Quindici indirizzi pubblici non significano necessariamente quindici dipendenti. Prima di confrontare i prezzi, decidi quali richiedono una casella propria e quali possono arrivare a un collega già presente. Avrai così le stesse esigenze per confrontare piani per account e abbonamenti per utente.
Un esempio per un piccolo gruppo
Immagina cinque colleghi con caselle personali e dieci indirizzi di reparto. Se ogni funzione è seguita da una persona, questi indirizzi possono essere alias delle cinque caselle. Se più colleghi devono consultare uno storico comune con accessi individuali, conta le caselle condivise necessarie. Per ogni indirizzo annota chi legge, chi risponde, tipo, archivio e spazio. Il numero di indirizzi non basta a scegliere piano e prezzo. Verifica anche le condizioni per alias e caselle condivise.
Elenca ciò che serve davvero
Scrivi i nomi delle persone e gli indirizzi generici: info@, sales@, support@ e billing@. Per ciascuno indica chi legge, chi risponde e se occorre una password autonoma.
Un alias aggiunge un indirizzo a una casella esistente. Per esempio, billing@company.example può essere ricevuto dalla stessa persona che usa elena@company.example. Se servono uno storico distinto, un accesso indipendente o più partecipanti, dovrai valutare una configurazione diversa.
Elenca anche i domini aziendali. Due marchi possono usare indirizzi diversi pur essendo seguiti dallo stesso gruppo. Quando confronti i piani, controlla se puoi collegare entrambi i domini e come cambia il costo.
Controlla spazio e invio
Verifica se lo spazio indicato vale per una singola casella o per l'intero account. I piani TrekMail hanno risorse limitate e lo spazio viene conteggiato a livello di account, con le relative quote. Non moltiplicare il totale per il numero di collaboratori.
Se usate file nel cloud, controlla come vengono conteggiati insieme alla posta. La spiegazione delle quote di archiviazione descrive la distribuzione delle risorse. Per la stima considera alcuni file di lavoro abituali e la dimensione dell'archivio email, oltre al numero di indirizzi.
Anche l'invio ha condizioni proprie. L'SMTP incluso, che trasmette i messaggi in uscita, e un provider SMTP esterno possono avere limiti e costi diversi. Verifica chi paga il servizio esterno e quali mittenti sono ammessi. Un prezzo fisso per account non elimina i limiti del percorso di invio scelto.
Scegli in base al tuo modo di lavorare
TrekMail usa piani per account con quantità definite di domini, caselle e risorse. Trovi le condizioni nel confronto dei piani. Confrontale con l'elenco degli indirizzi e con lo spazio che utilizzi.
Controlla separatamente le funzioni necessarie. Caselle condivise, alias, migrazione e permessi amministrativi possono essere determinanti. Un numero sufficiente di caselle personali non significa che ogni piano copra tutte le esigenze.
Conserva il calcolo in una tabella semplice: persone, caselle, domini, spazio, invio e servizi aggiuntivi. Quando arriverà un nuovo collaboratore, potrai vedere se l'account attuale è ancora sufficiente. Il confronto serve sia per il mese successivo sia per la crescita futura, senza presumere che il piano iniziale più economico rimanga adatto per sempre.
