Fünfzehn öffentliche Adressen bedeuten nicht automatisch fünfzehn Beschäftigte. Entscheiden Sie vor dem Preisvergleich, welche Adressen ein eigenes Postfach brauchen und welche bei vorhandenen Kollegen ankommen können. Damit vergleichen Sie Kontotarife und Preise pro Benutzer anhand derselben Anforderungen.
Ein kleines Team konkret durchrechnen
Angenommen, fünf Kollegen brauchen persönliche Postfächer und das Unternehmen zehn zusätzliche Funktionsadressen. Bearbeitet jeweils eine Person die Aufgabe, können diese Adressen Aliasse der fünf Postfächer sein. Benötigen mehrere Personen einen gemeinsamen Verlauf mit individuellen Zugängen, zählen Sie die erforderlichen gemeinsamen Postfächer. Notieren Sie pro Adresse Leser, Absender, Postfachtyp, Archiv und Speicher. Fünfzehn Adressen allein ergeben noch keinen Tarif oder Preis. Prüfen Sie auch die Voraussetzungen für Aliasse und gemeinsame Postfächer.
Erfassen Sie zuerst die tatsächliche Nutzung
Listen Sie Mitarbeitende und gemeinsame Adressen wie info@, sales@, support@ und billing@ auf. Notieren Sie jeweils, wer Nachrichten liest, wer antwortet und ob ein eigenes Passwort benötigt wird.
Ein Alias gibt einem vorhandenen Postfach eine weitere Adresse. So kann billing@company.example bei der Person ankommen, die elena@company.example nutzt. Sind ein eigenes Archiv, ein unabhängiger Zugang oder mehrere Beteiligte erforderlich, brauchen Sie eine andere Lösung.
Erfassen Sie auch die Domains. Zwei Marken können unterschiedliche Adressen verwenden, obwohl dasselbe Team antwortet. Prüfen Sie beim Tarifvergleich, ob beide Domains zulässig sind und welche Kosten dadurch entstehen.
Prüfen Sie Speicher und Versand
Klären Sie, ob ein genannter Speicherwert pro Postfach oder für das gesamte Konto gilt. Bei TrekMail sind die Ressourcen begrenzt, und der Speicher wird mit den entsprechenden Quoten auf Kontoebene erfasst. Multiplizieren Sie den gemeinsamen Speicher deshalb nicht mit der Zahl der Mitarbeitenden.
Nutzt das Team Cloud-Dateien, prüfen Sie deren gemeinsame Anrechnung mit E-Mails. Die Erläuterung der Speicherquoten beschreibt die Aufteilung. Nehmen Sie typische Arbeitsdateien und die Größe des Mailarchivs als Grundlage, statt nur Adressen zu zählen.
Auch der Versand hat Bedingungen. Der integrierte SMTP-Dienst für ausgehende Nachrichten und ein externer SMTP-Anbieter können unterschiedliche Grenzen und Abrechnungen haben. Prüfen Sie, wer den externen Dienst bezahlt und welche Absender er erlaubt. Ein fester Kontopreis hebt die Grenzen des gewählten Versandwegs nicht auf.
Wählen Sie den Tarif nach Ihrem Arbeitsablauf
TrekMail verwendet Kontotarife mit einer festgelegten Zahl von Domains, Postfächern und Ressourcen. Die aktuellen Bedingungen stehen im Tarifvergleich. Vergleichen Sie sie mit Ihrer Adressliste und dem Speicherbedarf.
Prüfen Sie benötigte Funktionen separat, etwa gemeinsame Postfächer, Aliase, Migration und Verwaltungszugänge. Genügend persönliche Postfächer bedeuten nicht automatisch, dass ein Tarif den gesamten Arbeitsablauf unterstützt.
Halten Sie die Rechnung in einer einfachen Tabelle fest: Teamgröße, Postfächer, Domains, Speicher, Versand und Zusatzleistungen. Bei der nächsten Einstellung erkennen Sie, ob das aktuelle Konto genügt. So berücksichtigen Sie den kommenden Monat und den nächsten Wachstumsschritt, ohne davon auszugehen, dass der günstigste Einstieg dauerhaft passt.
