Uw belastingprofiel voor het partnerprogramma instellen

Overzicht

Een belastingprofiel is vereist voordat uw eerste uitbetaling kan worden verwerkt. Dit geldt voor partners in de Verenigde Staten en daarbuiten. U kunt TrekMail promoten en commissies opbouwen zonder belastingprofiel, maar uitbetalingen worden vastgehouden totdat uw belastinggegevens zijn ingediend en goedgekeurd.

Belastingprofielen worden handmatig beoordeeld. Er wordt geen specifieke beoordelingstermijn gegarandeerd, dus dien de gevraagde documentatie in voordat u een uitbetaling nodig hebt.

Waarom een belastingprofiel vereist is

TrekMail is verplicht belastinggegevens te verzamelen van partners die betalingen ontvangen. Dit is een standaardnalevingsvereiste. Met de gegevens die u verstrekt, kan TrekMail partnerbetalingen correct aan de relevante autoriteiten rapporteren en ervoor zorgen dat uw betalingen zonder vertraging kunnen worden verwerkt.

Welk formulier hebt u nodig?

Formulier	Wie het moet gebruiken
W-9	Amerikaanse staatsburgers en inwoners van de VS (personen en bedrijven)
W-8BEN	Niet-Amerikaanse personen die inkomsten uit een Amerikaanse bron ontvangen
W-8BEN-E	Niet-Amerikaanse entiteiten (bedrijven, partnerschappen) die inkomsten uit een Amerikaanse bron ontvangen

Raadpleeg een belastingdeskundige in uw land als u niet zeker weet welk formulier op uw situatie van toepassing is.

Uw belastingprofiel indienen

Open het gedeelte Partnerprogramma en klik op het tabblad Uitbetalingen.
Scrol naar het gedeelte Belastingprofiel.
Selecteer uw classificatie:
- Amerikaanse persoon / onderneming: opent het W-9-formulier
- Internationale persoon: opent het W-8BEN-formulier
- Internationale entiteit: opent het W-8BEN-E-formulier
Klik op Formulier invullen om het elektronische formulier te openen.
Het officiele PDF-formulier van de IRS wordt rechtstreeks in uw browser geladen. Vul de velden op de PDF zelf in. Dit zijn echte interactieve velden in het officiele IRS-document, geen afzonderlijk HTML-formulier.
De datum van vandaag wordt automatisch ingevuld in het veld Date (indeling MM/DD/YYYY).
Typ uw volledige wettelijke naam in het veld Signature. Door deze samen met de certificering in te dienen, beoogt u dat de getypte naam als uw elektronische handtekening geldt voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving.
Vink het certificeringsvak onder de PDF aan om uw verklaring op straffe van meineed te bevestigen.
Klik op Indienen om uw belastinggegevens ter beoordeling te verzenden.

Verplichte velden worden voor indiening gevalideerd. Als verplichte informatie ontbreekt, verschijnt er een foutmelding waarin staat welke velden moeten worden ingevuld.

De status van uw belastingprofiel wordt weergegeven als In afwachting van beoordeling totdat het is verwerkt.

W-9: Amerikaanse partners

De W-9 is van toepassing als u Amerikaans staatsburger of inwoner bent, ongeacht waar u zich momenteel bevindt. Het formulier wordt rechtstreeks in uw browser weergegeven als een echte interactieve IRS-PDF (pagina 1). U hebt het volgende nodig:

Uw wettelijke naam (Line 1), verplicht
Bedrijfsnaam of naam van de fiscaal buiten beschouwing gelaten entiteit, indien van toepassing (Line 2)
Federale belastingclassificatie: individual/sole proprietor, C corp, S corp, partnership, trust, estate, LLC of other (Line 3), verplicht (selecteer via de selectievakjes in de PDF)
Selectievakje voor buitenlandse partners (Line 3b), vink dit aan als u buitenlandse partners, eigenaren of begunstigden hebt
Vrijstellingscodes, indien van toepassing (Line 4, de meeste personen laten dit leeg)
Uw postadres (Line 5), verplicht
Plaats, staat en ZIP-code (Line 6), verplicht (indeling: City, State ZIP)
Naam en adres van de aanvrager, indien van toepassing (rechterkolom)
Rekeningnummers, indien van toepassing (Line 7)
Uw fiscaal identificatienummer (TIN), ten minste een is verplicht:
- Social Security Number (SSN) voor personen (indeling: 000-00-0000)
- Employer Identification Number (EIN) voor bedrijven (indeling: 00-0000000)
Uw handtekening (getypte naam), verplicht. De datum wordt automatisch ingevuld.

LLC-indieners: als u LLC als classificatie selecteert, moet u ook de fiscale behandeling van de LLC opgeven: C corporation, S corporation of partnership.

