Quinze endereços públicos não significam quinze funcionários. Antes de comparar preços, decida quais precisam de uma caixa própria e quais podem chegar a um colega que já tem conta. A lista ajuda a comparar planos por conta e por usuário com as mesmas necessidades.
Faça a conta de uma equipe pequena
Imagine cinco colegas com caixas pessoais e mais dez endereços de setores. Se uma pessoa cuida de cada função, esses endereços podem ser aliases das cinco caixas. Se várias pessoas precisam de histórico compartilhado e acesso individual, conte as caixas compartilhadas necessárias. Registre quem lê, quem responde, o tipo de endereço, o arquivo e o espaço. Só o número de endereços não determina o plano nem a cobrança. Confira também se o plano permite aliases e caixas compartilhadas.
Liste o que a equipe realmente usa
Anote as pessoas e os endereços gerais: info@, sales@, support@ e billing@. Ao lado de cada um, registre quem lê as mensagens, quem responde e se é necessária uma senha independente.
Um alias acrescenta outro endereço a uma caixa existente. Por exemplo, billing@company.example pode ser recebido pela mesma pessoa que trabalha em elena@company.example. Se você precisa de histórico separado, acesso próprio ou participação de várias pessoas, terá de avaliar outra configuração.
Inclua também os domínios da empresa. Duas marcas podem usar endereços diferentes, mesmo que uma única equipe cuide da correspondência. Ao comparar planos, confira se ambos os domínios são permitidos e como isso afeta o custo.
Confira armazenamento e envio
Verifique se o espaço informado é por caixa ou para a conta inteira. Os planos do TrekMail têm recursos limitados, e o armazenamento é contabilizado no nível da conta, com as respectivas cotas. Não multiplique o espaço total pelo número de funcionários.
Se a equipe usa arquivos na nuvem, confira como eles são contabilizados junto com o e-mail. A explicação das cotas de armazenamento detalha essa distribuição. Faça a estimativa com o tamanho do arquivo de mensagens e alguns documentos de trabalho, além da quantidade de endereços.
O envio também tem condições. O SMTP incluído, que transmite mensagens de saída, e um provedor SMTP externo podem ter limites e cobranças diferentes. Veja quem paga o serviço externo e quais remetentes ele aceita. Um preço fixo por conta não elimina os limites da rota de envio.
Escolha o plano pela sua rotina de trabalho
O TrekMail usa planos de conta com quantidades definidas de domínios, caixas e recursos. As condições estão na comparação de planos. Compare-as com sua lista de endereços e o espaço utilizado.
Confira ainda as funções necessárias. Caixas compartilhadas, aliases, migração e permissões administrativas podem fazer diferença. Ter caixas individuais suficientes não significa que qualquer plano atenda a toda a operação.
Guarde o cálculo em uma planilha simples: tamanho da equipe, caixas, domínios, armazenamento, envio e serviços adicionais. Quando contratar outra pessoa, ficará claro se a conta atual ainda é suficiente. Isso permite avaliar o próximo mês e a próxima fase de crescimento sem presumir que o plano inicial mais barato continuará sendo adequado para sempre.
