同じオーナーが制作事務所、店舗、研修事業を一つのTrekMailアカウントで管理できます。ただし、全従業員にすべてのブランドを見せる必要はありません。各メールボックスを誰が担当するか、最初に整理しておきましょう。
ブランドごとの権限表を作る
ドメインごとにメール担当者、管理者、返信先、SMTP経路、想定容量を書きます。次に店舗の従業員の立場で見直し、必要な作業と担当外の制作・研修リソースを確認してください。管理権限とメールを読む権限は別々に調べます。同じアカウントのドメインはアカウントの資源を共有します。ブランド名を分けても、保存容量や請求が自動で独立するわけではありません。
アカウント、ドメイン、メールボックスを分けて考える
アカウントはサービスの管理とリソースをまとめます。ドメインは @ の後ろの部分です。メールボックスはメールを保存し、個人や共有メンバーが利用します。
事務所には anna@studio.example と hello@studio.example、ショップには sales@shop.example と orders@shop.example があるかもしれません。別会社のアドレスに同じ sales という文字があっても、自動的に一つにはなりません。
まず、アカウント、ドメイン、メールボックスの3階層を書き出し、各メールボックスの担当者を添えます。初期設定だけでなく、人員変更やプロジェクト専任の管理者を置くときにも使えます。
ドメインを一つずつ接続する
各ドメインを TrekMail に追加し、それぞれの DNS 設定を取得します。DNS は他のサービスがサイトやメールの場所を知るための記録で、MX が受信先を示します。
同じ登録会社で買ったドメインでも、別々に確認します。ショップのメールは他社で稼働中、新しい学習サービスにはまだメールがない、といった違いがあるためです。稼働中のドメインは、切り替える前にアドレスと過去メールの移行を準備してください。
ドメイン追加ガイドでは、個別追加と一括取り込みを説明しています。一括追加で一覧処理は減らせますが、DNS の確認結果は各ドメインのものです。最初の一件が完了しただけで、全件の準備が済んだとは判断しないでください。
本当にまとめたいアドレスだけをまとめる
経営者が許可された追加アドレスを使い、二つの事業への問い合わせを一つのメールボックスで読むことはできます。一方、ショップの担当者と講師は、仕事も履歴も異なるため、独立したメールボックスが扱いやすい場合があります。
support@ を複数人で担当するなら、個人ごとに権限を付ける共有メールボックスを検討します。一人が同じ役割の二つの名称で受け取るだけなら、エイリアスで足りるかもしれません。アドレス一覧を短くすることだけを目的にまとめないでください。
管理権限も担当業務に合わせ、必要なドメインと役割を割り当てます。ドメイン管理とメールボックスへのログインは別の操作なので、個別に確認します。独自ブランドの画面を顧客に提供する場合は、White Label の設定も必要です。
送信経路と共通リソースを設定する
各ドメインの送信方法を決めます。SMTP は外向きのメールを運ぶ仕組みです。Starter、Pro、Agency の標準 SMTP、または保存済みの外部サービス設定を選べます。新しいドメインには既定の設定も使えます。詳細はドメイン別 SMTP ガイドを参照してください。
各事業の送信名と署名も確認します。一つの画面で複数事業を扱っていても、ショップの顧客にはショップのアドレスが見えるようにします。
ストレージは全体で見積もります。添付の多い事務所の過去メールは、学習サービスの通信より速く容量を使うかもしれません。ドメイン数、メールボックス数、全体容量をプラン条件と照合してください。
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