Wer E-Mail für mehr als einige wenige Domains verwaltet, führt früher oder später eine Tabelle. Darin steht, welche Domain bei welchem Anbieter liegt, welche Nameserver sie verwendet, über wessen Karte sie bezahlt wird, wann die DNS-Einträge zuletzt geprüft wurden und wer der Ansprechpartner ist. Vierzig Domains in einem Konto machen diese Tabelle überflüssig, weil die Plattform selbst alle Antworten enthält.
Dieser Beitrag erklärt, was sich bei dieser Größenordnung tatsächlich ändert, welche Abläufe nicht mehr für jede Domain einzeln erledigt werden müssen und wann eine Zusammenführung die falsche Entscheidung ist.
Wie die Verwaltung bei vierzig Domains ausufert
Beim Erreichen von vierzig Domains bricht nichts plötzlich zusammen, unabhängig davon, ob sie in einem Konto liegen. Die einzelnen Aufgaben je Domain, die bei drei Domains nebensächlich waren, werden jedoch selbst zur eigentlichen Arbeit.
DNS-Prüfungen sind das deutlichste Beispiel. Die korrekten Einträge einer Domain zu bestätigen dauert eine Minute. Bei vierzig Domains nimmt es fast einen ganzen Vormittag in Anspruch. Deshalb wird die Prüfung nur selten ausgeführt, und ein fehlerhafter Eintrag kann monatelang unbemerkt bleiben, bis jemand fehlende Nachrichten meldet.
Dasselbe gilt für alle anderen Vorgänge auf Domainebene: ein Postfach hinzufügen, den Speicher prüfen, die Verlängerung eines Zertifikats bestätigen oder eine Änderung des Versandwegs bemerken. Keine dieser Aufgaben ist schwierig. Jede muss jedoch vierzigmal erledigt werden.
Sind vierzig Domains auf mehrere Anbieter verteilt, gibt es außerdem keinen zentralen Überblick. Deshalb entsteht die Tabelle. Sie ist ein manuell gepflegter Index für Informationen, die den einzelnen Systemen bekannt sind, aber nirgendwo gemeinsam angezeigt werden.
Welche Vorgänge sich gemeinsam erledigen lassen
Mit vierzig Domains in einem Konto werden einige Abläufe gemeinsam statt wiederholt ausgeführt. Genau dort gewinnen Sie Zeit zurück.
DNS-Einträge werden angewendet statt nur beschrieben. Werden Domains über Cloudflare verwaltet, können die Einträge direkt über dessen API geschrieben werden. Niemand muss eine Liste von Hand übertragen. Dadurch entfallen sowohl die Eingabe als auch Übertragungsfehler, die gewöhnlich dazu führen, dass eine Domain nur teilweise funktioniert.
Domains gesammelt hinzufügen. Vierzig Domains werden in einem Vorgang statt in vierzig Einzelschritten hinzugefügt. Dasselbe gilt für die Bereitstellung der zugehörigen Postfächer.
Eine gemeinsame Statusansicht. Sie sehen an einer Stelle, welche Domains ihre Prüfungen bestehen, wo E-Mails fließen und welche Domains ruhig sind. Diese Ansicht übernimmt die Aufgabe der Tabelle, wird aber vom System statt von Ihnen gepflegt.
Eine Rechnung. Das ist nicht der spannendste Vorteil, aber oft der Anlass für den Wechsel. Vierzig kleine Rechnungen von vier Anbietern verursachen ihren eigenen Verwaltungsaufwand.
Welche Grenzen bei dieser Größe zählen
Die Domainlimits der Tarife bestimmen, ob vierzig Domains überhaupt in ein Konto passen:
| Tarif | Domains | Postfächer pro Domain |
|---|---|---|
| Free | 10 | 10 |
| Starter | 50 | 100 |
| Pro | 100 | 300 |
| Agency | 1,000 | 1,000 |
Vierzig Domains finden im Starter-Tarif für $4 pro Monat bequem Platz. Das überrascht viele, die eine Verwaltung mehrerer Domains für eine reine Enterprise-Funktion hielten. Starter enthält allerdings keine Filter. Wenn automatische Sortierung wichtig ist, benötigen Sie Pro statt Starter. Diese Grenze sollten Sie vor der Tarifwahl kennen.
Die andere Einschränkung ist das gemeinsame Speicherkontingent: 15 GB bei Starter, 50 bei Pro und 200 bei Agency. Vierzig Domains mit jeweils wenigen Postfächern kommen damit gut aus. Vierzig Domains mit intensiv genutzten Postfächern tun es nicht.
