Depois da saída de alguém, os clientes podem continuar escrevendo para o endereço antigo. No TrekMail, Suspend sign-in bloqueia o login e o envio, mantendo o histórico e o recebimento de mensagens novas. Pause também interrompe a entrega e serve para outra situação. Defina quem assumirá os contatos antes de alterar o acesso de quem está saindo.
Suspenda o acesso à caixa correta
Abra a caixa em Mailboxes, vá a Limits e procure Sign-in. Registre um motivo interno claro, se necessário, e escolha Suspend sign-in. O guia de suspensão de acesso explica os passos.
A pessoa não poderá mais entrar nem enviar pela caixa. O TrekMail revoga sessões de webmail, senhas de aplicativo e senhas de dispositivos para sincronização de arquivos vinculadas a ela. Trocar ou recuperar a senha da caixa não remove a suspensão.
Confira o endereço antes de agir. O vendedor pode ter uma caixa pessoal de trabalho e acesso à compartilhada sales@example.com. A caixa compartilhada não tem login próprio: os participantes a utilizam pelas contas pessoais.
Para retirar os acessos profissionais daquela pessoa, suspenda a caixa pessoal e revise separadamente suas permissões compartilhadas. O restante da equipe continua usando sales@example.com.
Revise acessos fora do login de e-mail
A pessoa pode ter também uma conta no painel administrativo. Confira sua participação e suas permissões separadamente. Suspender o login da caixa não substitui essa revisão.
O mesmo vale para tokens de API e sistemas externos: CRM, registrador de domínio, plataforma de envios e ferramenta de atendimento. Liste o que era utilizado e defina um responsável por cada item.
Confira encaminhamentos e filtros ativos, pois eles continuam funcionando com o login bloqueado. Se mensagens eram enviadas ao endereço pessoal externo do funcionário, revise também essa rota.
Mensagens já baixadas podem continuar em dispositivos e cópias anteriores. A suspensão no servidor não as apaga. Devolução dos equipamentos e tratamento dessas cópias exigem decisões próprias da empresa.
Defina quem acompanha os novos contatos
Manter a entrega só ajuda se alguém cuidar das mensagens. Decida se haverá um período de acompanhamento, transferência do endereço à equipe ou aviso aos clientes sobre um novo contato.
Para trabalhar com o histórico em conjunto, considere converter a caixa em compartilhada. É uma ação separada, com definição de participantes. Primeiro decida quem precisa daquela correspondência. O guia de caixas compartilhadas descreve o processo.
A caixa suspensa continua ocupando espaço e contando nos limites do plano. Acompanhe a capacidade, principalmente se o endereço recebe documentos grandes com frequência.
Teste antes em uma caixa separada: suspenda o login, envie uma mensagem de fora e confirme a recusa de acesso e envio. Depois restaure o login dessa caixa de teste e encontre a mensagem recebida.
Se for necessário restaurar o acesso
Restore sign-in remove a suspensão. Mensagens antigas e as recebidas durante o bloqueio permanecem na caixa.
Senhas de aplicativos e dispositivos revogadas não voltam automaticamente. Será necessário criar novas para correio e sincronização. Se um prestador retornar ao projeto, aproveite para liberar apenas os dispositivos necessários.
Finalize a passagem com duas verificações separadas: uma mensagem nova chega ao endereço mantido, e o antigo usuário não consegue usar o acesso que deveria ter sido retirado. Confira também a participação no painel, permissões de API, encaminhamentos e outras formas de acesso independentes. Suspender a caixa não encerra todo o desligamento nem apaga cópias baixadas antes. Registre o novo responsável e a data da mudança.