Andere classificatie: als u "Other" selecteert, is een beschrijvingsveld verplicht.

W-8BEN: internationale partners (personen)

De W-8BEN is van toepassing als u een niet-Amerikaanse persoon bent. Het formulier wordt rechtstreeks in uw browser weergegeven als een echte interactieve IRS-PDF (pagina 1). U hebt het volgende nodig:

Uw wettelijke naam (Line 1), verplicht
Land van staatsburgerschap (Line 2), verplicht
Vast woonadres (Line 3), verplicht
Plaats of gemeente, staat of provincie en postcode (Line 4), verplicht
Land (Line 4), verplicht
Postadres indien dit afwijkt van uw vaste woonadres (Line 5, optioneel)
Amerikaans fiscaal identificatienummer (ITIN of SSN), als u er een hebt (Line 6a)
Buitenlands (niet-Amerikaans) fiscaal identificatienummer, als uw land er een uitgeeft (Line 6b). Als uw land geen TINs uitgeeft, vinkt u het vak "FTIN not legally required" aan.
Referentienummers, indien van toepassing (Line 7)
Geboortedatum in de indeling MM/DD/YYYY (Line 8)
Als u aanspraak maakt op een belastingverdragsvoordeel (Part II, optioneel): verdragsland, artikel/paragraaf, inhoudingspercentage, soort inkomsten, voorwaarden en toelichting
Uw handtekening (getypte naam), verplicht. De datum wordt automatisch ingevuld. Het veld voor de hoedanigheid is optioneel (voor vertegenwoordigers die namens de uiteindelijk belanghebbende tekenen).

W-8BEN-E: internationale partners (entiteiten)

Als u als niet-Amerikaans bedrijf, partnerschap, trust of andere entiteit werkt, gebruikt u het W-8BEN-E-formulier. Het formulier wordt rechtstreeks in uw browser weergegeven als een echte interactieve IRS-PDF (pagina's 1, 2 en 8). U hebt het volgende nodig:

Wettelijke naam van de organisatie (Line 1), verplicht
Land van oprichting of organisatie (Line 2), verplicht
Naam van de fiscaal buiten beschouwing gelaten entiteit, indien van toepassing (Line 3)
Status onder Chapter 3 (inhouding), verplicht (selecteer via de selectievakjes in de PDF): Corporation, Disregarded Entity, Partnership, Simple Trust, Grantor Trust, Complex Trust, Estate, Government, Central Bank of Issue, Tax-Exempt Organization, Private Foundation, International Organization of Other
Status onder Chapter 4 (FATCA), indien van toepassing selecteren via de ingebouwde selectievakjes in de PDF
Vast woon- of vestigingsadres (Line 6), verplicht
Plaats of gemeente, staat of provincie en postcode (Line 6), verplicht
Land (Line 6), verplicht
Postadres indien afwijkend (Line 7, optioneel)
Amerikaans fiscaal identificatienummer / EIN (Line 8, pagina 2)
GIIN (Global Intermediary Identification Number), indien van toepassing (Line 9a, pagina 2)
Buitenlands (niet-Amerikaans) fiscaal identificatienummer (Line 9b, pagina 2)
Referentienummers (Line 10, pagina 2)
Handtekening (getypte naam), verplicht (pagina 8, gedeelte Certification)
Hoedanigheid/functie waarin u handelt, verplicht (pagina 8). De datum wordt automatisch ingevuld.

Wat er na indiening gebeurt

Uw belastingprofiel wordt handmatig beoordeeld. U ontvangt bericht wanneer het is goedgekeurd of als er wijzigingen nodig zijn. Er wordt geen specifieke beoordelingstermijn gegarandeerd.

Terwijl uw formulier in afwachting van beoordeling is en nadat het is goedgekeurd, kunt u de ingediende PDF op het tabblad Uitbetalingen bekijken of downloaden. Zoek naar de koppelingen "Ingediend formulier bekijken" en "PDF downloaden".

Betekenis van statussen

Status	Wat het betekent
In afwachting van beoordeling	Uw inzending is ontvangen en wacht op beoordeling. U kunt het ingediende formulier bekijken terwijl u wacht.
Goedgekeurd	Uw belastinggegevens zijn geverifieerd. Uitbetalingen kunnen worden verwerkt. Het aanvraagformulier voor uitbetalingen wordt beschikbaar op het tabblad Uitbetalingen.
Wijzigingen aangevraagd	Een beoordelaar heeft een probleem vastgesteld. Controleer uw e-mail voor meer informatie en dien het formulier daarna opnieuw in met de correcties.

