Como configurar seu perfil fiscal de afiliado

Visao geral

Um perfil fiscal e obrigatorio antes que seu primeiro pagamento possa ser processado. Isso se aplica a afiliados nos Estados Unidos e em outros paises. Voce pode promover a TrekMail e acumular comissoes sem um perfil fiscal, mas os pagamentos ficam retidos ate que suas informacoes fiscais sejam enviadas e aprovadas.

Os perfis fiscais sao analisados manualmente. Nenhum prazo especifico de analise e garantido, portanto envie a documentacao solicitada antes de precisar de um pagamento.

Por que um perfil fiscal e obrigatorio

A TrekMail e obrigada a coletar informacoes fiscais dos afiliados que recebem pagamentos. Esse e um requisito padrao de conformidade. As informacoes fornecidas permitem que a TrekMail declare corretamente os pagamentos de afiliados as autoridades competentes e garantem que seus pagamentos possam ser processados sem atrasos.

Qual formulario voce precisa?

Formulario	Quem deve usa-lo
W-9	Cidadaos e residentes dos EUA (pessoas fisicas e empresas)
W-8BEN	Pessoas fisicas nao americanas que recebem renda de uma fonte dos EUA
W-8BEN-E	Entidades nao americanas (empresas, sociedades) que recebem renda de uma fonte dos EUA

Se nao tiver certeza sobre qual formulario se aplica a sua situacao, consulte um profissional tributario em seu pais.

Como enviar seu perfil fiscal

Abra a secao Afiliados e clique na guia Pagamentos.
Role ate a secao Perfil fiscal.
Selecione sua classificacao:
- Pessoa fisica / empresa dos EUA: abre o formulario W-9
- Pessoa fisica internacional: abre o formulario W-8BEN
- Entidade internacional: abre o formulario W-8BEN-E
Clique em Preencher formulario para abrir o formulario eletronico.
O formulario PDF oficial do IRS e carregado diretamente no seu navegador. Preencha os campos no proprio PDF. Esses sao campos interativos reais no documento oficial do IRS, e nao um formulario HTML separado.
A data de hoje e preenchida automaticamente no campo Date (formato MM/DD/YYYY).
Digite seu nome legal completo no campo Signature. Ao envia-lo junto com a certificacao, voce manifesta a intencao de que o nome digitado funcione como sua assinatura eletronica na medida permitida pela legislacao aplicavel.
Marque a caixa de certificacao abaixo do PDF para confirmar sua declaracao sob pena de perjurio.
Clique em Enviar para encaminhar suas informacoes fiscais para analise.

Os campos obrigatorios sao validados antes do envio. Se alguma informacao obrigatoria estiver ausente, voce vera uma mensagem de erro indicando quais campos precisam ser preenchidos.

O status do seu perfil fiscal aparecera como Analise pendente ate que ele seja processado.

W-9: afiliados dos EUA

O W-9 se aplica se voce for cidadao ou residente dos EUA, independentemente de onde esteja atualmente. O formulario e exibido como um PDF interativo real do IRS (pagina 1) diretamente no seu navegador. Voce precisara de:

Seu nome legal (Line 1), obrigatorio
Nome comercial ou nome da entidade desconsiderada, se houver (Line 2)
Classificacao tributaria federal: individual/sole proprietor, C corp, S corp, partnership, trust, estate, LLC ou other (Line 3), obrigatorio (selecione pelas caixas no PDF)
Caixa de socios estrangeiros (Line 3b), marque se voce tiver socios, proprietarios ou beneficiarios estrangeiros
Codigos de isencao, se aplicavel (Line 4, a maioria das pessoas fisicas deixa em branco)
Seu endereco postal (Line 5), obrigatorio
Cidade, estado e codigo ZIP (Line 6), obrigatorio (formato: City, State ZIP)
Nome e endereco do solicitante, se aplicavel (coluna direita)
Numeros de conta, se aplicavel (Line 7)
Seu numero de identificacao de contribuinte (TIN), pelo menos um e obrigatorio:
- Social Security Number (SSN) para pessoas fisicas (formato: 000-00-0000)
- Employer Identification Number (EIN) para empresas (formato: 00-0000000)
Sua assinatura (nome digitado), obrigatorio. A data e preenchida automaticamente.

