Configuration de votre profil fiscal d’affilie

Vue d’ensemble

Un profil fiscal est requis avant que votre premier paiement puisse etre traite. Cette exigence s’applique aux affilies situes aux Etats-Unis comme a l’international. Vous pouvez promouvoir TrekMail et accumuler des commissions sans profil fiscal, mais les paiements sont retenus jusqu’a ce que vos informations fiscales aient ete soumises et approuvees.

Les profils fiscaux sont verifies manuellement. Aucun delai de verification particulier n’est garanti. Soumettez donc les documents demandes avant d’avoir besoin d’un paiement.

Pourquoi un profil fiscal est requis

TrekMail est tenu de recueillir les informations fiscales des affilies qui recoivent des paiements. Il s’agit d’une exigence de conformite standard. Les informations que vous fournissez permettent a TrekMail de declarer correctement les paiements d’affiliation aux autorites competentes et garantissent que vos paiements peuvent etre traites sans retard.

De quel formulaire avez-vous besoin ?

Si vous ne savez pas quel formulaire correspond a votre situation, consultez un fiscaliste dans votre pays.

Comment soumettre votre profil fiscal

1. Ouvrez la section Affiliation et cliquez sur l’onglet Paiements.
2. Faites defiler la page jusqu’a la section Profil fiscal.
3. Selectionnez votre categorie :
   • Particulier / entreprise des Etats-Unis : ouvre le formulaire W-9
   • Particulier international : ouvre le formulaire W-8BEN
   • Entite internationale : ouvre le formulaire W-8BEN-E
4. Cliquez sur Remplir le formulaire pour ouvrir le formulaire electronique.
5. Le formulaire PDF officiel de l’IRS se charge directement dans votre navigateur. Remplissez les champs sur le PDF lui-meme. Il s’agit de veritables champs interactifs du document officiel de l’IRS, et non d’un formulaire HTML distinct.
6. La date du jour est automatiquement saisie dans le champ Date (format MM/DD/YYYY).
7. Saisissez votre nom legal complet dans le champ Signature. En le soumettant avec l’attestation, vous entendez que ce nom saisi fasse office de signature electronique dans la mesure permise par la loi applicable.
8. Cochez la case d’attestation sous le PDF pour confirmer votre declaration sous peine de parjure.
9. Cliquez sur Soumettre pour envoyer vos informations fiscales aux fins de verification.

Les champs obligatoires sont controles avant la soumission. S’il manque une information obligatoire, un message d’erreur indique les champs qui doivent etre remplis.

Le statut de votre profil fiscal sera affiche comme En attente de verification jusqu’a son traitement.

W-9 : affilies des Etats-Unis

Le W-9 s’applique si vous etes citoyen ou resident des Etats-Unis, quel que soit votre lieu de residence actuel. Le formulaire s’affiche directement dans votre navigateur sous la forme d’un veritable PDF interactif de l’IRS (page 1). Vous aurez besoin des elements suivants :

• Votre nom legal (Line 1), obligatoire
• Le nom commercial ou le nom de l’entite ignoree, le cas echeant (Line 2)
• La classification fiscale federale : individual/sole proprietor, C corp, S corp, partnership, trust, estate, LLC ou other (Line 3), obligatoire (selectionnez les cases sur le PDF)
• La case relative aux associes etrangers (Line 3b), a cocher si vous avez des associes, proprietaires ou beneficiaires etrangers
• Les codes d’exoneration, le cas echeant (Line 4, la plupart des particuliers laissent ce champ vide)
• Votre adresse postale (Line 5), obligatoire
• La ville, l’Etat et le code ZIP (Line 6), obligatoire (format : City, State ZIP)
• Le nom et l’adresse du demandeur, le cas echeant (colonne de droite)
• Les numeros de compte, le cas echeant (Line 7)
• Votre numero d’identification fiscale (TIN), au moins un est obligatoire :
  • Le Social Security Number (SSN) pour les particuliers (format : 000-00-0000)
  • L’Employer Identification Number (EIN) pour les entreprises (format : 00-0000000)
• Votre signature (nom saisi), obligatoire. La date est automatiquement renseignee.

Declarants LLC : si vous selectionnez LLC comme classification, vous devez egalement indiquer le traitement fiscal de la LLC : C corporation, S corporation ou partnership.

