休暇の自動返信を設定したら、メール対応は誰が担当する？

不在期間と緊急連絡の担当者は別々に決めます。自動返信は差出人に案内するもので、同僚へメールボックスの権限を渡す機能ではありません。先に引き継ぎを相談し、実際に対応できる連絡先を文面に入れましょう。

TrekMail は自動返信の開始日と終了日を設定できます。サーバーで動くためパソコンを付けておく必要はありません。Starter、Pro、Agency で利用でき、指定した最初と最後の日も有効期間に含まれます。

メールボックスと期間を選ぶ

対象メールボックスの Auto-reply を開き、有効にして件名、本文、日付を入力します。休暇の自動返信ガイドに手順があります。

アドレスが正しいか確認します。一人が複数の仕事用を使い、部署の共通アドレスは同僚が対応を続ける場合があります。そこに個人の休暇通知を出すのは適切でないかもしれません。

予定は日付で指定します。日の境界が重要なら、サービス側のタイムゾーンを確認してください。旅行先の午前0時に必ず始まるとは考えないでください。

終了日を空欄にするなら、復帰後に別途対応が必要です。決まっている場合は最初に入力し、保存前に確認します。

いつまで不在か、急ぎのとき誰へ連絡するかを伝えます。旅行理由や個人的な事情は書かなくて構いません。

たとえば「ご連絡ありがとうございます。11月17日まで休暇をいただき、18日からメールを確認します。進行中のご注文はサポート窓口へご連絡ください。そのほかのご連絡は復帰後に確認します」と書けます。

対応を引き受けた同僚や部署の実際のアドレスを添えます。代わりの人がいないなら、待ち時間を率直に伝えてください。担当のいない緊急対応を約束すると混乱します。

件名も確認します。11月の休暇なのに前回の「5月に戻ります」が残っていないか見ます。署名が必要なら、自動返信本文に含めます。

同じ人からのメールすべてに繰り返し返信するわけではありません。TrekMail では同じ送信者への返信は、7日間に1回までです。

そのため、二回目のテストで届かなくても不具合とは限りません。同じアドレスから続けて送ると、最初のメールで重複制限が始まっている場合があります。

配信や自動メールを除外する設定もあります。大量配信へ休暇通知を返さないよう、通常は有効のままにするとよいでしょう。迷惑メールやほかの規則の処理も、自動返信まで届くかに影響します。

自動返信は受信を止めません。戻ったあとも届いたメールを確認する必要があります。

テスト用に一時有効にした場合は、本来の期間へ戻します。保存後に日付をもう一度見てください。重要な仕事用なら、開始時と最終日後の停止を同僚に確認してもらえます。

不在中もプランとメールボックス設定が有効か確認します。戻ったら見直し、終了日を設けていなければ手動で無効にします。

次の休暇で本文を再利用するときも、日付と代理連絡先は再確認します。保存したひな形でも、業務が変われば古くなります。

設定は休暇の自動返信ガイドを参照してください。チーム宛ての対応には共有メールボックスも確認できます。公開する文面に旅行の詳細は不要です。