يمكن لمالك واحد إدارة استوديو ومتجر ونشاط تدريبي ضمن حساب TrekMail واحد. لا يعني ذلك أن كل موظف ينبغي أن يرى جميع العلامات. ابدأ بتوزيع واضح للمسؤوليات حتى يبقى معلومًا من يتابع كل صندوق رغم وجود لوحة إدارة مشتركة.
أنشئ سجل وصول لكل علامة
دوّن لكل نطاق مسؤولي الصناديق والمديرين وعنوان الرد ومسار SMTP والمساحة المتوقعة. ثم راجع السجل من منظور موظف المتجر: ما المهام التي يحتاجها، وما موارد الاستوديو والتدريب الواقعة خارج دوره؟ افحص الإدارة وقراءة الرسائل كلًا على حدة. تتشارك النطاقات موارد الحساب؛ اختلاف أسماء العلامات لا ينشئ ميزانيات تخزين أو حسابات فوترة مستقلة.
ميّز بين الحساب والنطاقات والصناديق
يجمع الحساب إدارة الخدمة ومواردها. ويحدد النطاق الجزء الذي يأتي بعد @ في العنوان. أما الصندوق فيحفظ الرسائل ويتيح الوصول إلى مستخدم محدد أو إلى المشاركين في البريد المشترك.
قد يستخدم الاستوديو anna@studio.example وhello@studio.example. ويستخدم المتجر sales@shop.example وorders@shop.example. وجود كلمة sales في عناوين شركتين مختلفتين لا يدمجهما تلقائيا.
ابدأ برسم ثلاثة مستويات: الحساب، ثم النطاقات، ثم الصناديق. اكتب اسم المسؤول عن كل صندوق. ستفيدك هذه القائمة عند الإعداد وعندما يتغير الفريق أو يصبح لأحد المشاريع مسؤول إدارة مستقل.
اربط كل نطاق على حدة
أضف النطاقات إلى TrekMail واحصل على إعدادات DNS لكل منها. هذه السجلات تمكّن الخدمات الأخرى من العثور على الموقع أو البريد الصحيح. وتحدد سجلات MX وجهة الرسائل الواردة.
راجع كل اسم بصورة مستقلة حتى لو اشتريتها كلها من شركة تسجيل واحدة. قد يكون بريد المتجر يعمل لدى مزوّد آخر، بينما لا يملك المشروع التعليمي بريدا بعد. إذا كان النطاق مستخدما، فجهّز العناوين وخطة نسخ الرسائل القديمة قبل تغيير المسار.
يشرح دليل إضافة نطاق الإضافة الفردية والاستيراد الجماعي. يقلل الاستيراد العمل على القوائم، لكن نتيجة فحص DNS تظل خاصة بكل نطاق. جاهزية المشروع الأول لا تعني أن بقية النطاقات جاهزة.
قرر أي العناوين تريد جمعها
يمكن للمالك استقبال استفسارات مشروعين في صندوقه من خلال عناوين إضافية مصرح بها. أما موظف المتجر ومدرّس المشروع التعليمي فعادة يناسبهما صندوقان منفصلان، لأن المهام والمراسلات وسجل العمل تختلف.
إذا كان عدة أشخاص يردون على support@، ففكر في صندوق مشترك بصلاحيات فردية. وإذا كان شخص واحد يستقبل البريد على اسمين للدور نفسه، فقد يكفي اسم مستعار. لا تجمع العناوين لمجرد تقصير القائمة.
وزّع صلاحيات الإدارة حسب المهام أيضا. عيّن لكل شخص النطاقات والدور المناسبين. إدارة النطاق والدخول إلى صندوق بريد عمليتان مختلفتان، لذا اختبرهما كلّا على حدة. وتحتاج إدارة العملاء بعلامتك الخاصة إلى إعداد White Label المناسب.
اضبط الإرسال والموارد المشتركة
حدد كيف سيرسل كل نطاق الرسائل. ينقل SMTP البريد الصادر. في TrekMail، يمكن للنطاق استخدام SMTP المضمّن في Starter أو Pro أو Agency، أو ملف إعداد محفوظ لمزوّد خارجي. ويمكن اختيار إعداد افتراضي للنطاقات الجديدة. يوضح دليل SMTP لكل نطاق التفاصيل.
اختبر اسم المرسل والتوقيع لكل نشاط. ينبغي لمستلم رسالة المتجر أن يرى عنوان المتجر، حتى لو كان المالك يدير عدة مشاريع من واجهة واحدة.
ثم احسب مساحة التخزين الإجمالية. قد يستهلك أرشيف الاستوديو ومرفقاته المساحة المشتركة أسرع من مراسلات المشروع التعليمي. قارن عدد النطاقات والصناديق وحجم الحساب مع شروط الخطة.