Autre classification : si vous selectionnez "Other", un champ de description est obligatoire.

W-8BEN : affilies internationaux (particuliers)

Le W-8BEN s’applique si vous etes un particulier non americain. Le formulaire s’affiche directement dans votre navigateur sous la forme d’un veritable PDF interactif de l’IRS (page 1). Vous aurez besoin des elements suivants :

• Votre nom legal (Line 1), obligatoire
• Votre pays de citoyennete (Line 2), obligatoire
• Votre adresse de residence permanente (Line 3), obligatoire
• La ville ou commune, l’Etat ou province et le code postal (Line 4), obligatoire
• Le pays (Line 4), obligatoire
• L’adresse postale si elle differe de votre adresse de residence permanente (Line 5, facultatif)
• Le numero d’identification fiscale americain (ITIN ou SSN), si vous en possedez un (Line 6a)
• Le numero d’identification fiscale etranger (non americain), si votre pays en delivre un (Line 6b). Si votre pays ne delivre pas de TIN, cochez la case "FTIN not legally required".
• Les numeros de reference, le cas echeant (Line 7)
• La date de naissance au format MM/DD/YYYY (Line 8)
• Si vous demandez a beneficier d’une convention fiscale (Part II, facultatif) : pays de la convention, article/paragraphe, taux de retenue, type de revenu, conditions et explication
• Votre signature (nom saisi), obligatoire. La date est automatiquement renseignee. Le champ relatif a la qualite est facultatif (pour les mandataires qui signent au nom du beneficiaire effectif).

W-8BEN-E : affilies internationaux (entites)

Si vous exercez vos activites en tant qu’entreprise, societe de personnes, fiducie ou autre entite non americaine, utilisez le formulaire W-8BEN-E. Le formulaire s’affiche directement dans votre navigateur sous la forme d’un veritable PDF interactif de l’IRS (pages 1, 2 et 8). Vous aurez besoin des elements suivants :

• Le nom legal de l’organisation (Line 1), obligatoire
• Le pays de constitution ou d’organisation (Line 2), obligatoire
• Le nom de l’entite ignoree, le cas echeant (Line 3)
• Le statut au titre du Chapter 3 (retenue), obligatoire (selectionnez les cases sur le PDF) : Corporation, Disregarded Entity, Partnership, Simple Trust, Grantor Trust, Complex Trust, Estate, Government, Central Bank of Issue, Tax-Exempt Organization, Private Foundation, International Organization ou Other
• Le statut au titre du Chapter 4 (FATCA), a selectionner a l’aide des cases integrees au PDF, le cas echeant
• L’adresse de residence permanente (Line 6), obligatoire
• La ville ou commune, l’Etat ou province et le code postal (Line 6), obligatoire
• Le pays (Line 6), obligatoire
• L’adresse postale si elle est differente (Line 7, facultatif)
• Le numero d’identification fiscale americain / EIN (Line 8, page 2)
• Le GIIN (Global Intermediary Identification Number), le cas echeant (Line 9a, page 2)
• Le numero d’identification fiscale etranger (non americain) (Line 9b, page 2)
• Les numeros de reference (Line 10, page 2)
• La signature (nom saisi), obligatoire (page 8, section Certification)
• La qualite ou le titre dans lequel vous agissez, obligatoire (page 8). La date est automatiquement renseignee.

Ce qui se passe apres la soumission

Votre profil fiscal est verifie manuellement. Vous recevrez une notification lorsqu’il sera approuve ou si des modifications sont necessaires. Aucun delai de verification particulier n’est garanti.

Pendant que votre formulaire est en attente de verification ou apres son approbation, vous pouvez afficher ou telecharger le PDF soumis depuis l’onglet Paiements. Recherchez les liens "Afficher le formulaire soumis" et "Telecharger le PDF".

Signification des statuts

Nouvelle soumission apres une demande de modifications

Si votre profil fiscal vous est renvoye pour correction, vous recevrez un e-mail expliquant ce qui doit etre corrige. Retournez dans l’onglet Paiements, cliquez de nouveau sur Remplir le formulaire et saisissez a nouveau vos informations. Vos reponses precedentes seront pre-remplies afin que vous n’ayez qu’a corriger les elements signales.

