חמש עשרה כתובות ציבוריות אינן בהכרח חמש עשרה עובדים. לפני השוואת מחירים, החליטו אילו כתובות צריכות תיבה נפרדת ואילו יכולות להגיע לעובד שכבר יש לו תיבה. כך משווים תשלום לפי חשבון ולפי משתמש על אותם צרכים.
חשבו דוגמה של צוות קטן
נניח שחמישה עובדים צריכים תיבות אישיות ולעסק יש עוד עשר כתובות תפקיד. אם אדם אחד מטפל בכל תפקיד, הכתובות יכולות להיות כינויים של חמש התיבות. אם כמה עובדים צריכים היסטוריה משותפת וגישה אישית, ספרו את התיבות המשותפות הנחוצות. רשמו לכל כתובת מי קורא, מי משיב, סוג, ארכיון ונפח. מספר הכתובות לבדו אינו קובע מסלול או חשבון. בדקו גם שהמסלול מאפשר כינויים ותיבות משותפות.
התחילו ממה שהצוות משתמש בו
רשמו את העובדים ואת הכתובות הכלליות: info@, sales@, support@ ו-billing@. ליד כל כתובת ציינו מי קורא, מי משיב והאם נדרשת סיסמה משלה.
כינוי דואר, או alias, הוא כתובת נוספת לתיבה קיימת. למשל, billing@company.example יכולה להגיע לאותה עובדת שמשתמשת ב-elena@company.example. אם צריך היסטוריה נפרדת, כניסה עצמאית או גישה לכמה עובדים, צריך לבחור פתרון מתאים לכך.
רשמו גם את הדומיינים של החברה. שני מותגים יכולים להשתמש בכתובות שונות אף שצוות אחד מטפל בהתכתבות. בהשוואת מסלולים בדקו אם אפשר לחבר את שניהם ומה המשמעות למחיר.
בדקו אחסון ושליחה
בררו אם נפח האחסון המוצג שייך לכל תיבה או לכל החשבון. ב-TrekMail המשאבים מוגבלים לפי המסלול, והאחסון נספר ברמת החשבון עם המכסות המתאימות. אין להכפיל את הנפח הכולל במספר העובדים.
אם הצוות משתמש גם בקבצים בענן, בדקו איך הם נספרים לצד הדואר. הסבר מכסות האחסון מפרט את חלוקת המשאבים. להערכה השתמשו בקובצי עבודה רגילים ובגודל ארכיון הדואר, ולא רק במספר הכתובות.
גם לשליחה יש תנאים. SMTP מובנה, כלומר השירות שמעביר הודעות יוצאות, וספק SMTP חיצוני עשויים לעבוד עם מגבלות ותמחור שונים. בדקו מי משלם לספק החיצוני ואם הוא מתיר את כתובות השולח הדרושות. מחיר קבוע לחשבון לא מבטל את מגבלות מסלול השליחה.
בחרו לפי צורת העבודה שלכם
TrekMail מציע מסלולי חשבון עם כמויות מוגדרות של דומיינים, תיבות ומשאבים. התנאים מופיעים בהשוואת המסלולים. השוו אותם לרשימת הכתובות ולצריכת האחסון שלכם.
בדקו בנפרד את התכונות הנחוצות. תיבות משותפות, כינויים, העברת ארכיון וגישה של עובדים לניהול עשויים להיות חשובים לצוות. מספיק תיבות אישיות לא אומר שכל מסלול מתאים לכל תהליך העבודה.
שמרו חישוב פשוט שכולל גודל צוות, תיבות, דומיינים, אחסון, שליחה ושירותים נוספים. כשתגייסו את העובד הבא, תוכלו לראות אם החשבון הקיים עדיין מספיק. השוו גם את החודש הקרוב וגם את שלב הצמיחה הבא, בלי להניח שמסלול הפתיחה הזול ביותר יישאר מתאים תמיד.
