הגדרת פרופיל המס שלכם כשותפי TrekMail

סקירה כללית

נדרש פרופיל מס לפני שניתן לעבד את התשלום הראשון שלכם. דרישה זו חלה על שותפים בארצות הברית וברחבי העולם. אפשר לקדם את TrekMail ולצבור עמלות ללא פרופיל מס, אך התשלומים יושהו עד שפרטי המס שלכם יוגשו ויאושרו.

פרופילי המס נבדקים באופן ידני. לא מובטח זמן בדיקה מסוים, ולכן יש להגיש את המסמכים המבוקשים לפני שתזדקקו לתשלום.

מדוע נדרש פרופיל מס

TrekMail נדרשת לאסוף פרטי מס משותפים שמקבלים תשלומים. זוהי דרישת ציות מקובלת. המידע שתספקו מאפשר ל-TrekMail לדווח כראוי על תשלומי שותפים לרשויות המתאימות, ומבטיח שניתן יהיה לעבד את התשלומים שלכם ללא עיכובים.

איזה טופס נדרש לכם?

אם אינכם בטוחים איזה טופס חל על מצבכם, התייעצו עם איש מקצוע בתחום המס במדינתכם.

כיצד להגיש את פרופיל המס

1. פתחו את האזור שותפים ולחצו על הכרטיסייה תשלומים.
2. גללו אל האזור פרופיל מס.
3. בחרו את הסיווג שלכם:
   • יחיד / עסק אמריקאי: פותח את טופס W-9
   • יחיד בינלאומי: פותח את טופס W-8BEN
   • ישות בינלאומית: פותח את טופס W-8BEN-E
4. לחצו על מילוי הטופס כדי לפתוח את הטופס האלקטרוני.
5. טופס ה-PDF הרשמי של IRS נטען ישירות בדפדפן. מלאו את שדות הטופס בתוך ה-PDF עצמו. אלה שדות אינטראקטיביים אמיתיים במסמך IRS הרשמי, ולא טופס HTML נפרד.
6. התאריך של היום מוזן אוטומטית בשדה Date (במבנה MM/DD/YYYY).
7. הקלידו את שמכם המשפטי המלא בשדה Signature. בהגשתו יחד עם האישור, כוונתכם היא שהשם המוקלד ישמש כחתימה האלקטרונית שלכם במידה שהדין החל מתיר זאת.
8. סמנו את תיבת האישור שמתחת ל-PDF כדי לאשר את הצהרתכם בכפוף לעונשים החלים על עדות שקר.
9. לחצו על שליחה כדי לשלוח את פרטי המס לבדיקה.

שדות החובה מאומתים לפני השליחה. אם מידע נדרש כלשהו חסר, תוצג הודעת שגיאה המציינת אילו שדות יש להשלים.

הסטטוס של פרופיל המס יוצג כ-ממתין לבדיקה עד לעיבודו.

W-9: שותפים אמריקאים

טופס W-9 חל אם אתם אזרחים או תושבים של ארצות הברית, ללא קשר למיקומכם הנוכחי. הטופס מוצג כ-PDF אינטראקטיבי אמיתי של IRS (עמוד 1) ישירות בדפדפן. תצטרכו:

• את שמכם המשפטי (Line 1), חובה
• שם העסק או שם הישות שאינה נחשבת נפרדת, אם ישנו (Line 2)
• סיווג מס פדרלי: individual/sole proprietor, C corp, S corp, partnership, trust, estate, LLC או other (Line 3), חובה (בחרו באמצעות תיבות הסימון ב-PDF)
• תיבת סימון לשותפים זרים (Line 3b), סמנו אם יש לכם שותפים, בעלים או מוטבים זרים
• קודי פטור, אם רלוונטי (Line 4, רוב היחידים משאירים שדה זה ריק)
• כתובת הדואר שלכם (Line 5), חובה
• עיר, מדינה ומיקוד ZIP (Line 6), חובה (מבנה: City, State ZIP)
• שם וכתובת המבקש, אם רלוונטי (עמודה ימנית)
• מספרי חשבון, אם רלוונטי (Line 7)
• מספר זיהוי משלם המסים שלכם (TIN), נדרש לפחות אחד:
  • Social Security Number (SSN) ליחידים (מבנה: 000-00-0000)
  • Employer Identification Number (EIN) לעסקים (מבנה: 00-0000000)
• החתימה שלכם (שם מוקלד), חובה. התאריך מוזן אוטומטית.

מגישי LLC: אם תבחרו LLC כסיווג שלכם, עליכם לציין גם את אופן המיסוי של ה-LLC: C corporation, S corporation או partnership.

