Configuracion de tu perfil fiscal de afiliado

Descripcion general

Se requiere un perfil fiscal antes de poder procesar tu primer pago. Esto se aplica tanto a los afiliados de Estados Unidos como a los internacionales. Puedes promocionar TrekMail y acumular comisiones sin un perfil fiscal, pero los pagos se retendran hasta que hayas enviado tu informacion fiscal y esta haya sido aprobada.

Los perfiles fiscales se revisan manualmente. No se garantiza ningun plazo de revision concreto, por lo que debes enviar la documentacion solicitada antes de necesitar un pago.

Por que se requiere un perfil fiscal

TrekMail debe recopilar informacion fiscal de los afiliados que reciben pagos. Este es un requisito de cumplimiento normativo estandar. La informacion que proporcionas permite que TrekMail declare correctamente los pagos de afiliados a las autoridades correspondientes y garantiza que tus pagos puedan procesarse sin demoras.

Que formulario necesitas?

Si no sabes que formulario corresponde a tu situacion, consulta a un profesional fiscal de tu pais.

Como enviar tu perfil fiscal

1. Abre la seccion Afiliados y haz clic en la pestana Pagos.
2. Desplazate hasta la seccion Perfil fiscal.
3. Selecciona tu clasificacion:
   • Persona / empresa estadounidense: abre el formulario W-9
   • Persona internacional: abre el formulario W-8BEN
   • Entidad internacional: abre el formulario W-8BEN-E
4. Haz clic en Rellenar formulario para abrir el formulario electronico.
5. El formulario PDF oficial del IRS se carga directamente en tu navegador. Completa los campos en el propio PDF. Son campos interactivos reales del documento del IRS, no un formulario HTML independiente.
6. La fecha de hoy se completa automaticamente en el campo Date (formato MM/DD/YYYY).
7. Escribe tu nombre legal completo en el campo Signature. Al enviarlo junto con la certificacion, manifiestas que ese nombre escrito actue como tu firma electronica en la medida permitida por la legislacion aplicable.
8. Marca la casilla de certificacion situada debajo del PDF para confirmar tu declaracion bajo pena de perjurio.
9. Haz clic en Enviar para enviar tu informacion fiscal a revision.

Los campos obligatorios se validan antes del envio. Si falta informacion obligatoria, veras un mensaje de error que indica que campos debes completar.

El estado de tu perfil fiscal aparecera como Pendiente de revision hasta que se procese.

W-9: afiliados de EE. UU.

El W-9 corresponde si eres ciudadano o residente de EE. UU., independientemente de donde te encuentres actualmente. El formulario se muestra como un PDF interactivo real del IRS (pagina 1) directamente en tu navegador. Necesitaras:

• Tu nombre legal (Line 1), obligatorio
• Nombre comercial o de la entidad no considerada separada, si corresponde (Line 2)
• Clasificacion fiscal federal: persona/empresario individual, C corp, S corp, sociedad, fideicomiso, patrimonio, LLC u otra (Line 3), obligatorio (selecciona las casillas del PDF)
• Casilla de socios extranjeros (Line 3b), marcala si tienes socios, propietarios o beneficiarios extranjeros
• Codigos de exencion, si corresponden (Line 4; la mayoria de las personas lo dejan en blanco)
• Tu direccion postal (Line 5), obligatorio
• Ciudad, estado y codigo ZIP (Line 6), obligatorio (formato: City, State ZIP)
• Nombre y direccion del solicitante, si corresponde (columna derecha)
• Numeros de cuenta, si corresponden (Line 7)
• Tu numero de identificacion del contribuyente (TIN), se requiere al menos uno:
  • Social Security Number (SSN) para personas (formato: 000-00-0000)
  • Employer Identification Number (EIN) para empresas (formato: 00-0000000)
• Tu firma (nombre escrito), obligatorio. La fecha se completa automaticamente.

Declarantes LLC: si seleccionas LLC como clasificacion, tambien debes especificar su tratamiento fiscal: C corporation, S corporation o partnership.

Otra clasificacion: si seleccionas "Other", se requiere un campo de descripcion.

W-8BEN: afiliados internacionales (personas)

El W-8BEN corresponde si eres una persona no estadounidense. El formulario se muestra como un PDF interactivo real del IRS (pagina 1) directamente en tu navegador. Necesitaras:

• Tu nombre legal (Line 1), obligatorio
• Pais de ciudadania (Line 2), obligatorio
• Direccion de residencia permanente (Line 3), obligatorio
• Ciudad o localidad, estado o provincia y codigo postal (Line 4), obligatorio
• Pais (Line 4), obligatorio
• Direccion postal si es distinta de la residencia permanente (Line 5, opcional)
• Numero de identificacion fiscal estadounidense (ITIN o SSN), si tienes uno (Line 6a)
• Numero de identificacion fiscal extranjero (no estadounidense), si tu pais emite uno (Line 6b). Si tu pais no emite TIN, marca la casilla "FTIN not legally required".
• Numeros de referencia, si corresponden (Line 7)
• Fecha de nacimiento en formato MM/DD/YYYY (Line 8)
• Si solicitas un beneficio de un convenio fiscal (Part II, opcional): pais del convenio, articulo/parrafo, tasa de retencion, tipo de ingreso, condiciones y explicacion
• Tu firma (nombre escrito), obligatorio. La fecha se completa automaticamente. El campo de capacidad es opcional (para agentes que firmen en nombre del beneficiario efectivo).

