Quinze adresses publiques ne correspondent pas forcément à quinze salariés. Avant de comparer les prix, décidez lesquelles ont besoin d’une boîte distincte et lesquelles peuvent arriver chez un collègue déjà équipé. Vous pourrez ensuite comparer les tarifs par compte et par utilisateur sur les mêmes besoins.
Faire le calcul pour une petite équipe
Prenons cinq collègues avec leur boîte personnelle et dix adresses de service supplémentaires. Si chaque service est suivi par une personne, ces adresses peuvent être des alias des cinq boîtes. Si plusieurs personnes ont besoin d’un historique commun et d’accès individuels, comptez les boîtes partagées nécessaires. Pour chaque adresse, notez lecteur, expéditeur, type, archive et stockage. Le nombre d’adresses ne suffit pas à calculer la facture. Vérifiez aussi les conditions des alias et des boîtes partagées.
Commencez par les usages de l'équipe
Dressez la liste des collaborateurs et des adresses communes : info@, sales@, support@, billing@. Pour chacune, précisez qui lit les messages, qui y répond et si un mot de passe indépendant est nécessaire.
Un alias donne une adresse supplémentaire à une boîte existante. Ainsi, billing@company.example peut être reçu par la personne qui utilise elena@company.example. Si vous souhaitez un historique distinct, une connexion indépendante ou un accès pour plusieurs collègues, il faudra choisir une autre organisation.
Recensez aussi les domaines de l'entreprise. Deux marques peuvent utiliser des adresses différentes alors qu'une seule équipe traite leur courrier. Vérifiez si chaque offre accepte les deux domaines et si cela modifie son coût.
Vérifiez le stockage et les conditions d'envoi
Demandez si le volume annoncé concerne chaque boîte ou l'ensemble du compte. Chez TrekMail, les ressources de l'offre sont limitées et le stockage est comptabilisé au niveau du compte, avec les quotas correspondants. Il ne faut pas multiplier le volume global par le nombre de collaborateurs.
Si l'équipe utilise aussi des fichiers dans le cloud, regardez comment ils sont comptabilisés avec la messagerie. Le guide des quotas de stockage explique la répartition des ressources. Prenez quelques fichiers courants et le volume des archives pour faire votre estimation, sans vous limiter au nombre d'adresses.
L'envoi a également ses conditions. Le SMTP intégré, qui transmet les messages sortants, et un prestataire SMTP externe peuvent avoir des limites et une facturation différentes. Vérifiez qui paie le service externe et quels expéditeurs il autorise. Le prix fixe du compte ne supprime pas les limites du circuit d'envoi choisi.
Choisissez selon votre organisation réelle
Les offres TrekMail couvrent un compte avec un nombre défini de domaines, de boîtes et de ressources. Les conditions sont regroupées dans le comparatif des offres. Comparez-les à votre liste d'adresses et à votre consommation de stockage.
Vérifiez séparément les fonctions indispensables : boîtes partagées, alias, migration ou accès des collaborateurs à l'administration. Un nombre suffisant de boîtes individuelles ne signifie pas que chaque offre couvre toute votre façon de travailler.
Conservez le calcul dans un tableau simple : effectif, boîtes, domaines, stockage, envoi et services supplémentaires. À la prochaine embauche, vous pourrez voir si le compte actuel suffit. Vous pourrez ainsi évaluer les besoins du mois à venir et ceux de la prochaine étape, sans supposer que l'offre de départ la moins chère restera toujours adaptée.