Für Übersicht sorgen
Vierzig Domains in einem Konto lösen das Werkzeugproblem und schaffen eine organisatorische Aufgabe, denn auch eine einzelne Liste mit vierzig Einträgen ist schwer zu überblicken.
Notizen zu Domains sind wertvoller, als sie zunächst wirken. Eine Zeile darüber, warum eine Domain besteht, wem sie gehört und welchem Zweck sie dient, ist genau die Information, die Sie in achtzehn Monaten benötigen. Sie steht direkt bei der Domain und nicht in einem Dokument, das niemand mehr aktualisiert.
Ein einheitliches Benennungsschema über alle Domains hilft hier ebenso wie überall sonst. Folgen Postfachnamen überall demselben Muster, erkennen Sie an einer Adresse ohne weitere Suche, zu welcher Domain sie gehört und welche Aufgabe sie hat.
Legen Sie außerdem fest, welche Domains tatsächlich aktiv und welche nur geparkt sind. Beide benötigen unterschiedliche Aufmerksamkeit. Für geparkte Domains genügt ein Catch-all, wie unter E-Mail für geparkte Domains beschrieben. Aktive Domains sollten regelmäßig geprüft werden.
Warum sich das Notizfeld bezahlt macht
Bei vierzig Domains lautet die wiederkehrende Frage nicht, wie etwas konfiguriert ist, sondern warum die betreffende Domain überhaupt existiert.
Eine einzeilige Notiz mit Eigentümer, Zweck und Datum der letzten Prüfung beantwortet diese Frage ohne ein separates Dokument, das niemand pflegt. Sie ist die günstigste Dokumentation im gesamten Aufbau und wird dennoch am häufigsten ausgelassen.
Wann eine Zusammenführung falsch ist
In zwei Fällen sind vierzig Domains in einem Konto die falsche Struktur. Beide sollten ernst genommen werden.
Kundendomains, die Sie möglicherweise zurückgeben müssen. Wenn ein Kunde kündigen und seine Domain in ein eigenes Konto mitnehmen könnte, erschwert die Verwaltung in Ihrem Konto die spätere Trennung. Sie ist möglich, wird aber zu einer Migration statt zu einer einfachen Eigentumsübertragung. Darüber sollten Sie vor und nicht während der Trennung nachdenken.
Domains mit wirklich unterschiedlichen Anforderungen. Benötigt eine Domain besondere Compliance-Vorgaben, die für die anderen nicht gelten, etwa eine bestimmte Datenresidenz, Aufbewahrungsfrist oder einen eigenen Versandweg, führt die gemeinsame Verwaltung mit neununddreißig anderen zu einem Problem. Entweder gelten die strengsten Vorgaben faktisch für alle, oder sie werden über eine Ausnahme erfüllt. Ausnahmen geraten in Vergessenheit.
Die meisten Agenturen wählen einen Mittelweg: Sie bündeln alle gewöhnlichen Domains und halten die zwei oder drei tatsächlich besonderen getrennt. Das ist sinnvoller als beide Extreme.
Die Umstellung ohne ein geopfertes Wochenende
Vierzig Domains in einem Konto zusammenzuführen klingt nach einem großen Projekt, besteht aber überwiegend aus Wartezeit.
Niemand sollte versuchen, alles in einer Sitzung zu erledigen, und es gibt auch keinen Grund dafür. Domains lassen sich unabhängig voneinander verschieben. Die Umstellung kann deshalb ohne gegenseitige Abstimmung über mehrere Wochen laufen. Ein Problem bei einer Domain hat keine Auswirkung auf die übrigen.
Pro Domain müssen Sie sie hinzufügen, die DNS-Einträge anwenden und bestehende Postfächer migrieren. Nur der letzte Schritt braucht wirklich Zeit und läuft im Hintergrund. Beginnen Sie mit den ruhigen Domains, um Schwierigkeiten zu vermeiden. Geparkte Namen und Domains mit geringem Datenverkehr eignen sich zuerst, weil ein Fehler dort kaum Folgen hat. Verschieben Sie die am stärksten genutzten Domains erst, wenn Sie den Ablauf sicher beherrschen.
Bis die DNS-Änderungen verbreitet sind, treffen Nachrichten weiterhin beim bisherigen Anbieter ein. Während der Umstellung geht deshalb nichts verloren. Beide Systeme überschneiden sich, statt abrupt umgeschaltet zu werden. Die Übernahme bestehender Nachrichten erklären wir unter E-Mail-Migration. Führen Sie danach einen Abgleich durch, statt aus einem erfolgreichen Kopiervorgang auf Vollständigkeit zu schließen.
