Quando un collega lascia l'azienda, i clienti possono continuare a scrivere al suo vecchio indirizzo. In TrekMail, Suspend sign-in blocca accesso e invio mantenendo l'archivio e la ricezione di nuovi messaggi. Pause interrompe anche la consegna e risponde a un'esigenza diversa. Decidi chi seguirà le richieste prima di modificare gli accessi della persona in uscita.
Sospendi l'accesso alla casella corretta
Apri la casella in Mailboxes, vai in Limits e cerca Sign-in. Inserisci un motivo interno chiaro, se necessario, e scegli Suspend sign-in. La guida alla sospensione dell'accesso descrive i passaggi.
La persona non potrà più entrare o inviare dalla casella. TrekMail revoca le sessioni webmail collegate alla casella, le password per applicazioni e quelle dei dispositivi usati per sincronizzare i file. Cambiare o recuperare la password della casella non rimuove la sospensione.
Controlla l'indirizzo prima di agire. Il commerciale può avere una casella personale di lavoro e accesso a sales@example.com condiviso. La casella condivisa non ha un accesso proprio: viene usata tramite gli account personali dei partecipanti.
Per revocare tutti gli accessi di lavoro della persona, sospendi la casella personale e rivedi separatamente i permessi condivisi. Gli altri potranno continuare a usare sales@example.com.
Controlla gli accessi esterni alla casella
La persona potrebbe avere un account distinto nel pannello amministrativo. Verifica separatamente appartenenza e permessi. Sospendere l'accesso alla posta non sostituisce questa verifica.
Vale anche per token API e sistemi esterni: CRM, registrar del dominio, piattaforma di invio e applicazione di assistenza. Elenca ciò che veniva usato e assegna un responsabile per ogni voce.
Controlla inoltri e filtri attivi, che continuano a funzionare con l'accesso sospeso. Se mandavano messaggi all'indirizzo personale esterno del dipendente, rivedi anche quel percorso.
I messaggi già scaricati possono restare sui dispositivi o in copie precedenti. La sospensione sul server non li elimina. Restituzione degli strumenti e gestione delle copie richiedono una decisione separata dell'azienda.
Decidi chi segue i nuovi messaggi
Mantenere la consegna è utile se qualcuno se ne occupa. Decidi se serve un periodo di controllo, il passaggio dell'indirizzo al gruppo o una comunicazione ai clienti sul nuovo contatto.
Per lavorare insieme sullo storico puoi valutare di convertire la casella in condivisa. È un'azione separata, con assegnazione dei partecipanti: stabilisci prima chi ha bisogno di quelle conversazioni. La guida alle caselle condivise spiega il processo.
La casella sospesa continua a occupare spazio e rientrare nei limiti del piano. Sorveglia la capacità, soprattutto se riceve documenti grandi.
Prova prima su una casella di test: sospendi l'accesso, invia un'email esterna e verifica che accesso e invio siano rifiutati. Poi ripristina l'accesso di quella casella e trova il nuovo messaggio ricevuto.
Se devi ripristinare l'accesso
Restore sign-in rimuove la sospensione. I messaggi precedenti e quelli arrivati durante il blocco restano nella casella.
Le password per applicazioni e dispositivi revocate non vengono recuperate automaticamente. Devi crearne di nuove per posta e sincronizzazione. Se un collaboratore torna nel progetto, puoi autorizzare soltanto i dispositivi necessari.
Concludi il passaggio con due verifiche distinte: un nuovo messaggio arriva all'indirizzo conservato e l'ex utente non può più usare l'accesso che volevi revocare. Controlla anche partecipazione al pannello, permessi API, inoltri e altri accessi indipendenti. Sospendere una casella non completa tutta la procedura di uscita e non cancella copie già scaricate. Registra il nuovo responsabile e la data della modifica.
