إعداد ملفك الضريبي كشريك تابع

نظرة عامة

يلزم إعداد ملف ضريبي قبل أن يمكن معالجة دفعتك الأولى. ينطبق ذلك على الشركاء التابعين داخل الولايات المتحدة وخارجها. يمكنك الترويج لخدمة TrekMail وتجميع العمولات من دون ملف ضريبي، لكن الدفعات ستظل محتجزة إلى أن تقدم معلوماتك الضريبية وتتم الموافقة عليها.

تتم مراجعة الملفات الضريبية يدويا. لا توجد مدة مراجعة محددة مضمونة، لذلك قدم المستندات المطلوبة قبل أن تحتاج إلى دفعة.

لماذا يلزم ملف ضريبي

يتعين على TrekMail جمع المعلومات الضريبية من الشركاء التابعين الذين يتلقون دفعات. وهذا متطلب قياسي للامتثال. تتيح المعلومات التي تقدمها لخدمة TrekMail الإبلاغ عن دفعات الشركاء التابعين بصورة صحيحة إلى السلطات المعنية، وتضمن إمكانية معالجة دفعاتك من دون تأخير.

ما النموذج الذي تحتاج إليه؟

النموذج	من ينبغي له استخدامه
W-9	مواطنو الولايات المتحدة والمقيمون فيها (الأفراد والشركات)
W-8BEN	الأفراد غير الأمريكيين الذين يتلقون دخلا من مصدر أمريكي
W-8BEN-E	الكيانات غير الأمريكية (الشركات والشراكات) التي تتلقى دخلا من مصدر أمريكي

إذا لم تكن متأكدا من النموذج المنطبق على حالتك، فاستشر مختصا ضريبيا في بلدك.

كيفية تقديم ملفك الضريبي

افتح قسم الشركاء التابعون وانقر على علامة التبويب الدفعات.
مرر إلى قسم الملف الضريبي.
حدد تصنيفك:
- فرد / شركة أمريكية: يفتح نموذج W-9
- فرد دولي: يفتح نموذج W-8BEN
- كيان دولي: يفتح نموذج W-8BEN-E
انقر على تعبئة النموذج لفتح النموذج الإلكتروني.
يتم تحميل نموذج PDF الرسمي الصادر عن IRS مباشرة في متصفحك. املأ حقول النموذج على ملف PDF نفسه. هذه حقول تفاعلية حقيقية في مستند IRS الفعلي وليست نموذج HTML منفصلا.
تتم تعبئة تاريخ اليوم تلقائيا في حقل Date (بتنسيق MM/DD/YYYY).
اكتب اسمك القانوني الكامل في حقل Signature. ومن خلال تقديمه مع الإقرار، فإنك تقصد أن يعمل الاسم المكتوب كتوقيعك الإلكتروني بالقدر الذي يسمح به القانون المعمول به.
حدد مربع اختيار الإقرار الموجود أسفل ملف PDF لتأكيد إقرارك تحت طائلة عقوبة الحنث باليمين.
انقر على تقديم لإرسال معلوماتك الضريبية للمراجعة.

يتم التحقق من الحقول المطلوبة قبل التقديم. إذا كانت أي معلومات مطلوبة ناقصة، فستظهر رسالة خطأ توضح الحقول التي يجب إكمالها.

ستظهر حالة ملفك الضريبي على أنها في انتظار المراجعة إلى أن تتم معالجته.