סיווג אחר: אם תבחרו "Other", חובה למלא שדה תיאור.

W-8BEN: שותפים בינלאומיים (יחידים)

טופס W-8BEN חל אם אתם יחידים שאינם אמריקאים. הטופס מוצג כ-PDF אינטראקטיבי אמיתי של IRS (עמוד 1) ישירות בדפדפן. תצטרכו:

• את שמכם המשפטי (Line 1), חובה
• מדינת האזרחות (Line 2), חובה
• כתובת מגורי הקבע (Line 3), חובה
• עיר או יישוב, מדינה או מחוז ומיקוד (Line 4), חובה
• מדינה (Line 4), חובה
• כתובת למשלוח דואר אם היא שונה מכתובת מגורי הקבע (Line 5, אופציונלי)
• מספר זיהוי משלם מסים אמריקאי (ITIN או SSN), אם יש לכם כזה (Line 6a)
• מספר זיהוי מס זר (שאינו אמריקאי), אם מדינתכם מנפיקה מספר כזה (Line 6b). אם מדינתכם אינה מנפיקה מספרי TIN, סמנו את התיבה "FTIN not legally required".
• מספרי סימוכין, אם רלוונטי (Line 7)
• תאריך לידה במבנה MM/DD/YYYY (Line 8)
• אם אתם תובעים הטבה מכוח אמנת מס (Part II, אופציונלי): מדינת האמנה, סעיף/פסקה, שיעור הניכוי, סוג ההכנסה, תנאים והסבר
• החתימה שלכם (שם מוקלד), חובה. התאריך מוזן אוטומטית. שדה הסמכות הוא אופציונלי (לנציגים החותמים בשם הבעלים הנהנה).

W-8BEN-E: שותפים בינלאומיים (ישויות)

אם אתם פועלים כחברה, שותפות, נאמנות או ישות אחרת שאינה אמריקאית, השתמשו בטופס W-8BEN-E. הטופס מוצג כ-PDF אינטראקטיבי אמיתי של IRS (עמודים 1, 2 ו-8) ישירות בדפדפן. תצטרכו:

• השם המשפטי של הארגון (Line 1), חובה
• מדינת ההתאגדות או הארגון (Line 2), חובה
• שם הישות שאינה נחשבת נפרדת, אם רלוונטי (Line 3)
• סטטוס לפי Chapter 3 (ניכוי מס), חובה (בחרו באמצעות תיבות הסימון ב-PDF): Corporation, Disregarded Entity, Partnership, Simple Trust, Grantor Trust, Complex Trust, Estate, Government, Central Bank of Issue, Tax-Exempt Organization, Private Foundation, International Organization או Other
• סטטוס לפי Chapter 4 (FATCA), אם רלוונטי בחרו באמצעות תיבות הסימון המקוריות ב-PDF
• כתובת מגורי הקבע (Line 6), חובה
• עיר או יישוב, מדינה או מחוז ומיקוד (Line 6), חובה
• מדינה (Line 6), חובה
• כתובת למשלוח דואר אם היא שונה (Line 7, אופציונלי)
• מספר זיהוי משלם מסים אמריקאי / EIN (Line 8, עמוד 2)
• GIIN (Global Intermediary Identification Number), אם רלוונטי (Line 9a, עמוד 2)
• מספר זיהוי מס זר (שאינו אמריקאי) (Line 9b, עמוד 2)
• מספרי סימוכין (Line 10, עמוד 2)
• חתימה (שם מוקלד), חובה (עמוד 8, אזור Certification)
• הסמכות/התפקיד שבמסגרתם אתם פועלים, חובה (עמוד 8). התאריך מוזן אוטומטית.

מה קורה לאחר השליחה

פרופיל המס נבדק באופן ידני. תקבלו הודעה כאשר הוא יאושר או אם יידרשו שינויים. לא מובטח זמן בדיקה מסוים.

בזמן שהטופס ממתין לבדיקה או לאחר שאושר, תוכלו להציג או להוריד את ה-PDF שהוגש מהכרטיסייה תשלומים. חפשו את הקישורים "הצגת הטופס שהוגש" ו"הורדת PDF".

משמעות הסטטוסים

הגשה מחדש לאחר בקשת שינויים

אם פרופיל המס מוחזר לתיקון, תקבלו הודעת דוא"ל שמסבירה מה צריך לתקן. חזרו לכרטיסייה תשלומים, לחצו שוב על מילוי הטופס והזינו מחדש את פרטיכם. התשובות הקודמות שלכם ימולאו מראש, ולכן תצטרכו לתקן רק את הפריטים שסומנו.

