Configurazione del profilo fiscale di affiliazione

Panoramica

Prima di poter elaborare il tuo primo pagamento e necessario un profilo fiscale. Questo vale per gli affiliati negli Stati Uniti e nel resto del mondo. Puoi promuovere TrekMail e accumulare commissioni senza un profilo fiscale, ma i pagamenti vengono trattenuti finche le tue informazioni fiscali non vengono inviate e approvate.

I profili fiscali vengono esaminati manualmente. Non e garantito alcun tempo specifico per l’esame, quindi invia la documentazione richiesta prima di avere bisogno di un pagamento.

Perche e necessario un profilo fiscale

TrekMail e tenuta a raccogliere le informazioni fiscali degli affiliati che ricevono pagamenti. Si tratta di un requisito di conformita standard. Le informazioni fornite consentono a TrekMail di dichiarare correttamente i pagamenti di affiliazione alle autorita competenti e assicurano che i tuoi pagamenti possano essere elaborati senza ritardi.

Quale modulo ti serve?

Se non sai quale modulo si applica alla tua situazione, consulta un professionista fiscale nel tuo paese.

Come inviare il profilo fiscale

1. Apri la sezione Affiliati e fai clic sulla scheda Pagamenti.
2. Scorri fino alla sezione Profilo fiscale.
3. Seleziona la tua classificazione:
   • Persona fisica / impresa statunitense: apre il modulo W-9
   • Persona fisica internazionale: apre il modulo W-8BEN
   • Entita internazionale: apre il modulo W-8BEN-E
4. Fai clic su Compila modulo per aprire il modulo elettronico.
5. Il modulo PDF ufficiale dell’IRS viene caricato direttamente nel browser. Compila i campi sul PDF stesso. Si tratta di veri campi interattivi presenti nel documento ufficiale dell’IRS, non di un modulo HTML separato.
6. La data odierna viene inserita automaticamente nel campo Date (formato MM/DD/YYYY).
7. Digita il tuo nome legale completo nel campo Signature. Inviandolo insieme alla certificazione, intendi fare in modo che il nome digitato operi come firma elettronica nella misura consentita dalla legge applicabile.
8. Seleziona la casella di certificazione sotto il PDF per confermare la dichiarazione resa sotto pena di falsa testimonianza.
9. Fai clic su Invia per mandare le informazioni fiscali in esame.

I campi obbligatori vengono convalidati prima dell’invio. Se manca un’informazione obbligatoria, visualizzerai un messaggio di errore che indica quali campi devono essere compilati.

Lo stato del tuo profilo fiscale apparira come In attesa di esame finche non sara elaborato.

W-9: affiliati statunitensi

Il W-9 si applica se sei cittadino o residente statunitense, indipendentemente da dove ti trovi attualmente. Il modulo viene visualizzato direttamente nel browser come un vero PDF interattivo dell’IRS (pagina 1). Avrai bisogno di:

• Nome legale (Line 1), obbligatorio
• Nome dell’impresa o dell’entita ignorata, se presente (Line 2)
• Classificazione fiscale federale: individual/sole proprietor, C corp, S corp, partnership, trust, estate, LLC o other (Line 3), obbligatorio (seleziona le caselle sul PDF)
• Casella dei partner stranieri (Line 3b), da selezionare se hai partner, proprietari o beneficiari stranieri
• Codici di esenzione, se applicabili (Line 4, la maggior parte delle persone fisiche lascia il campo vuoto)
• Indirizzo postale (Line 5), obbligatorio
• Citta, Stato e codice ZIP (Line 6), obbligatorio (formato: City, State ZIP)
• Nome e indirizzo del richiedente, se applicabili (colonna destra)
• Numeri di conto, se applicabili (Line 7)
• Numero di identificazione fiscale (TIN), ne e richiesto almeno uno:
  • Social Security Number (SSN) per le persone fisiche (formato: 000-00-0000)
  • Employer Identification Number (EIN) per le imprese (formato: 00-0000000)
• Firma (nome digitato), obbligatorio. La data viene inserita automaticamente.

