כשאדם אחד עונה לכל הפניות, אפשר להפנות כמה כינויים לאותה תיבה. עם הצטרפות עובד המכירות הראשון, צריך להחליט אילו שיחות יוכל לקרוא והיכן יישמרו התשובות. קודם נותנים לו כניסה משלו, ואז מקצים את ההרשאות הדרושות לעבודה.
למשל, בעל העסק יכול להשאיר את ההתכתבות עם ספקים בתיבה האישית שלו, ושניהם יטפלו בכתובת sales@. הכתובת באתר יכולה להישאר כפי שהיא. מה שמשתנה הוא חלוקת האחריות לקריאה, לתשובה ולגיבוי בזמן היעדרות.
כמה כתובות לאדם אחד
נניח שאירינה מנהלת בית מלאכה קטן. בינתיים היא עונה ללקוחות, מקבלת הצעות לשיתופי פעולה ומטפלת בשאלות על הזמנות. התיבה הראשית irina@workshop.example יכולה לקבל גם הודעות ל-info@ ול-sales@.
כינוי מוסיף כתובת לתיבה קיימת. אין לו סיסמה נפרדת או אחסון משלו. ההודעות מגיעות לאותה תיבה, ולכן אין צורך לבדוק כמה חשבונות.
זה נוח כל עוד אדם אחד באמת אחראי לכל התחומים. כתובת הנמען עוזרת להבחין בין סוגי הפניות, ואפשר לארגן את הטיפול בתוך התיבה לפי הצורך. המדריך לכינויי דואר מסביר איך זה עובד.
מתי צריך להפריד את ההתכתבות
כעת מצטרף לבית המלאכה עובד שמטפל רק במכירות. מסירת הסיסמה של אירינה לא מתאימה: בתיבה שלה יש גם מיילים מספקים, מסמכים ונושאי עבודה אחרים. העובד צריך גישה משלו להתכתבות שבאחריותו.
השוו ארבע אפשרויות:
- כינוי מעביר הודעות לתיבה קיימת. מי שנכנס לתיבה הזאת יכול לקרוא אותן.
- תיבה נפרדת שומרת התכתבות משלה ויש לה כניסה וסיסמה משלה.
- תיבה משותפת שומרת התכתבות של צוות. החברים נכנסים דרך החשבונות האישיים ובהתאם להרשאות.
- כתובת העברה שולחת הודעות לנמען שהוגדר. אין לה כניסה או ארכיון משלה.
אם עובד אחד מטפל ב-sales@, תיבה נפרדת יכולה להתאים. אם אירינה והעובד עונים יחד, תיבה משותפת מאפשרת לעבוד עם אותה התכתבות ולתת לכל אחד הרשאות משלו.
כתובת משותפת לא מחייבת סיסמה משותפת
ב-TrekMail חברי תיבה משותפת נכנסים דרך החשבונות האישיים שלהם. ההרשאות קובעות מי קורא ומי שולח מהכתובת המשותפת. אפשר להסיר עובד מסוים בלי להחליף לכולם סיסמה משותפת.
לתיבה המשותפת יש היסטוריה משלה. בהעברה רגילה לתיבות אישיות, התשובות עלולות להתפזר בין העובדים. לכן החליטו קודם היכן הצוות אמור לראות את ההתכתבות עם הלקוח.
המדריך לתיבות משותפות מסביר הוספת חברים. עם זאת, השם support@ לא הופך את הדואר למערכת פניות. אם צריך להקצות אחראי לכל פנייה, לעקוב אחרי זמני תגובה או להפיק דוחות תמיכה מיוחדים, בדקו את הדרישות האלה בנפרד.
בדקו מאיזו כתובת נשלחות תשובות
קבלת הודעה ב-sales@ היא רק חלק מההגדרה. הלקוח צריך לקבל תשובה מהכתובת העסקית המתאימה. ב-TrekMail אפשר לאפשר שליחה מכינוי, ואז לבחור בו בוובמייל.
בדקו את שם התצוגה, החתימה וכתובת התשובה. כשאירינה עצמה משיבה, היא יכולה להופיע כ״אירינה, בית המלאכה״ ולשלוח מ-sales@workshop.example. ללקוח קל יותר להמשיך בשיחה כששם השולח והכתובת מתאימים לפנייה. הפרטים נמצאים בהגדרות כתובות השולח.
כינויים ותיבות משותפות זמינים ב-Starter, Pro ו-Agency בכפוף למגבלות. לפני יצירת הכתובות, רשמו מטרה, אחראי, חברים ודרך מענה. לחלקן יספיק כינוי, ואחרות יצטרכו תיבה עצמאית. כך המבנה יתאים לעבודה האמיתית ויישאר ברור כשהצוות יגדל.
בדקו את ההעברה באמצעות שיחה אחת
רשמו לכל כתובת ציבורית את הנמען הנוכחי, הקוראים העתידיים, מי רשאי לשלוח והיכן הצוות יחפש את ההיסטוריה. לפני שינוי המבנה של כינוי קיים, בדקו אילו פעולות זמינות. שמירה על אותו שם כתובת אינה מעבירה בעצמה הודעות ישנות.
בקשו מהעובד לקבל פניית ניסיון, להשיב מהכתובת הנכונה ולמצוא שוב את תשובתו. אחר כך בדקו את אותה שיחה בכניסה של בעל העסק. אם רק אחד מכם רואה את התשובה, החליטו אם זה מתאים לעבודה. כשהתפקיד משתנה, עדכנו הרשאות במקום להשאיר סיסמה משותפת.