כיצד נוצר ה-PDF המלא

כאשר אתם מגישים טופס מס, TrekMail יוצרת גרסה מלאה של ה-PDF הרשמי של IRS עם המידע שהזנתם. צוות הציות בודק את המסמך. הוא כולל רשומת חתימה אלקטרונית שמתעדת את החתימה ואת ההסכמה. רשומה זו נפרדת מטופס IRS.

TrekMail מגבילה את הגישה למסמך שהוגש לכם ולצוות הציות בלבד.

פרטיות ואבטחה

TrekMail מפעילה אמצעי הגנה שנועדו להגביל את פרטי המס למערכות, לאנשי צוות ולספקי שירות מורשים שזקוקים להם לצורך בדיקה, אחסון, תשלום, הנהלת חשבונות, אבטחה או ציות לחוק. השירותים מתוכננים שלא להחזיר ערכי TIN מלאים (SSN או EIN) בתגובות דפדפן רגילות לאחר ההגשה. פרטי המס עשויים גם להימסר כאשר הדבר נדרש על פי חוק, או לרשויות ולספקים המעורבים בדיווח חוקי ובעיבוד תשלומים.

האם עלי להגיש מחדש מדי שנה?

לא באופן אוטומטי. פרופיל המס המאושר שלכם נשמר. עם זאת, לטופסי W-8BEN יש תקופת תוקף לפי כללי IRS (בדרך כלל שלוש שנים קלנדריות לאחר שנת החתימה). אם תוקף טופס W-8BEN שלכם פג או שהמידע שלכם משתנה (למשל, אם תשנו את סוג הישות או את מספר זיהוי המס), תצטרכו להגיש מחדש טופס מעודכן לפני שניתן יהיה לעבד את התשלום הבא שלכם.

טופסי W-9 אינם פוקעים לפי כללי IRS, אך עליכם להגיש W-9 מעודכן אם שמכם, כתובתכם או ה-TIN שלכם משתנים.

שאלות נפוצות

האם עדיין אפשר להעלות טופס נייר? המסלול המקובל הוא הטופס האלקטרוני המובנה, שמציג את ה-PDF הרשמי של IRS ישירות בדפדפן. אם מסיבה מסוימת אינכם יכולים להשלים את הטופס האלקטרוני (למשל, הדפדפן שלכם אינו תומך בהצגת PDF), פנו לתמיכה.

האם עלי להדפיס או לשלוח משהו בדואר? לא. הטופס האלקטרוני שמוגש דרך לוח הבקרה מספיק לצורכי ציות למס. חתימות אלקטרוניות תקפות מבחינה משפטית על פי E-SIGN Act (לשותפים אמריקאים) ותקנים בינלאומיים מקבילים.

ה-PDF אינו נטען. מה עלי לעשות? הטופס דורש דפדפן מודרני שבו JavaScript מופעל. אם מופיעה ההודעה "Failed to load the PDF form", נסו לרענן את הדף. אם הבעיה נמשכת, נסו דפדפן אחר (Chrome, Firefox, Edge או Safari). פנו לתמיכה אם הבעיה ממשיכה.

בחרתי בסוג הטופס הלא נכון. האם אפשר לשנות אותו? אפשר להגיש מחדש באמצעות סוג הטופס הנכון. חזרו לכרטיסייה תשלומים, בחרו את הסיווג הנכון ולחצו על מילוי הטופס. ההגשה הקודמת שלכם תוחלף.

מדוע ה-EIN או ה-SSN שלי נדחים? יש להזין מספרי SSN במבנה 000-00-0000 (9 ספרות עם מקפים). מספרי EIN חייבים להיות במבנה 00-0000000. ודאו שאינכם משתמשים ברווחים או בתווים אחרים.

המדינה שלי אינה מנפיקה מספרי זיהוי מס. מה עלי להזין? בטופס W-8BEN, סמנו את התיבה "FTIN not legally required" ליד שדה ה-TIN הזר והשאירו את שדה ה-TIN ריק. בטופס W-8BEN-E, השאירו את שדה ה-TIN הזר ריק. הבודק יוודא את הזכאות במהלך תהליך הבדיקה.

הערה: TrekMail אינה מספקת ייעוץ מס. אם אינכם בטוחים כיצד הכנסה מתוכנית שותפים של חברה אמריקאית משפיעה על חובות המס שלכם, התייעצו עם איש מקצוע מוסמך בתחום המס במדינתכם.