers. Changer ou réinitialiser le mot de passe de la boîte ne lève pas l'interdiction de connexion.
Vérifiez l'adresse avant d'agir. Le commercial peut avoir une boîte professionnelle personnelle et un accès à sales@example.com partagé. Une boîte partagée n'a pas sa propre connexion : les membres utilisent leurs comptes personnels.
Pour retirer tous les accès professionnels du salarié, suspendez sa boîte personnelle et revoyez séparément ses droits dans les boîtes partagées. L'équipe pourra continuer à utiliser sales@example.com.
Vérifiez les accès extérieurs à la boîte
Le salarié peut aussi posséder un compte distinct dans le panneau de gestion TrekMail. Vérifiez séparément son appartenance au compte et ses droits d'administration. Suspendre la connexion mail ne remplace pas ce contrôle.
Il en va de même pour les jetons API délivrés séparément et les systèmes externes : CRM, bureau d'enregistrement du domaine, service d'envoi ou outil d'assistance. Listez les outils professionnels utilisés et attribuez un responsable à chaque point.
Examinez les redirections et les filtres actifs. Ils continuent à fonctionner lorsque la connexion est bloquée. Si des messages partaient vers une adresse personnelle externe du salarié, cette destination doit également être revue.
Les messages déjà téléchargés peuvent rester sur les appareils ou dans des copies antérieures. La suspension côté serveur ne les efface pas. La restitution des appareils et le traitement de ces copies demandent une décision distincte de l'entreprise.
Désignez la personne qui suivra les nouvelles demandes
Conserver la réception n'est utile que si quelqu'un s'en occupe. Décidez s'il faut une période de suivi, confier l'adresse à l'équipe ou informer les clients d'un nouveau contact.
Pour travailler à plusieurs sur l'historique, vous pouvez envisager de convertir la boîte ordinaire en boîte partagée. Il s'agit d'une action distincte avec attribution de membres. Déterminez d'abord qui a besoin de cette correspondance. Le guide des boîtes partagées décrit la conversion.
Une boîte suspendue continue à consommer du stockage et à compter dans les limites de l'offre. Surveillez l'espace disponible, particulièrement si elle reçoit souvent de gros documents.
Testez d'abord la procédure avec une boîte dédiée : suspendez sa connexion, envoyez-lui un message externe et vérifiez le refus de connexion et d'envoi. Rétablissez ensuite la connexion de cette boîte de test et retrouvez le nouveau message dans sa réception.
Si l'accès doit être rétabli
Restore sign-in lève la suspension. Le courrier conservé et les messages reçus pendant le blocage restent dans la boîte.
Les mots de passe d'application et d'appareil révoqués ne reviennent pas automatiquement. Il faut en créer de nouveaux pour les applications et la synchronisation. Lorsqu'un prestataire revient sur un projet, vous pouvez ainsi autoriser uniquement les appareils nécessaires.
Terminez le transfert par deux vérifications : un nouveau message arrive à l'adresse conservée et l'ancien utilisateur ne dispose plus de l'accès que vous vouliez retirer. Examinez aussi la participation au tableau de bord, les autorisations API, les transferts et les autres accès indépendants. Suspendre une boîte ne constitue pas toute la procédure de départ et n'efface pas les copies téléchargées. Notez le nouveau responsable et la date du changement.
