Когда у компании меняется телефон или сайт, одной правки шаблона веб-почты недостаточно для проверки всех сотрудников. Сначала выясните, какие адреса используют доменный шаблон и какие письма люди составляют в Outlook, Apple Mail или другой программе.
После правки проверьте новое письмо и ответ
Выберите два ящика и отправьте новое письмо и ответ на контролируемый внешний адрес. Переключите From, если человек представляет другой бренд. У получателя проверьте текст, ссылки и изображения, затем сравните веб-почту с приложением. В Default существующие адреса отправителя могут сохранить прежнюю подпись; Enforced применяет доменное правило в веб-почте. Составьте список тех, кому нужно обновить подпись в приложении, и дайте согласованный текст. Не рассчитывайте, что SMTP-соединение само вставляет подпись.
Подготовьте текст, который подходит всему домену
В общую подпись включайте данные, действительно одинаковые для выбранных ящиков. Название организации, сайт и телефон офиса подходят для общего блока. Личный мобильный номер одного сотрудника в таком шаблоне быстро станет источником ошибок.
Не рассчитывайте, что система сама заменит имя человека или должность в обычном тексте. Если нужны персональные данные, заранее определите, где сотрудники будут их хранить и как сочетать с общей информацией. Для разных брендов подготовьте отдельные подписи на соответствующих доменах.
Текст должен оставаться понятным без картинок. Если используете логотип, рядом сохраните название компании и контакты обычными буквами. Сотруднику, который читает письмо с отключённой загрузкой изображений, должны быть видны основные данные.
Выберите режим применения
В настройках подписи домена предусмотрены Off, Default и Enforced. Они решают разные задачи.
Off отключает общую подпись. Пользователи управляют своими подписями самостоятельно.
Default задаёт начальную подпись для новых адресов отправителя. Такой режим удобен, когда сотруднику нужно дать готовую основу, которую он может изменить. Обновление шаблона домена не следует считать обязательным обновлением всех ранее настроенных подписей.
Enforced применяет подпись домена как правило веб-почты вместо личной подписи адреса отправителя. Этот режим подходит, если компании нужна единая информация в письмах, составленных через TrekMail webmail.
Выберите режим по процессу работы. Если сотрудникам разрешены разные контактные блоки, начального шаблона может хватить. Если компания централизованно поддерживает общий блок, понадобится обязательное применение в веб-почте и отдельное решение для внешних программ.
Проверьте подпись при смене отправителя
У одного человека могут быть несколько адресов: anna@studio.example и sales@shop.example. Подпись должна соответствовать адресу, выбранному в поле «От», а не только имени человека, вошедшего в ящик.
В TrekMail настройки подписи связаны с разрешёнными адресами отправителя и их доменами. Откройте настройки адресов и подписей, посмотрите доступные адреса и создайте черновик с каждым из них.
Проверьте новое письмо, ответ и сообщение с изменённым отправителем. Посмотрите, где располагается контактный блок относительно предыдущей переписки и не появляется ли лишняя подпись, которую сотрудник добавил вручную.
Для общей проверки удобно использовать два ящика одного домена. Откройте письма у внешнего получателя и сравните текст, ссылки, переносы строк и поведение изображения. Такой просмотр показывает реальный результат лучше, чем один предварительный просмотр в редакторе.
Организуйте дальнейшие изменения
Назначьте человека, который обновляет общий шаблон при смене телефона, адреса сайта или названия компании. Храните согласованный текст в одном месте, чтобы сотрудники не восстанавливали его по старым письмам коллег.
Пользователям Outlook и Apple Mail передайте тот же согласованный текст отдельной инструкцией. Доменная настройка веб-почты не переписывает тело сообщения, подготовленного внешним приложением. Если единый блок обязателен для определённой группы ящиков, заранее договоритесь, из какого интерфейса эта группа отправляет рабочую почту.