W-9: الشركاء التابعون في الولايات المتحدة

ينطبق نموذج W-9 إذا كنت مواطنا أمريكيا أو مقيما في الولايات المتحدة، بغض النظر عن مكان وجودك حاليا. يظهر النموذج كملف PDF تفاعلي حقيقي صادر عن IRS (الصفحة 1) مباشرة في متصفحك. ستحتاج إلى ما يلي:

اسمك القانوني (Line 1)، مطلوب
اسم الشركة أو اسم الكيان المتجاهل، إن وجد (Line 2)
التصنيف الضريبي الفيدرالي: individual/sole proprietor أو C corp أو S corp أو partnership أو trust أو estate أو LLC أو other (Line 3)، مطلوب (يحدد عبر مربعات الاختيار في ملف PDF)
مربع اختيار الشركاء الأجانب (Line 3b)، حدده إذا كان لديك شركاء أو مالكون أو مستفيدون أجانب
رموز الإعفاء، إن انطبقت (Line 4، يترك معظم الأفراد هذا الحقل فارغا)
عنوانك البريدي (Line 5)، مطلوب
المدينة والولاية ورمز ZIP (Line 6)، مطلوب (التنسيق: City, State ZIP)
اسم مقدم الطلب وعنوانه، إن انطبق (العمود الأيمن)
أرقام الحسابات، إن انطبقت (Line 7)
رقم تعريف دافع الضرائب (TIN)، يلزم رقم واحد على الأقل:
- Social Security Number (SSN) للأفراد (التنسيق: 000-00-0000)
- Employer Identification Number (EIN) للشركات (التنسيق: 00-0000000)
توقيعك (الاسم المكتوب)، مطلوب. تتم تعبئة التاريخ تلقائيا.

مقدمو إقرار LLC: إذا حددت LLC باعتباره تصنيفك، فيجب أيضا تحديد المعاملة الضريبية لشركة LLC: C corporation أو S corporation أو partnership.

تصنيف آخر: إذا حددت "Other"، فيلزم ملء حقل الوصف.

W-8BEN: الشركاء التابعون الدوليون (الأفراد)

ينطبق نموذج W-8BEN إذا كنت فردا غير أمريكي. يظهر النموذج كملف PDF تفاعلي حقيقي صادر عن IRS (الصفحة 1) مباشرة في متصفحك. ستحتاج إلى ما يلي:

اسمك القانوني (Line 1)، مطلوب
بلد الجنسية (Line 2)، مطلوب
عنوان الإقامة الدائمة (Line 3)، مطلوب
المدينة أو البلدة والولاية أو المقاطعة والرمز البريدي (Line 4)، مطلوب
البلد (Line 4)، مطلوب
العنوان البريدي إذا كان مختلفا عن عنوان إقامتك الدائمة (Line 5، اختياري)
رقم تعريف دافع الضرائب الأمريكي (ITIN أو SSN)، إذا كان لديك واحد (Line 6a)
رقم التعريف الضريبي الأجنبي (غير الأمريكي)، إذا كان بلدك يصدره (Line 6b). إذا كان بلدك لا يصدر أرقام TIN، فحدد مربع الاختيار "FTIN not legally required".
الأرقام المرجعية، إن انطبقت (Line 7)
تاريخ الميلاد بالتنسيق MM/DD/YYYY (Line 8)
إذا كنت تطالب بميزة بموجب معاهدة ضريبية (Part II، اختياري): بلد المعاهدة والمادة/الفقرة ونسبة الاقتطاع ونوع الدخل والشروط والتوضيح
توقيعك (الاسم المكتوب)، مطلوب. تتم تعبئة التاريخ تلقائيا. حقل الصفة اختياري (للوكلاء الذين يوقعون نيابة عن المالك المستفيد).

W-8BEN-E: الشركاء التابعون الدوليون (الكيانات)

إذا كنت تعمل كشركة أو شراكة أو صندوق استئماني أو كيان آخر غير أمريكي، فاستخدم نموذج W-8BEN-E. يظهر النموذج كملف PDF تفاعلي حقيقي صادر عن IRS (الصفحات 1 و2 و8) مباشرة في متصفحك. ستحتاج إلى ما يلي:

الاسم القانوني للمؤسسة (Line 1)، مطلوب
بلد التأسيس أو التنظيم (Line 2)، مطلوب
اسم الكيان المتجاهل، إن انطبق (Line 3)
حالة Chapter 3 (الاقتطاع)، مطلوب (تحدد عبر مربعات الاختيار في ملف PDF): Corporation أو Disregarded Entity أو Partnership أو Simple Trust أو Grantor Trust أو Complex Trust أو Estate أو Government أو Central Bank of Issue أو Tax-Exempt Organization أو Private Foundation أو International Organization أو Other
حالة Chapter 4 (FATCA)، تحدد عبر مربعات الاختيار الأصلية في ملف PDF إن انطبقت
عنوان الإقامة الدائمة (Line 6)، مطلوب
المدينة أو البلدة والولاية أو المقاطعة والرمز البريدي (Line 6)، مطلوب
البلد (Line 6)، مطلوب
العنوان البريدي إذا كان مختلفا (Line 7، اختياري)
رقم تعريف دافع الضرائب الأمريكي / EIN (Line 8، الصفحة 2)
GIIN (Global Intermediary Identification Number)، إن انطبق (Line 9a، الصفحة 2)
رقم التعريف الضريبي الأجنبي (غير الأمريكي) (Line 9b، الصفحة 2)
الأرقام المرجعية (Line 10، الصفحة 2)
التوقيع (الاسم المكتوب)، مطلوب (الصفحة 8، قسم Certification)
الصفة/المنصب الذي تتصرف بموجبه، مطلوب (الصفحة 8). تتم تعبئة التاريخ تلقائيا.

ما يحدث بعد التقديم

تتم مراجعة ملفك الضريبي يدويا. ستتلقى إشعارا عند الموافقة عليه أو إذا كانت هناك حاجة إلى تعديلات. لا توجد مدة مراجعة محددة مضمونة.

أثناء انتظار مراجعة النموذج أو بعد الموافقة عليه، يمكنك عرض ملف PDF المقدم أو تنزيله من علامة التبويب الدفعات. ابحث عن الرابطين "عرض النموذج المقدم" و"تنزيل PDF".

معاني الحالات

الحالة	معناها
في انتظار المراجعة	تم استلام ما قدمته وهو في انتظار المراجعة. يمكنك عرض النموذج المقدم أثناء الانتظار.
تمت الموافقة	تم التحقق من معلوماتك الضريبية. يمكن معالجة الدفعات. يصبح نموذج طلب الدفع متاحا في علامة التبويب الدفعات.
تعديلات مطلوبة	حدد المراجع مشكلة. راجع بريدك الإلكتروني لمعرفة التفاصيل، ثم أعد تقديم النموذج بعد تصحيحه.

إعادة التقديم بعد طلب تعديلات

إذا أعيد ملفك الضريبي لإجراء تصحيحات، فستتلقى رسالة بريد إلكتروني تشرح ما يجب إصلاحه. ارجع إلى علامة التبويب الدفعات، وانقر على تعبئة النموذج مرة أخرى، ثم أعد إدخال معلوماتك. ستتم تعبئة إجاباتك السابقة مسبقا، لذلك لن تحتاج إلا إلى تصحيح العناصر التي تم وضع علامة عليها.

كيفية إنشاء ملف PDF المكتمل

عند تقديم نموذج ضريبي، تنشئ TrekMail نسخة مكتملة من ملف PDF الرسمي الصادر عن IRS باستخدام المعلومات التي أدخلتها. يراجع فريق الامتثال ذلك المستند. ويتضمن سجل التوقيع الإلكتروني الذي يوثق التوقيع والموافقة. هذا السجل منفصل عن نموذج IRS.

تقصر TrekMail الوصول إلى المستند المقدم عليك وعلى فريق الامتثال.