Dichiaranti LLC: se selezioni LLC come classificazione, devi anche specificare il trattamento fiscale della LLC: C corporation, S corporation o partnership.

Altra classificazione: se selezioni "Other", e obbligatorio un campo di descrizione.

W-8BEN: affiliati internazionali (persone fisiche)

Il W-8BEN si applica se sei una persona fisica non statunitense. Il modulo viene visualizzato direttamente nel browser come un vero PDF interattivo dell’IRS (pagina 1). Avrai bisogno di:

• Nome legale (Line 1), obbligatorio
• Paese di cittadinanza (Line 2), obbligatorio
• Indirizzo di residenza permanente (Line 3), obbligatorio
• Citta o comune, Stato o provincia e codice postale (Line 4), obbligatorio
• Paese (Line 4), obbligatorio
• Indirizzo postale se diverso da quello di residenza permanente (Line 5, facoltativo)
• Numero di identificazione fiscale statunitense (ITIN o SSN), se ne possiedi uno (Line 6a)
• Numero di identificazione fiscale straniero (non statunitense), se il tuo paese ne rilascia uno (Line 6b). Se il tuo paese non rilascia TIN, seleziona la casella "FTIN not legally required".
• Numeri di riferimento, se applicabili (Line 7)
• Data di nascita nel formato MM/DD/YYYY (Line 8)
• Se richiedi un beneficio previsto da una convenzione fiscale (Part II, facoltativo): paese della convenzione, articolo/paragrafo, aliquota di ritenuta, tipo di reddito, condizioni e spiegazione
• Firma (nome digitato), obbligatorio. La data viene inserita automaticamente. Il campo della qualifica e facoltativo (per i rappresentanti che firmano per conto del beneficiario effettivo).

W-8BEN-E: affiliati internazionali (entita)

Se operi come societa, partnership, trust o altra entita non statunitense, utilizza il modulo W-8BEN-E. Il modulo viene visualizzato direttamente nel browser come un vero PDF interattivo dell’IRS (pagine 1, 2 e 8). Avrai bisogno di:

• Nome legale dell’organizzazione (Line 1), obbligatorio
• Paese di costituzione o organizzazione (Line 2), obbligatorio
• Nome dell’entita ignorata, se applicabile (Line 3)
• Stato ai sensi del Chapter 3 (ritenuta), obbligatorio (seleziona le caselle sul PDF): Corporation, Disregarded Entity, Partnership, Simple Trust, Grantor Trust, Complex Trust, Estate, Government, Central Bank of Issue, Tax-Exempt Organization, Private Foundation, International Organization o Other
• Stato ai sensi del Chapter 4 (FATCA), da selezionare tramite le caselle native del PDF, se applicabile
• Indirizzo di residenza permanente (Line 6), obbligatorio
• Citta o comune, Stato o provincia e codice postale (Line 6), obbligatorio
• Paese (Line 6), obbligatorio
• Indirizzo postale se diverso (Line 7, facoltativo)
• Numero di identificazione fiscale statunitense / EIN (Line 8, pagina 2)
• GIIN (Global Intermediary Identification Number), se applicabile (Line 9a, pagina 2)
• Numero di identificazione fiscale straniero (non statunitense) (Line 9b, pagina 2)
• Numeri di riferimento (Line 10, pagina 2)
• Firma (nome digitato), obbligatorio (pagina 8, sezione Certification)
• Qualifica/titolo in base al quale agisci, obbligatorio (pagina 8). La data viene inserita automaticamente.

Cosa succede dopo l’invio

Il tuo profilo fiscale viene esaminato manualmente. Riceverai una notifica quando sara approvato o se saranno necessarie modifiche. Non e garantito alcun tempo specifico per l’esame.

Mentre il modulo e in attesa di esame o dopo che e stato approvato, puoi visualizzare o scaricare il PDF inviato dalla scheda Pagamenti. Cerca i link "Visualizza modulo inviato" e "Scarica PDF".

