Klanten kunnen na het vertrek van een collega naar het oude adres blijven schrijven. Daarvoor gebruik je in TrekMail Suspend sign-in: aanmelden en verzenden worden geblokkeerd, terwijl opgeslagen mail en nieuwe ontvangst behouden blijven. Pause stopt ook de bezorging en dient dus een ander doel. Spreek af wie nieuwe vragen overneemt voordat je de toegang wijzigt.
Blokkeer de login van de juiste mailbox
Open de mailbox in Mailboxes, ga naar Limits en zoek Sign-in. Vul indien nodig een duidelijke interne reden in en kies Suspend sign-in. De handleiding voor inlogblokkering beschrijft de stappen.
De gebruiker kan daarna niet meer op die mailbox inloggen of eruit verzenden. TrekMail trekt bijbehorende webmailsessies, app-wachtwoorden en apparaatwachtwoorden voor bestandssynchronisatie in. Alleen het mailboxwachtwoord wijzigen of herstellen heft de blokkade niet op.
Controleer vooraf het adres. De verkoper kan een persoonlijke werkmailbox én toegang tot sales@example.com hebben. Een gedeelde mailbox heeft geen eigen login; leden gebruiken hun persoonlijke account.
Wil je de hele werktoegang beëindigen, blokkeer dan de persoonlijke mailbox en bekijk de gedeelde rechten apart. sales@example.com blijft voor de andere teamleden werken.
Controleer toegang buiten de mailbox
De medewerker kan een apart account in het TrekMail-beheerpaneel hebben. Controleer dat lidmaatschap en de beheerrechten afzonderlijk. Een mailboxlogin blokkeren vervangt die controle niet.
Dat geldt ook voor afzonderlijk uitgegeven API-tokens en externe systemen, zoals CRM, domeinregistrar, verzenddienst of ondersteuningstoepassing. Maak een lijst van gebruikte werkmiddelen en wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan.
Bekijk actieve doorstuurinstellingen en mailfilters. Die werken bij geblokkeerde login door. Ging mail naar een persoonlijk extern adres van de medewerker, bekijk dan ook die route opnieuw.
Gedownloade berichten kunnen op apparaten en in eerder gemaakte kopieën blijven staan. Een serverblokkade verwijdert ze niet. Teruggave van werkapparaten en omgang met bewaarde gesprekken vragen om een aparte beslissing van het bedrijf.
Regel wie nieuwe aanvragen ontvangt en behandelt
Ontvangst behouden helpt alleen als iemand het nieuwe werk oppakt. Kies een tijdelijke controleperiode, overdracht aan het team of een bericht aan klanten met een nieuw contact.
Voor gezamenlijk gebruik van de geschiedenis kun je omzetting naar een gedeelde mailbox overwegen. Dat is een aparte handeling waarbij leden worden toegewezen. Bepaal eerst wie die gesprekken nodig heeft. De handleiding voor gedeelde mailboxen beschrijft de omzetting.
Een geblokkeerde mailbox blijft opslag gebruiken en meetellen in abonnementsgrenzen. Houd de vrije ruimte in de gaten, vooral als grote documenten blijven binnenkomen.
Test de volgorde eerst op een aparte testmailbox: blokkeer de login, stuur extern een bericht en controleer dat inloggen en verzenden worden geweigerd. Herstel daarna de testlogin en zoek het nieuwe bericht in de inbox.
Als toegang later weer nodig is
Restore sign-in heft de blokkade op. Bestaande mail en tijdens de blokkade ontvangen berichten blijven in de mailbox.
Ingetrokken app- en apparaatwachtwoorden komen niet automatisch terug. Maak nieuwe voor mailprogramma's en synchronisatie. Als een opdrachtnemer terugkeert, kun je zo alleen de benodigde apparaten toegang geven.
Rond de overdracht af met twee afzonderlijke controles: een nieuw bericht komt op het behouden adres aan en de voormalige gebruiker kan de toegang die je wilde intrekken niet meer gebruiken. Controleer ook dashboardlidmaatschap, API-rechten, doorsturingen en andere onafhankelijke toegangen. Een postvak opschorten vervangt niet alle stappen bij het vertrek van een medewerker en wist geen eerder gedownloade kopieën. Noteer de nieuwe verantwoordelijke en de wijzigingsdatum.
