Vijftien openbare adressen betekenen niet dat je vijftien medewerkers hebt. Bepaal vóór een prijsvergelijking welke adressen een eigen mailbox nodig hebben en welke bij een bestaande collega kunnen uitkomen. Zo vergelijk je een accountabonnement en een prijs per gebruiker voor dezelfde situatie.
Reken één klein team door
Stel dat vijf collega’s een eigen mailbox nodig hebben en het bedrijf daarnaast tien functieadressen gebruikt. Handelt één persoon zo’n functie af, dan kan het adres een alias van een bestaande mailbox zijn. Hebben meerdere collega’s een gezamenlijk archief en individuele toegang nodig, tel dan de benodigde gedeelde mailboxen. Noteer per adres wie leest, wie antwoordt, het type, archief en opslag. Alleen het aantal adressen bepaalt de rekening niet. Controleer ook de voorwaarden voor aliassen en gedeelde mailboxen.
Breng eerst het gebruik in kaart
Maak een lijst met medewerkers en algemene adressen zoals info@, sales@, support@ en billing@. Noteer wie leest, wie antwoordt en of een eigen wachtwoord nodig is.
Een alias geeft een bestaande mailbox een extra adres. billing@company.example kan bijvoorbeeld terechtkomen bij de persoon die elena@company.example gebruikt. Voor een apart archief, zelfstandige login of toegang voor meerdere collega's is een andere inrichting nodig.
Noteer ook de bedrijfsdomeinen. Twee merken kunnen andere adressen gebruiken terwijl één team de gesprekken afhandelt. Controleer of beide domeinen in het abonnement passen en wat dat met de prijs doet.
Controleer opslag en verzending
Vraag of de genoemde opslag per mailbox geldt of voor het hele account. Bij TrekMail zijn de voorzieningen begrensd en wordt opslag op accountniveau bijgehouden met bijbehorende quota. Vermenigvuldig de totale opslag dus niet met het aantal medewerkers.
Gebruikt het team ook cloudbestanden, kijk dan hoe die samen met e-mail meetellen. De uitleg over opslagquota beschrijft de verdeling. Gebruik enkele gewone werkbestanden en de omvang van het mailarchief voor je schatting, niet alleen het aantal adressen.
Verzenden heeft ook voorwaarden. De ingebouwde SMTP-dienst voor uitgaande berichten en een externe provider kunnen verschillende limieten en kosten hebben. Controleer wie de externe dienst betaalt en welke afzenders zijn toegestaan. Een vaste accountprijs heft de beperkingen van de gekozen verzendroute niet op.
Kies op basis van je werkwijze
TrekMail werkt met abonnementen per account, met een bepaald aantal domeinen, mailboxen en beschikbare voorzieningen. De abonnementsvergelijking bevat de actuele voorwaarden. Leg ze naast je adressenlijst en opslaggebruik.
Controleer benodigde functies apart, zoals gedeelde mailboxen, aliassen, migratie en beheerrechten voor medewerkers. Genoeg persoonlijke mailboxen betekent niet automatisch dat elk abonnement je hele werkwijze ondersteunt.
Bewaar de berekening in een eenvoudige tabel: teamgrootte, mailboxen, domeinen, opslag, verzending en extra diensten. Bij de volgende nieuwe medewerker zie je of het bestaande account genoeg is. Zo kijk je naar de komende maand én de volgende groeistap, zonder aan te nemen dat het goedkoopste startabonnement altijd passend blijft.