Significato degli stati

Nuovo invio dopo una richiesta di modifiche

Se il tuo profilo fiscale viene restituito per correzioni, riceverai un’e-mail che spiega cosa deve essere sistemato. Torna alla scheda Pagamenti, fai nuovamente clic su Compila modulo e reinserisci le informazioni. Le risposte precedenti saranno precompilate, quindi dovrai correggere solo gli elementi segnalati.

Come viene generato il PDF compilato

Quando invii un modulo fiscale, TrekMail genera una versione compilata del PDF ufficiale dell’IRS con le informazioni che hai inserito. Il team di conformita esamina tale documento. Include un Registro della firma elettronica che documenta la firma e il consenso. Questo registro e separato dal modulo dell’IRS.

TrekMail limita l’accesso al documento inviato a te e al team di conformita.

Privacy e sicurezza

TrekMail applica misure di protezione concepite per limitare l’accesso alle informazioni fiscali ai sistemi, al personale e ai fornitori di servizi autorizzati che ne hanno bisogno per esame, archiviazione, pagamento, contabilita, sicurezza o conformita legale. I Servizi sono progettati per non restituire i valori TIN completi (SSN o EIN) nelle normali risposte del browser dopo l’invio. Le informazioni fiscali possono inoltre essere divulgate quando richiesto dalla legge o alle autorita e ai fornitori coinvolti in dichiarazioni e nell’elaborazione legittima dei pagamenti.

Devo inviare nuovamente il modulo ogni anno?

Non automaticamente. Il profilo fiscale approvato rimane archiviato. Tuttavia, i moduli W-8BEN hanno un periodo di validita secondo le regole dell’IRS (in genere tre anni solari dopo l’anno della firma). Se il tuo W-8BEN scade o le tue informazioni cambiano (ad esempio, se modifichi il tipo di entita o il numero di identificazione fiscale), dovrai inviare un modulo aggiornato prima che possa essere elaborato il pagamento successivo.

I moduli W-9 non scadono secondo le regole dell’IRS, ma devi inviare un W-9 aggiornato se cambiano il tuo nome, indirizzo o TIN.

Domande frequenti

Posso ancora caricare un modulo cartaceo? La procedura standard utilizza il modulo elettronico integrato, che visualizza il PDF ufficiale dell’IRS direttamente nel browser. Se esiste un motivo specifico per cui non puoi completare il modulo elettronico (ad esempio, il browser non supporta la visualizzazione dei PDF), contatta l’assistenza.

Devo stampare o spedire qualcosa? No. Il modulo elettronico inviato tramite la dashboard e sufficiente ai fini della conformita fiscale. Le firme elettroniche sono legalmente valide ai sensi dell’E-SIGN Act (per gli affiliati statunitensi) e degli standard internazionali equivalenti.

Il PDF non viene caricato. Cosa devo fare? Il modulo richiede un browser moderno con JavaScript abilitato. Se visualizzi il messaggio "Failed to load the PDF form", prova ad aggiornare la pagina. Se il problema persiste, prova un browser diverso (Chrome, Firefox, Edge o Safari). Contatta l’assistenza se il problema continua.

Ho selezionato il tipo di modulo sbagliato. Posso cambiarlo? Puoi inviare nuovamente il modulo con il tipo corretto. Torna alla scheda Pagamenti, seleziona la classificazione corretta e fai clic su Compila modulo. Il tuo invio precedente verra sostituito.

Perche il mio EIN o SSN viene rifiutato? Gli SSN devono essere inseriti nel formato 000-00-0000 (9 cifre con trattini). Gli EIN devono essere nel formato 00-0000000. Assicurati di non utilizzare spazi o altri caratteri.

Il mio paese non rilascia numeri di identificazione fiscale. Cosa devo inserire? Nel modulo W-8BEN, seleziona la casella "FTIN not legally required" accanto al campo TIN straniero e lascia vuoto il campo TIN. Nel modulo W-8BEN-E, lascia vuoto il campo TIN straniero. Il revisore verifichera l’idoneita durante il processo di esame.

Nota: TrekMail non fornisce consulenza fiscale. Se non sai con certezza come i redditi di affiliazione provenienti da una societa statunitense influiscano sui tuoi obblighi fiscali, consulta un professionista fiscale qualificato nel tuo paese.