Ein Kunde, der regelmäßig einstellt, braucht nicht für jedes neue Postfach das Passwort des Agenturinhabers. Geben Sie der zuständigen Person einen eigenen Dashboard-Zugang mit den nötigen Domains. Die Übergabe ist gelungen, wenn sie die vereinbarte Aufgabe versteht und weiß, wann sie Sie fragen muss.
Vor der Einladung eine Aufgabe vereinbaren
Nehmen Sie das Anlegen eines Mitarbeiters als Beispiel. Halten Sie erlaubte Domain, Freigabe der Adresse und Vorgehen bei einem Tariflimit fest. Lassen Sie den eingeladenen Benutzer den Ablauf durchgehen und prüfen Sie, dass die Domain eines anderen Kunden außerhalb seines Zugriffs liegt. Branding gestaltet die Oberfläche; Rolle und Domainzuordnung bestimmen die Rechte. Trennen Sie Verwaltungsanleitung und persönlichen Mailzugang. Entziehen Sie Verwaltungsrechte, wenn die Zuständigkeit wechselt.
Klären Sie, wer einen Verwaltungszugang braucht
Eine Agentur betreut beispielsweise die E-Mail eines Shops und einer Kanzlei. Der Shopinhaber möchte selbst Mitarbeitende hinzufügen. Die Kanzlei möchte nur Nachrichten empfangen und beauftragt die Agentur mit Änderungen.
Der erste Kunde braucht Zugriff auf seine Domainverwaltung. Ein normaler Mailnutzer braucht dagegen Zugang zu seinem Postfach. Das sind verschiedene Konten und Aufgaben. Eine Einladung in die Verwaltung erstellt nicht automatisch ein Postfach und erlaubt nicht das Lesen beliebiger Nachrichten.
Fragen Sie vor der Einladung nach der konkreten Aufgabe: Adressen erstellen, Mitarbeitende betreuen, Einstellungen ansehen oder nur eigene E-Mails lesen? Eine klare Beschreibung hilft, die passende Rolle ohne unnötige Rechte zu wählen.
Weisen Sie Rolle und Domains gezielt zu
Beginnen Sie mit der Domainliste des Kunden. Für den Shop kann das shop.example sein, für die Kanzlei law.example. Hat der Shop eine zweite Marke, nehmen Sie deren Domain bewusst in seine Liste auf.
TrekMail bietet unter anderem Kundenrollen, Domainadministration und Postfachverwaltung. Wählen Sie die Rolle nach den Aufgaben der eingeladenen Person und prüfen Sie die erlaubten Aktionen. Bei kunden- und domainbezogenen Rollen müssen die Domains ausdrücklich zugewiesen werden.
Geben Sie nicht gleich umfassende Rechte, nur weil eine zusätzliche Aktion benötigt wird. Prüfen Sie zuerst, ob sie im vorgesehenen Bereich erlaubt werden kann. Die Beschreibung der Kundenoberfläche unterscheidet Verwaltungsanmeldung, Webmail und rollenabhängige Aktionen.
Prüfen Sie den Zugang aus Kundensicht
Melden Sie sich vor der Übergabe als eingeladener Nutzer an. Öffnen Sie Domainliste, Postfächer und Einstellungen. Testen Sie die Aufgaben, für die der Zugang gedacht ist.
Beim Shopinhaber kann das ein Testmitarbeiter mit eigenem Postfach sein. Bei einer Leseberechtigung genügt die Kontrolle der erlaubten Informationen. Fehlt eine erwartete Schaltfläche, prüfen Sie zuerst Rolle und Domainzuweisung, bevor Sie das ganze Konto freigeben.
Kontrollieren Sie auch die Grenzen: Die Kanzleidomain darf nicht in der Arbeitsliste des Shops erscheinen. Kontoverträge und die Verwaltung fremder Kunden gehören nicht zur Aufgabe eines Administrators einer einzelnen Kundendomain.
Schicken Sie anschließend den richtigen Link. Die Administration braucht die Verwaltungsadresse, ein Postfachnutzer das Webmail. Benennen Sie die Links etwa mit „Firmen-E-Mail verwalten“ und „Nachrichten lesen“. So sucht der Kunde sein Postfach nicht in der Verwaltungsoberfläche.
Vereinbaren Sie Betreuung und Änderungen
Ein eigener Zugang reduziert wiederkehrende Anfragen, ersetzt aber keine Supportvereinbarung. Halten Sie fest, was der Kunde selbst ändert und womit er sich an die Agentur wendet. Er kann etwa Mitarbeitende hinzufügen, einen Domain- oder Anbieterwechsel aber mit Ihnen abstimmen.
White Label behält eine gemeinsame Abrechnungsbeziehung zwischen Agenturkonto und TrekMail bei. Die Rechnungen für Ihre Kunden organisieren Sie in Ihrem eigenen Geschäftssystem. Möglichkeiten und Grenzen der Gestaltung stehen im White-Label-Überblick.
Wechselt die verantwortliche Person beim Kunden, prüfen Sie Einladungen und zugewiesene Domains neu. Ein früherer Mitarbeiter sollte nicht allein wegen seiner Beteiligung am Start weiterhin die E-Mail verwalten. Eine kurze Liste von Domaininhabern, aktuellen Administratoren und Supportkontakten erleichtert den Wechsel ohne Weitergabe fremder Passwörter.
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