W-8BEN-E: afiliados internacionales (entidades)

Si operas como empresa, sociedad, fideicomiso u otra entidad no estadounidense, utiliza el formulario W-8BEN-E. El formulario se muestra como un PDF interactivo real del IRS (paginas 1, 2 y 8) directamente en tu navegador. Necesitaras:

• Nombre legal de la organizacion (Line 1), obligatorio
• Pais de constitucion u organizacion (Line 2), obligatorio
• Nombre de la entidad no considerada separada, si corresponde (Line 3)
• Estado del Chapter 3 (retencion), obligatorio (selecciona las casillas del PDF): Corporation, Disregarded Entity, Partnership, Simple Trust, Grantor Trust, Complex Trust, Estate, Government, Central Bank of Issue, Tax-Exempt Organization, Private Foundation, International Organization u Other
• Estado del Chapter 4 (FATCA), seleccionalo mediante las casillas nativas del PDF si corresponde
• Direccion de residencia permanente (Line 6), obligatorio
• Ciudad o localidad, estado o provincia y codigo postal (Line 6), obligatorio
• Pais (Line 6), obligatorio
• Direccion postal si es distinta (Line 7, opcional)
• Numero de identificacion fiscal estadounidense / EIN (Line 8, pagina 2)
• GIIN (Global Intermediary Identification Number), si corresponde (Line 9a, pagina 2)
• Numero de identificacion fiscal extranjero (no estadounidense) (Line 9b, pagina 2)
• Numeros de referencia (Line 10, pagina 2)
• Firma (nombre escrito), obligatorio (pagina 8, seccion Certification)
• Capacidad/cargo con el que actuas, obligatorio (pagina 8). La fecha se completa automaticamente.

Que ocurre despues del envio

Tu perfil fiscal se revisa manualmente. Recibiras un aviso cuando se apruebe o si se necesitan cambios; no se garantiza ningun plazo de revision concreto.

Mientras el formulario este pendiente de revision o despues de su aprobacion, puedes ver o descargar el PDF enviado desde la pestana Pagos. Busca los enlaces "Ver formulario enviado" y "Descargar PDF".

Significado de los estados

Reenvio despues de una solicitud de cambios

Si devuelven tu perfil fiscal para corregirlo, recibiras un correo que explica que debes modificar. Vuelve a la pestana Pagos, haz clic otra vez en Rellenar formulario y vuelve a introducir tu informacion. Tus respuestas anteriores apareceran completadas, por lo que solo tendras que corregir los elementos indicados.

Como se genera el PDF completado

Cuando envias un formulario fiscal, TrekMail genera una version completada del PDF oficial del IRS con la informacion introducida. El equipo de cumplimiento revisa ese documento. Incluye un Registro de firma electronica que documenta la firma y el consentimiento. Este registro es independiente del formulario del IRS.

TrekMail limita el acceso al documento enviado a ti y al equipo de cumplimiento.

Privacidad y seguridad

TrekMail aplica medidas disenadas para restringir la informacion fiscal a los sistemas, el personal y los proveedores de servicios autorizados que la necesitan para revision, almacenamiento, pagos, contabilidad, seguridad o cumplimiento legal. Los Servicios estan disenados para no devolver valores TIN completos (SSN o EIN) en respuestas ordinarias del navegador despues del envio. La informacion fiscal tambien puede divulgarse cuando lo exija la ley o a las autoridades y proveedores que intervengan en procesos legales de declaracion y pago.

Debo volver a enviarlo cada ano?

No automaticamente. Tu perfil fiscal aprobado permanece archivado. Sin embargo, los formularios W-8BEN tienen un periodo de validez conforme a las normas del IRS (normalmente tres anos naturales despues del ano de la firma). Si tu W-8BEN vence o cambia tu informacion (por ejemplo, cambias el tipo de entidad o el numero de identificacion fiscal), deberas enviar un formulario actualizado antes de poder procesar tu siguiente pago.

Los formularios W-9 no vencen conforme a las normas del IRS, pero debes enviar uno actualizado si cambia tu nombre, direccion o TIN.

Preguntas frecuentes

Puedo seguir subiendo un formulario en papel? La via estandar es el formulario electronico integrado, que muestra el PDF oficial del IRS directamente en tu navegador. Si por algun motivo concreto no puedes completar el formulario electronico (por ejemplo, tu navegador no admite la representacion de PDF), contacta con soporte.

Tengo que imprimir o enviar algo por correo? No. El formulario electronico enviado mediante el panel es suficiente a efectos de cumplimiento fiscal. Las firmas electronicas son legalmente validas conforme a la E-SIGN Act (para afiliados de EE. UU.) y normas internacionales equivalentes.

El PDF no se carga. Que debo hacer? El formulario requiere un navegador moderno con JavaScript habilitado. Si ves el mensaje "Failed to load the PDF form", prueba a actualizar la pagina. Si el problema persiste, utiliza otro navegador (Chrome, Firefox, Edge o Safari). Contacta con soporte si continua.

He seleccionado el tipo de formulario equivocado. Puedo cambiarlo? Puedes volver a enviarlo con el tipo correcto. Regresa a la pestana Pagos, selecciona la clasificacion correcta y haz clic en Rellenar formulario. Tu envio anterior sera sustituido.

Por que rechaza mi EIN o SSN? Los SSN deben introducirse en el formato 000-00-0000 (9 digitos con guiones). Los EIN deben usar el formato 00-0000000. Asegurate de no utilizar espacios ni otros caracteres.

Mi pais no emite numeros de identificacion fiscal. Que introduzco? En el formulario W-8BEN, marca la casilla "FTIN not legally required" situada junto al campo TIN extranjero y deja el campo TIN en blanco. En el formulario W-8BEN-E, deja en blanco el campo TIN extranjero. El revisor verificara que cumples los requisitos durante la revision.

Nota: TrekMail no ofrece asesoramiento fiscal. Si no sabes como afectan a tus obligaciones fiscales los ingresos de afiliado procedentes de una empresa estadounidense, consulta a un profesional fiscal cualificado de tu pais.

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