Не просите клиентов заменять работающие настройки серверов до готовности фирменных имён. Открывающаяся веб-почта на своём домене проверяется отдельно. Для почтового приложения должны совпасть имя сервера, сертификат, порт, шифрование и данные входа.
Определите, когда остановить передачу
Составьте короткий список проверки для конкретного приложения и тестового ящика. Если хост не готов, сертификат не соответствует имени или защищённое соединение не устанавливается, сохраните текущие рабочие настройки и сначала разберитесь с причиной. Не предлагайте обходить предупреждение о сертификате. После готовности скопируйте полный комплект из раздела Apps & devices в TrekMail, проверьте приём и ответ и только затем разошлите такую же инструкцию нужной группе. На время перехода оставьте доступный контакт поддержки.
Что меняется для пользователя
IMAP позволяет почтовому приложению читать сообщения и синхронизировать состояние ящика. SMTP используется для отправки. В клиентской программе эти серверы обычно указываются в разных полях.
При брендировании меняются имена, которые человек видит в настройках. Сам ящик, его сообщения и правила доступа продолжают работать в той же почтовой системе. Подготовка фирменного имени не создаёт новый ящик или отдельную инфраструктуру для каждого клиента.
Адрес сервера может относиться к домену агентства, хотя адрес пользователя относится к домену его компании. Например, maria@client.example может подключаться к imap.agency.example. Это нормальная схема, если именно такие значения выдал сервис для выбранного ящика.
Настройте домен бренда
Для фирменных имён почтовых серверов нужна активная подписка White Label. Одного сохранения профиля бренда недостаточно для их работы.
Откройте настройки бренда и включите использование своего домена для почтовых приложений. Эта возможность отделена от брендированных страниц панели и веб-почты. Уже работающая страница входа не означает, что IMAP и SMTP готовы принимать подключения под тем же брендом.
В карточке DNS появятся необходимые записи. Скопируйте их в действующую DNS-зону домена и выполните проверку. Следуйте показанным значениям: набор имён и адресов назначения нужно брать из текущей настройки аккаунта.
Помимо DNS потребуется сертификат для серверного имени. TLS, технология защищённого соединения, позволяет приложению проверить сервер и зашифровать обмен с ним. Простая запись, направляющая имя на чужой сервер, не решает вопрос сертификата.
В руководстве по фирменным серверным именам описаны состояние Ready и переход к новым настройкам. До готовности сервис показывает рабочие платформенные имена, чтобы пользователи могли подключаться без ошибок сертификата.
Передайте клиенту полный комплект настроек
Когда имена готовы, откройте Apps & devices нужного ящика. Возьмите оттуда входящий и исходящий серверы, порты, режим шифрования и требования к паролю. Передайте эти параметры вместе: одно название smtp.agency.example не объясняет приложению весь способ подключения.
Для IMAP используется порт 993 с SSL/TLS. Для SMTP предусмотрены 465 с SSL/TLS или 587 с STARTTLS. Имя пользователя представляет собой полный почтовый адрес. Если для ящика требуется пароль приложения, обычного пароля веб-почты будет недостаточно.
Настройте один почтовый клиент по подготовленной инструкции. Проверьте вход, получение сообщения и отправку ответа. Обратите внимание на предупреждения о сертификате и точное написание имён. Справочник подключения клиентов поможет сверить параметры.
Отделите фирменное имя от способа доставки
Имя smtp.agency.example само по себе не определяет, какой провайдер доставит исходящее сообщение получателю. Этот маршрут зависит от настроек отправки домена: встроенного SMTP или подключённого внешнего сервиса.
Фирменное имя также не означает выделенный IP-адрес или отдельную репутацию отправителя. Не обещайте клиенту улучшение попадания во входящие только из-за смены имени сервера. Настройки домена, разрешённые отправители и состояние выбранного маршрута продолжают иметь значение.
Если у клиентов уже настроены почтовые программы, подготовьте переход заранее. Сравните старую и новую инструкции, сообщите, какие поля меняются, и оставьте возможность обратиться за помощью. Массово заменять рабочие параметры стоит после проверки одного подключения с теми же настройками, которые получат пользователи.