Declarantes LLC: se voce selecionar LLC como classificacao, tambem devera especificar o tratamento fiscal da LLC: C corporation, S corporation ou partnership.

Outra classificacao: se voce selecionar "Other", sera obrigatorio preencher um campo de descricao.

W-8BEN: afiliados internacionais (pessoas fisicas)

O W-8BEN se aplica se voce for uma pessoa fisica nao americana. O formulario e exibido como um PDF interativo real do IRS (pagina 1) diretamente no seu navegador. Voce precisara de:

Seu nome legal (Line 1), obrigatorio
Pais de cidadania (Line 2), obrigatorio
Endereco de residencia permanente (Line 3), obrigatorio
Cidade ou municipio, estado ou provincia e codigo postal (Line 4), obrigatorio
Pais (Line 4), obrigatorio
Endereco postal se for diferente do endereco de residencia permanente (Line 5, opcional)
Numero de identificacao de contribuinte dos EUA (ITIN ou SSN), se voce tiver um (Line 6a)
Numero de identificacao fiscal estrangeiro (nao americano), se seu pais emitir um (Line 6b). Se seu pais nao emitir TINs, marque a caixa "FTIN not legally required".
Numeros de referencia, se aplicavel (Line 7)
Data de nascimento no formato MM/DD/YYYY (Line 8)
Se estiver solicitando beneficio de tratado tributario (Part II, opcional): pais do tratado, artigo/paragrafo, aliquota de retencao, tipo de renda, condicoes e explicacao
Sua assinatura (nome digitado), obrigatorio. A data e preenchida automaticamente. O campo de capacidade e opcional (para representantes que assinam em nome do beneficiario efetivo).

W-8BEN-E: afiliados internacionais (entidades)

Se voce atua como uma empresa, sociedade, trust ou outra entidade nao americana, use o formulario W-8BEN-E. O formulario e exibido como um PDF interativo real do IRS (paginas 1, 2 e 8) diretamente no seu navegador. Voce precisara de:

Nome legal da organizacao (Line 1), obrigatorio
Pais de constituicao ou organizacao (Line 2), obrigatorio
Nome da entidade desconsiderada, se aplicavel (Line 3)
Status do Chapter 3 (retencao), obrigatorio (selecione pelas caixas no PDF): Corporation, Disregarded Entity, Partnership, Simple Trust, Grantor Trust, Complex Trust, Estate, Government, Central Bank of Issue, Tax-Exempt Organization, Private Foundation, International Organization ou Other
Status do Chapter 4 (FATCA), selecione pelas caixas nativas no PDF, se aplicavel
Endereco de residencia permanente (Line 6), obrigatorio
Cidade ou municipio, estado ou provincia e codigo postal (Line 6), obrigatorio
Pais (Line 6), obrigatorio
Endereco postal se for diferente (Line 7, opcional)
Numero de identificacao de contribuinte dos EUA / EIN (Line 8, pagina 2)
GIIN (Global Intermediary Identification Number), se aplicavel (Line 9a, pagina 2)
Numero de identificacao fiscal estrangeiro (nao americano) (Line 9b, pagina 2)
Numeros de referencia (Line 10, pagina 2)
Assinatura (nome digitado), obrigatorio (pagina 8, secao Certification)
Capacidade/cargo em que atua, obrigatorio (pagina 8). A data e preenchida automaticamente.

O que acontece depois do envio

Seu perfil fiscal e analisado manualmente. Voce recebera uma notificacao quando ele for aprovado ou se forem necessarias alteracoes. Nenhum prazo especifico de analise e garantido.

Enquanto seu formulario estiver com a analise pendente ou depois de aprovado, voce podera visualizar ou baixar o PDF enviado pela guia Pagamentos. Procure os links "Visualizar formulario enviado" e "Baixar PDF".

Significado dos status

Status	O que significa
Analise pendente	Seu envio foi recebido e aguarda analise. Voce pode visualizar o formulario enviado enquanto espera.
Aprovado	Suas informacoes fiscais foram verificadas. Os pagamentos podem ser processados. O formulario de solicitacao de pagamento fica disponivel na guia Pagamentos.
Alteracoes solicitadas	Um analista identificou um problema. Consulte seu e-mail para ver os detalhes e reenvie o formulario com as correcoes.