الخصوصية والأمان

تطبق TrekMail إجراءات حماية مصممة لقصر المعلومات الضريبية على الأنظمة والموظفين ومقدمي الخدمات المصرح لهم الذين يحتاجون إليها لأغراض المراجعة أو التخزين أو الدفع أو المحاسبة أو الأمان أو الامتثال القانوني. صممت الخدمات بحيث لا تعيد قيم TIN الكاملة (SSN أو EIN) في استجابات المتصفح العادية بعد التقديم. قد يتم أيضا الإفصاح عن المعلومات الضريبية عندما يقتضي القانون ذلك أو للسلطات ومقدمي الخدمات المشاركين في الإبلاغ القانوني ومعالجة الدفعات.

هل أحتاج إلى إعادة التقديم كل عام؟

ليس تلقائيا. يظل ملفك الضريبي المعتمد محفوظا. ومع ذلك، تتمتع نماذج W-8BEN بفترة صلاحية بموجب قواعد IRS (عادة ثلاثة أعوام تقويمية بعد عام التوقيع). إذا انتهت صلاحية نموذج W-8BEN الخاص بك أو تغيرت معلوماتك (على سبيل المثال، إذا غيرت نوع كيانك أو رقم تعريفك الضريبي)، فستحتاج إلى إعادة تقديم نموذج محدث قبل أن يمكن معالجة دفعتك التالية.

لا تنتهي صلاحية نماذج W-9 بموجب قواعد IRS، ولكن ينبغي تقديم نموذج W-9 محدث إذا تغير اسمك أو عنوانك أو رقم TIN الخاص بك.

الأسئلة الشائعة

هل ما زال بإمكاني تحميل نموذج ورقي؟ المسار القياسي هو النموذج الإلكتروني المضمن، الذي يعرض ملف PDF الرسمي الصادر عن IRS مباشرة في متصفحك. إذا كان لديك سبب محدد يمنعك من إكمال النموذج الإلكتروني (على سبيل المثال، متصفحك لا يدعم عرض ملفات PDF)، فتواصل مع الدعم.

هل أحتاج إلى طباعة أي شيء أو إرساله بالبريد؟ لا. يكفي النموذج الإلكتروني المقدم من خلال لوحة المعلومات لأغراض الامتثال الضريبي. التوقيعات الإلكترونية صالحة قانونيا بموجب E-SIGN Act (للشركاء التابعين في الولايات المتحدة) والمعايير الدولية المكافئة.

ملف PDF لا يتم تحميله. ماذا أفعل؟ يتطلب النموذج متصفحا حديثا مع تمكين JavaScript. إذا ظهرت رسالة "Failed to load the PDF form"، فحاول تحديث الصفحة. إذا استمرت المشكلة، فجرب متصفحا آخر (Chrome أو Firefox أو Edge أو Safari). تواصل مع الدعم إذا تواصلت المشكلة.

حددت نوع النموذج الخطأ. هل يمكنني تغييره؟ يمكنك إعادة التقديم باستخدام نوع النموذج الصحيح. ارجع إلى علامة التبويب الدفعات، وحدد التصنيف الصحيح، وانقر على تعبئة النموذج. سيحل تقديمك الجديد محل التقديم السابق.

لماذا يتم رفض EIN أو SSN الخاص بي؟ يجب إدخال أرقام SSN بالتنسيق 000-00-0000 (9 أرقام مع واصلات). ويجب إدخال أرقام EIN بالتنسيق 00-0000000. تأكد من عدم استخدام مسافات أو أحرف أخرى.

لا يصدر بلدي أرقام تعريف ضريبي. ماذا أدخل؟ في نموذج W-8BEN، حدد مربع الاختيار "FTIN not legally required" بجانب حقل TIN الأجنبي واترك حقل TIN فارغا. وفي نموذج W-8BEN-E، اترك حقل TIN الأجنبي فارغا. سيتحقق المراجع من الأهلية أثناء عملية المراجعة.

ملاحظة: لا تقدم TrekMail مشورة ضريبية. إذا لم تكن متأكدا من كيفية تأثير دخل الشراكة التابع من شركة أمريكية في التزاماتك الضريبية، فاستشر مختصا ضريبيا مؤهلا في بلدك.