退職した人の旧アドレスに、顧客から連絡が届き続けることがあります。TrekMail の Suspend sign-in は、保存済みメールと新規受信を残してログインと送信を止めます。Pause は配信も止めるため、目的が異なります。本人のアクセスを変更する前に、新しい問い合わせの担当者を決めましょう。
対象メールボックスのログインを停止する
Mailboxes で対象を開き、Limits の Sign-in を探します。必要なら分かりやすい内部理由を記入し、Suspend sign-in を選びます。手順はログイン停止ガイドにあります。
停止後は、そのメールボックスへのログインと送信ができません。関連するWebメールのセッション、アプリパスワード、ファイル同期用端末パスワードも失効します。通常のパスワード変更や再設定だけでは、停止状態は解除されません。
実行前にアドレスを確認します。本人の個人用メールと、sales@example.com への共有アクセスがあるかもしれません。共有メールにはメンバー用の独立ログインがなく、各自のアカウントを通じて使います。
従業員の業務アクセス全体を終えるなら、個人メールボックスのログインを停止し、共有権限も別に見直します。sales@example.com 自体は、残るチームが使い続けられます。
メール以外のアクセスも確認する
TrekMail 管理画面に別のアカウントがある場合、その所属と管理権限は個別に確認します。メールボックスのログイン停止だけで、この作業を代替することはできません。
個別発行した API トークンや、CRM、ドメイン登録、配信サービス、サポートアプリなどの外部アクセスも同様です。本人が使ったものを列挙し、それぞれの担当者を決めます。
転送とメールフィルターも見直します。ログインを停止しても動き続けるため、個人の外部アドレスへ転送していた場合は、その経路も確認してください。
ダウンロード済みメールは、端末や以前のコピーに残る場合があります。ログインを停止しても、こうしたコピーは削除されません。業務端末の返却や保存済み通信の扱いは、会社で別に決めます。
新しい問い合わせを受ける人を決める
受信を残すなら、誰が処理するか明確にします。一時的に確認するのか、チームへ渡すのか、新しい連絡先を顧客へ知らせるのか決めてください。
履歴を共同で扱うなら、通常のメールボックスを共有へ変える方法もあります。メンバー割り当てを伴う別の操作なので、本当に必要な人を決めてから、共有メールガイドに沿って進めます。
停止中も容量とプランのメールボックス数に含まれます。大きな書類を受け取り続けるアドレスでは、空き容量に注意します。
別のテスト用メールボックスで流れを試せます。ログイン停止後に外部から送り、ログインと送信が拒否されることを確認します。その後 Restore sign-in でログインを再開し、新着が保存されているか見ます。
アクセスを再開するとき
Restore sign-in で停止を解除できます。既存メールと、停止中に届いたメールは残ります。
失効したアプリ・端末パスワードは自動復元されません。メールアプリや同期用に新しく作ります。同じ人が業務に戻る場合、必要な端末だけを許可し直せます。
引き継ぎの最後には、新しいメールが旧アドレスに届くことと、本人が取り消すべきアクセスを使えないことを別々に確認します。管理画面への参加、API 許可、転送など独立した入口も見直してください。メールボックスの停止だけで退職手続き全体は完了せず、以前ダウンロードされたコピーも消えません。新しい責任者と変更日を記録しておきます。