Reenvio depois de uma solicitacao de alteracoes

Se seu perfil fiscal for devolvido para correcoes, voce recebera um e-mail explicando o que precisa ser corrigido. Volte a guia Pagamentos, clique novamente em Preencher formulario e insira suas informacoes outra vez. Suas respostas anteriores estarao pre-preenchidas, portanto voce so precisara corrigir os itens indicados.

Como o PDF preenchido e gerado

Quando voce envia um formulario fiscal, a TrekMail gera uma versao preenchida do PDF oficial do IRS com as informacoes inseridas. A equipe de conformidade analisa esse documento. Ele inclui um Registro de assinatura eletronica que documenta a assinatura e o consentimento. Esse registro e separado do formulario do IRS.

A TrekMail limita o acesso ao documento enviado a voce e a equipe de conformidade.

Privacidade e seguranca

A TrekMail aplica medidas de protecao destinadas a restringir as informacoes fiscais a sistemas, profissionais e prestadores de servicos autorizados que precisam delas para analise, armazenamento, pagamento, contabilidade, seguranca ou conformidade legal. Os Servicos sao projetados para nao retornar valores completos de TIN (SSN ou EIN) em respostas comuns do navegador depois do envio. As informacoes fiscais tambem podem ser divulgadas quando exigido por lei ou as autoridades e aos prestadores envolvidos em declaracoes e processamento de pagamentos legitimos.

Preciso reenviar todos os anos?

Nao automaticamente. Seu perfil fiscal aprovado permanece arquivado. No entanto, os formularios W-8BEN tem um periodo de validade segundo as regras do IRS (normalmente tres anos-calendario depois do ano da assinatura). Se seu W-8BEN expirar ou suas informacoes mudarem (por exemplo, se voce alterar o tipo de entidade ou o numero de identificacao fiscal), sera necessario reenviar um formulario atualizado antes que seu proximo pagamento possa ser processado.

Os formularios W-9 nao expiram segundo as regras do IRS, mas voce deve enviar um W-9 atualizado se seu nome, endereco ou TIN mudar.

Perguntas frequentes

Ainda posso enviar um formulario em papel? O procedimento padrao e o formulario eletronico incorporado, que exibe o PDF oficial do IRS diretamente no navegador. Se houver um motivo especifico pelo qual voce nao consegue preencher o formulario eletronico (por exemplo, seu navegador nao oferece suporte a exibicao de PDF), entre em contato com o suporte.

Preciso imprimir ou enviar algo pelo correio? Nao. O formulario eletronico enviado pelo painel e suficiente para fins de conformidade tributaria. As assinaturas eletronicas sao juridicamente validas segundo a E-SIGN Act (para afiliados dos EUA) e normas internacionais equivalentes.

O PDF nao esta carregando. O que devo fazer? O formulario exige um navegador moderno com JavaScript ativado. Se voce vir a mensagem "Failed to load the PDF form", tente atualizar a pagina. Se o problema continuar, experimente outro navegador (Chrome, Firefox, Edge ou Safari). Entre em contato com o suporte se o problema persistir.

Selecionei o tipo de formulario errado. Posso altera-lo? Voce pode reenviar com o tipo correto de formulario. Volte a guia Pagamentos, selecione a classificacao correta e clique em Preencher formulario. Seu envio anterior sera substituido.

Por que meu EIN ou SSN esta sendo rejeitado? Os SSNs devem ser inseridos no formato 000-00-0000 (9 digitos com hifens). Os EINs devem estar no formato 00-0000000. Verifique se voce nao esta usando espacos ou outros caracteres.

Meu pais nao emite numeros de identificacao fiscal. O que devo inserir? No formulario W-8BEN, marque a caixa "FTIN not legally required" ao lado do campo de TIN estrangeiro e deixe o campo TIN em branco. No formulario W-8BEN-E, deixe o campo de TIN estrangeiro em branco. O analista verificara a elegibilidade durante o processo de analise.

Observacao: a TrekMail nao fornece consultoria tributaria. Se voce nao tiver certeza de como a renda de afiliado de uma empresa dos EUA afeta suas obrigacoes tributarias, consulte um profissional tributario qualificado em seu pais.