Opnieuw indienen na een wijzigingsverzoek

Als uw belastingprofiel ter correctie wordt teruggestuurd, ontvangt u een e-mail met uitleg over wat moet worden hersteld. Ga terug naar het tabblad Uitbetalingen, klik opnieuw op Formulier invullen en voer uw gegevens opnieuw in. Uw eerdere antwoorden worden vooraf ingevuld, zodat u alleen de gemarkeerde onderdelen hoeft te corrigeren.

Hoe de ingevulde PDF wordt gegenereerd

Wanneer u een belastingformulier indient, genereert TrekMail met de door u ingevoerde gegevens een ingevulde versie van de officiele IRS-PDF. Het nalevingsteam beoordeelt dat document. Het bevat een Registratie van elektronische handtekening waarin de handtekening en toestemming worden vastgelegd. Deze registratie staat los van het IRS-formulier.

TrekMail beperkt de toegang tot het ingediende document tot u en het nalevingsteam.

Privacy en beveiliging

TrekMail past beveiligingsmaatregelen toe die zijn bedoeld om belastinggegevens te beperken tot bevoegde systemen, medewerkers en dienstverleners die deze nodig hebben voor beoordeling, opslag, betaling, boekhouding, beveiliging of naleving van de wet. De Diensten zijn zo ontworpen dat volledige TIN-waarden (SSN of EIN) na indiening niet worden teruggestuurd in gewone browserreacties. Belastinggegevens kunnen ook worden bekendgemaakt wanneer de wet dit vereist of aan autoriteiten en dienstverleners die betrokken zijn bij rechtmatige rapportage en betalingsverwerking.

Moet ik elk jaar opnieuw indienen?

Niet automatisch. Uw goedgekeurde belastingprofiel blijft bewaard. W-8BEN-formulieren hebben volgens de IRS-regels echter een geldigheidsduur (doorgaans drie kalenderjaren na het jaar van ondertekening). Als uw W-8BEN verloopt of uw gegevens veranderen (bijvoorbeeld omdat u van entiteitstype of fiscaal identificatienummer verandert), moet u een bijgewerkt formulier indienen voordat uw volgende uitbetaling kan worden verwerkt.

W-9-formulieren verlopen niet volgens de IRS-regels, maar u moet een bijgewerkte W-9 indienen als uw naam, adres of TIN verandert.

Veelgestelde vragen

Kan ik nog steeds een papieren formulier uploaden? De standaardprocedure is het ingebouwde elektronische formulier, dat de officiele IRS-PDF rechtstreeks in uw browser weergeeft. Neem contact op met ondersteuning als u het elektronische formulier om een specifieke reden niet kunt invullen, bijvoorbeeld omdat uw browser geen PDF-weergave ondersteunt.

Moet ik iets afdrukken of per post versturen? Nee. Het elektronische formulier dat via het dashboard wordt ingediend, is voldoende voor de naleving van belastingregels. Elektronische handtekeningen zijn rechtsgeldig volgens de E-SIGN Act (voor Amerikaanse partners) en gelijkwaardige internationale normen.

De PDF wordt niet geladen. Wat moet ik doen? Voor het formulier is een moderne browser met ingeschakeld JavaScript vereist. Als u het bericht "Failed to load the PDF form" ziet, probeert u de pagina te vernieuwen. Probeer een andere browser (Chrome, Firefox, Edge of Safari) als het probleem aanhoudt. Neem contact op met ondersteuning als het probleem blijft bestaan.

Ik heb het verkeerde formuliertype geselecteerd. Kan ik dit wijzigen? U kunt het formulier opnieuw indienen met het juiste type. Ga terug naar het tabblad Uitbetalingen, selecteer de juiste classificatie en klik op Formulier invullen. Uw vorige inzending wordt vervangen.

Waarom wordt mijn EIN of SSN afgewezen? SSNs moeten worden ingevoerd in de indeling 000-00-0000 (9 cijfers met koppeltekens). EINs moeten de indeling 00-0000000 hebben. Controleer of u geen spaties of andere tekens gebruikt.

Mijn land geeft geen fiscale identificatienummers uit. Wat moet ik invullen? Vink op het W-8BEN-formulier het vak "FTIN not legally required" naast het veld voor de buitenlandse TIN aan en laat het TIN-veld leeg. Laat op het W-8BEN-E-formulier het veld voor de buitenlandse TIN leeg. De beoordelaar controleert tijdens het beoordelingsproces of u hiervoor in aanmerking komt.

Opmerking: TrekMail verstrekt geen belastingadvies. Raadpleeg een gekwalificeerde belastingdeskundige in uw land als u niet zeker weet welke gevolgen partnerinkomsten van een Amerikaans bedrijf hebben voor uw belastingverplichtingen.