パスワードを共有せずに共有メールボックスを使う方法

共有メールボックスは、複数の人が同じ受信トレイで作業する仕組みです。多くの小規模チームでは、一つのパスワードを共有の保管庫に入れるか、よくあるケースでは固定したメッセージに書いて運用しています。メールへの返信はできますが、共通の認証情報では個々の操作を誰が行ったのか確実に特定できません。一人だけのアクセスを取り消すにも全員のパスワード変更が必要になり、退職者が認証情報のコピーを残す可能性もあります。

代わりに使えるのが委任アクセスです。共有アドレスには直接ログインするためのパスワードがなく、各メンバーが自分の認証情報でアクセスします。メールアプリはそのユーザー本人として接続し、共有メールボックスは個人用メールボックスの横にフォルダーとして表示されます。

IMAPによる委任アクセスは、Outlook、Apple Mail、Thunderbirdをはじめとする対応アプリで利用できます。ただし、フォルダーの表示方法はクライアントによって異なります。この記事では、仕組み、間違えやすい設定、各権限レベルで実際にできることを説明します。

チームで受信トレイを扱う四つの方法

委任アクセス付きの共有メールボックスなら、四つ目の製品を導入せずに最初の三つの問題を解決できます。メールは一か所に保存され、権限を持つ全員が閲覧でき、サーバー上の操作は各メンバーの認証情報に関連付けられます。ただし、クライアントがダウンロードまたは保存したコピーは各端末に残ります。

委任された共有メールボックスの本当の仕組み

共有メールボックスは、固有のストレージとアドレスを持つ、サーバー上の実体のあるメールボックスです。ただし、直接ログインする機能はありません。共有アドレスでのログインが意図的に無効化されているため、漏えいする共通パスワードも存在しません。

アクセス権はメンバー登録によって付与されます。通常のメールボックスをメンバーに追加すると、その所有者に選択した権限を与えるIMAPアクセス制御エントリが共有メールボックスに書き込まれます。その人のメールアプリが本人の認証情報で接続すると、サーバーは通知するフォルダーツリーの委任名前空間に共有メールボックスを追加します。

Shared/support@example.com/INBOX
Shared/support@example.com/Sent
Shared/support@example.com/Archive

対応クライアントでは通常、サイドバーに折りたたみ可能な Shared → support@example.com → Inbox という項目として表示されます。

その後の動作はすべてこのモデルに基づきます。メンバーを削除すると、サーバー上で今後のアクセスが取り消され、接続の更新後にフォルダーが表示されなくなります。他の人のパスワードを変更する必要はありません。ただし、すでにダウンロードまたはコピーされたメッセージは消えません。各自が自分のアカウントで認証するため、個人単位の多要素認証も引き続き利用できます。サーバー上には各メッセージの共通コピーが一つだけあり、クライアントの同期時に既読状態が共有されます。単純な転送では、この可視性を実現できません。

メールアプリへの接続

最も大切なのは、してはいけない操作です。共有アドレスを二つ目のアカウントとして追加しないでください。そうしたくなりますが、共有アドレスでは直接ログインできないため認証に失敗します。エラーメッセージに理由が示されないこともあります。

1. 自分のメールボックスを、自分のアドレスとパスワードでアプリに追加します。サーバー情報は推測せず、設定 → アプリ & デバイスから取得してください。このページには、送受信の準備が整った後でアカウント用の値が表示されます。
2. メンバー登録が有効になるまで待ちます。アクセス権はサーバーで設定され、失敗した場合は再試行されます。アプリ & デバイスでは、各共有メールボックスを標準メールアプリから利用できる状態になったか確認できます。
3. アプリのフォルダー一覧を更新します。多くのクライアントは、アカウント追加時のフォルダーツリーをキャッシュします。更新、再接続、またはフォルダー購読画面を開くまで共有項目が表示されないことがあります。

一般的な設定は次のとおりです。

送信側を含め、両方の列で自分のユーザー名を使います。表を簡略化したわけではなく、これが委任アクセスの動作です。クライアント別の手順はメールアプリで共有メールボックスを使うをご覧ください。

共有アドレスから送信する

返信可能の権限を持つメンバーは、差出人欄で共有メールボックスのアドレスを選べます。SMTPセッションは引き続きメンバー本人のメールボックスで認証されます。サーバーは、そのメンバーがこのアドレスから送信できるかを確認してからメッセージを受け付けます。

共有アドレスがアプリの差出人メニューに表示されない場合は、既存のアカウント内に送信元IDまたはエイリアスとして追加してください。別のアカウントは作成しません。Apple Mailではアカウントのメールアドレス欄に追加アドレスを設定します。Thunderbirdではアカウント設定 → 差出人情報を管理、Outlookではアドレスが認識された後に差出人メニューを使用します。

アプリがこの送信元での送信を拒否する場合、ほとんどは次のいずれかが原因です。SMTPが個人アドレスではなく共有アドレスで認証されている、共有アドレスを別アカウントとして追加した、または返信可能が無効になっています。

多くの人が間違える設定

メッセージの送信と、そのコピーの保存は完全に別の処理です。SMTPが担当するのは送信だけです。

SMTPは配信用サーバーにメッセージを渡すと役目を終えます。その後、メールアプリがIMAP経由で別の APPEND 処理を行い、送信済みフォルダーにコピーを保存します。保存先を決めるのはアプリであり、初期設定では通常、個人用の送信済みフォルダーが選ばれます。

