Zolang één persoon alles beantwoordt, kunnen meerdere aliassen in hetzelfde postvak uitkomen. Met de eerste verkoopmedewerker moet je bepalen welke gesprekken die collega mag lezen en waar antwoorden terug te vinden zijn. Geef de collega eerst een eigen login en daarna de benodigde toegang.
De eigenaar kan leverancierspost in een persoonlijk werkpostvak houden, terwijl beiden sales@ behandelen. Het adres op de website kan gelijk blijven. Wel moet duidelijk worden wie leest, antwoordt en het overneemt bij afwezigheid.
Meerdere adressen voor één persoon
Denk aan een kleine werkplaats waar eigenares Irina zelf klanten, samenwerkingsverzoeken en vragen over bestellingen beantwoordt. Haar hoofdmailbox irina@workshop.example kan ook berichten aan info@ en sales@ ontvangen.
Een alias voegt een adres toe aan een bestaande mailbox. Het heeft geen eigen wachtwoord of opslag. Berichten komen in dezelfde mailbox terecht, zodat Irina niet verschillende accounts hoeft na te lopen.
Dit werkt zolang één persoon echt verantwoordelijk is voor alle onderwerpen. Aan het ontvangeradres kun je het soort aanvraag herkennen en de afhandeling in de mailbox organiseren. De handleiding over aliassen beschrijft hoe dat werkt.
Wanneer je gesprekken beter kunt scheiden
Er komt nu een verkoopmedewerker bij. Irina's wachtwoord delen is onhandig: haar mailbox bevat ook leveranciersberichten, documenten en andere werkzaken. De medewerker heeft eigen toegang nodig tot de gesprekken waarvoor die verantwoordelijk is.
Vergelijk vier mogelijkheden:
- Een alias bezorgt berichten in een bestaande mailbox. De gebruiker daarvan krijgt toegang.
- Een aparte mailbox bewaart eigen gesprekken en heeft een eigen login en wachtwoord.
- Een gedeelde mailbox bewaart teamgesprekken. Leden gebruiken hun persoonlijke login en toegewezen rechten.
- Een doorstuuradres stuurt berichten naar een gekozen ontvanger, zonder eigen login of archief.
Beheert alleen de verkoper sales@, dan kan een eigen mailbox passen. Antwoorden Irina en de verkoper samen, dan geeft een gedeelde mailbox toegang tot dezelfde gesprekken met afzonderlijke rechten.
Een gedeeld adres vraagt geen gedeeld wachtwoord
In TrekMail loggen leden van een gedeelde mailbox in via hun eigen account. Rechten bepalen wie leest en wie vanaf het gedeelde adres verzendt. Je kunt één medewerker verwijderen zonder iedereen een nieuw gezamenlijk wachtwoord te geven.
De gedeelde mailbox heeft een eigen geschiedenis. Bij gewoon doorsturen naar persoonlijke mailboxen kunnen antwoorden verspreid raken. Beslis daarom eerst waar het team het gesprek met een klant moet kunnen volgen.
De handleiding voor gedeelde mailboxen legt leden toevoegen uit. Een adres support@ maakt van mail nog geen ticketsysteem. Toewijzing van elke aanvraag, bewaking van reactietijden en speciale supportrapporten moet je apart beoordelen.
Controleer vanaf welk adres je antwoordt
Ontvangst op sales@ is maar een deel van de inrichting. De klant moet antwoord krijgen vanaf het bedoelde werkadres. In TrekMail kun je verzending voor een alias toestaan en die daarna in webmail kiezen.
Controleer weergavenaam, handtekening en antwoordadres. Als Irina antwoordt, kan ze 'Irina, werkplaats' als naam gebruiken en vanaf sales@workshop.example schrijven. Klanten kunnen makkelijker verder praten als naam en adres bij hun vraag passen. Zie de instellingen voor afzenderadressen.
Aliassen en gedeelde mailboxen zijn beschikbaar op Starter, Pro en Agency binnen de vastgestelde limieten. Noteer vooraf doel, verantwoordelijke, leden en manier van antwoorden. Voor sommige adressen is een alias voldoende; andere hebben een eigen mailbox nodig. Zo blijft de inrichting passen bij het echte werk en bij groei van het team.
Controleer de overdracht met één gesprek
Noteer per openbaar adres de huidige ontvanger, toekomstige lezers, toegestane afzenders en de plek voor de gespreksgeschiedenis. Controleer de mogelijkheden voordat je een bestaand alias anders inricht. Dezelfde adresnaam behouden verplaatst geen oude berichten.
Laat de collega een testaanvraag ontvangen, vanaf het juiste adres antwoorden en dat antwoord terugvinden. Bekijk daarna hetzelfde gesprek als eigenaar. Als maar één van jullie het antwoord ziet, bepaal dan of dat de bedoeling is. Pas rechten aan wanneer iemands rol verandert; laat een gedeeld wachtwoord niet de oplossing blijven.
Lees verder
- E-mailalias of mailbox: wat heb je nodig?
- Een gedeelde mailbox zonder een wachtwoord te delen
- Vijf mensen, vijftien mailadressen: wat betaal je eigenlijk?
- Een supportpostvak voor drie zonder gedeeld wachtwoord
- Hoe voorkom ik antwoorden vanaf het verkeerde bedrijfsadres?