Comment le PDF rempli est genere

Lorsque vous soumettez un formulaire fiscal, TrekMail genere une version completee du PDF officiel de l’IRS avec les informations que vous avez saisies. L’equipe chargee de la conformite examine ce document. Il comprend un registre de signature electronique qui consigne la signature et le consentement. Ce registre est distinct du formulaire de l’IRS.

TrekMail limite l’acces au document soumis a vous-meme et a l’equipe chargee de la conformite.

Confidentialite et securite

TrekMail applique des mesures de protection destinees a limiter l’acces aux informations fiscales aux systemes, au personnel et aux prestataires autorises qui en ont besoin pour la verification, le stockage, le paiement, la comptabilite, la securite ou la conformite juridique. Les Services sont concus pour ne pas renvoyer les valeurs TIN completes (SSN ou EIN) dans les reponses ordinaires du navigateur apres la soumission. Les informations fiscales peuvent egalement etre divulguees lorsque la loi l’exige ou aux autorites et prestataires participant aux declarations et au traitement des paiements licites.

Dois-je soumettre a nouveau le formulaire chaque annee ?

Pas automatiquement. Votre profil fiscal approuve reste enregistre. Toutefois, les formulaires W-8BEN ont une periode de validite en vertu des regles de l’IRS (generalement trois annees civiles apres l’annee de signature). Si votre W-8BEN expire ou si vos informations changent (par exemple, si vous changez de type d’entite ou de numero d’identification fiscale), vous devrez soumettre un formulaire mis a jour avant que votre prochain paiement puisse etre traite.

Les formulaires W-9 n’expirent pas en vertu des regles de l’IRS, mais vous devez soumettre un W-9 mis a jour si votre nom, votre adresse ou votre TIN change.

Questions frequemment posees

Puis-je encore televerser un formulaire papier ? La procedure standard utilise le formulaire electronique integre, qui affiche le PDF officiel de l’IRS directement dans votre navigateur. Si une raison particuliere vous empeche de remplir le formulaire electronique (par exemple, votre navigateur ne prend pas en charge l’affichage des PDF), contactez l’assistance.

Dois-je imprimer ou envoyer quoi que ce soit par courrier ? Non. Le formulaire electronique soumis dans le tableau de bord suffit aux fins de conformite fiscale. Les signatures electroniques sont juridiquement valables en vertu de l’E-SIGN Act (pour les affilies des Etats-Unis) et des normes internationales equivalentes.

Le PDF ne se charge pas. Que dois-je faire ? Le formulaire necessite un navigateur moderne dans lequel JavaScript est active. Si le message "Failed to load the PDF form" apparait, essayez d’actualiser la page. Si le probleme persiste, essayez un autre navigateur (Chrome, Firefox, Edge ou Safari). Contactez l’assistance si le probleme continue.

J’ai selectionne le mauvais type de formulaire. Puis-je le modifier ? Vous pouvez soumettre a nouveau le formulaire avec le bon type. Retournez dans l’onglet Paiements, selectionnez la bonne categorie et cliquez sur Remplir le formulaire. Votre soumission precedente sera remplacee.

Pourquoi mon EIN ou mon SSN est-il refuse ? Les SSN doivent etre saisis au format 000-00-0000 (9 chiffres avec des traits d’union). Les EIN doivent etre saisis au format 00-0000000. Verifiez que vous n’utilisez pas d’espaces ou d’autres caracteres.

Mon pays ne delivre pas de numeros d’identification fiscale. Que dois-je saisir ? Dans le formulaire W-8BEN, cochez la case "FTIN not legally required" a cote du champ TIN etranger et laissez le champ TIN vide. Dans le formulaire W-8BEN-E, laissez le champ TIN etranger vide. L’examinateur verifiera votre admissibilite au cours du processus de verification.

Remarque : TrekMail ne fournit pas de conseils fiscaux. Si vous ne savez pas comment les revenus d’affiliation provenant d’une entreprise americaine influent sur vos obligations fiscales, consultez un fiscaliste qualifie dans votre pays.

Articles connexes

• Demander un paiement
• Modes et calendrier de paiement
• FAQ sur les paiements