その結果、「顧客に返信したのに、チームの他の人には見えない」という問題が起こります。返信は送信されていますが、記録は他のメンバーが開けない個人用フォルダーに入りました。

共有の送信元IDで、送信済みメッセージを共通ツリーに保存するよう設定します。

Shared/support@example.com/Sent

複数の送信元IDに対応するクライアントでは、通常、IDごとに送信済みフォルダーを選択できます。IDを追加するときに設定してください。返信可能の権限を持つメンバーは、フォルダーがまだなく、クライアントが作成機能を提供していれば新規作成できます。

Webメールは、どのメールボックスとして操作しているか把握しているため、コピーを共有の送信済みフォルダーに自動保存します。この設定は主にデスクトップおよびモバイルクライアントで必要です。

権限

メンバーは共有メールボックスのアクセスタブで管理します。ここが設定の基準です。サーバー側のアクセス制御リストを手動で編集しないでください。メンバー一覧から整合性が調整されるため、手動の変更は上書きされる可能性があります。

メンバーを削除すると、サーバー上の委任フォルダーと代理送信権限が同時に取り消されます。すでにサーバー外に保存されたコピーは削除されません。

知っておきたいクライアントの動作

アーカイブと迷惑メールのボタンが別のフォルダーを指すことがあります。メールアプリは、これらのボタンを個人アカウントの特殊フォルダーに関連付けます。共有ツリーでは、アプリが Shared/support@example.com/Archive を目的の保存先と判断できず、個人用アーカイブに入れることがあります。共有フォルダーを送信元IDに明示的に割り当てるか、手動でメッセージを移動してください。

迷惑メールフォルダーへの移動と迷惑メール報告は別です。メッセージをそのフォルダーへドラッグしても、フォルダー操作が行われるだけで、サーバーの迷惑メール分類器が自動的に学習するわけではありません。分類器へ信号を送るには、両方の処理を行うWebメールの迷惑メールを報告を使います。

フォルダー購読では古いキャッシュが長く残ることがあります。アクセス権を変更しても、すでに開いているアプリが以前のツリーを表示し続ける場合があります。通常はアカウントを再接続すると確実に更新できます。

メールアプリの転送は、メールボックスの自動転送ではありません。転送ボタンで送れるのは一通だけです。届いたメールをすべて自動転送する設定は、メールボックスの管理画面にあります。両者は別の機能であり、混同すると意図しない宛先へメールが届くことがあります。

共有メールボックス自体に後で送信する機能はありません。チーム受信トレイから予約されたメッセージを実行するときの責任者については、予約送信をご覧ください。

上限

メンバーは追加のユーザー枠として課金されません。現在のプラン条件では、九人のメンバーがいる共有メールボックスも二人の場合と同じ料金です。どちらも一つのメールボックスだからです。担当者単位で料金がかかるヘルプデスクとは、この点が異なります。

よくある質問

共有メールボックスのパスワードは必要ですか？

直接ログインするためのパスワードはありません。共有アドレスでのログインは意図的に無効化されています。自分のメールボックスの認証情報で接続し、メンバー資格によってフォルダーツリーに共有受信トレイが表示されます。

Outlookでも利用できますか？

クライアントのバージョンと設定が委任名前空間に対応していれば、IMAP経由で利用できます。自分のメールボックスをIMAPアカウントとして追加すると、共通ツリーが Shared の下に表示されます。これはExchangeの委任ではなく、IMAPの委任アクセスです。OutlookのExchange専用共有メールボックス画面は使いません。

送信した返信を同僚が見られないのはなぜですか？

メールアプリがコピーを個人用の送信済みフォルダーに保存したためです。共有の送信元IDの保存先を Shared/<address>/Sent に設定してください。送信とコピーの保存は別の処理であり、後者はアプリだけが制御します。

二人が同時に共有メールボックスで作業できますか？

はい。サーバー上に各メッセージの共通コピーが一つだけあるため、既読とスターの状態は同期時に共有されます。同僚がメッセージを開き、双方のクライアントが状態を更新すると、既読として表示されます。この可視性が、転送ではなく共有メールボックスを使う理由です。

共有メールボックスはメールボックス数の上限に含まれますか？

共有メールボックスも一つのメールボックスなので、ドメイン上の一枠を使います。さらに、プランごとに共有メールボックス専用の上限があります。メンバーは追加の枠を消費しません。

既存のメールボックスを共有メールボックスへ変換できますか？

はい。元の形式に戻すこともできます。変換では、完了した処理状態に従って保存済みメールを維持しながら、アクセス方法を変更します。変換後はそのメールボックス自体でログインできません。まだ直接利用している人がいないことを事前に確認し、完了後にデータを照合してください。

共有メールボックスとエイリアスは何が違いますか？

エイリアスは、既存のメールボックスへ配送するための追加アドレスです。一人の受信トレイに別名を付けたものと考えられます。共有メールボックスには独立したストレージ、固有のメンバー、共通アーカイブがあります。少なくとも二人が同じメッセージと状態を確認する必要がある場合は、後者を使います。