Wenn Sie zwei Unternehmen betreuen, kann eine Antwort mit der falschen Adresse Kunden verwirren, obwohl sie ankommt. Prüfen Sie für jede Marke From-Adresse, Anzeigename, Signatur und Reply-To. Ein gemeinsamer Posteingang wählt den richtigen Absender nicht für Sie aus.
Bereiten Sie pro Marke einen kurzen Austausch vor. Notieren Sie die angeschriebene Adresse und den gewünschten Absender der Antwort. Kontrollieren Sie das Ergebnis in einem externen Postfach.
Trennen Sie Empfang und Antwortrecht
Ein Alias liefert Nachrichten in ein vorhandenes Postfach. Die Absenderadresse bestimmt, in wessen Namen die Antwort versendet wird. Häufig gehören beide zusammen, bei der Einrichtung müssen Sie sie jedoch einzeln prüfen.
Liefert hello@course.example Nachrichten in Annas Postfach, ist der Empfang eingerichtet. Für Antworten mit derselben Adresse braucht sie zusätzlich eine Versandberechtigung und einen aktiven Ausgangsweg der Domain.
Auch ein Domainalias erteilt nicht automatisch das Senderecht. Er kann gleiche Empfängernamen auf eine andere Domain leiten. Einen erlaubten From-Absender einzurichten bleibt eine eigene Aufgabe.
Fügen Sie die benötigten Absender hinzu
Für einen normalen Alias öffnet die Administration das Postfach in TrekMail, geht zu seinen Aliasen und erstellt die Adresse. Soll die Person darüber senden, wird Allow sending from this address aktiviert.
Anschließend öffnet die Person im Webmail die Einstellungen und Sending addresses. Die erlaubte Adresse erscheint in der Absenderauswahl. Dort lassen sich Anzeigename und Signatur ändern. Die Anleitung für Absenderadressen beschreibt den Ablauf.
Verwenden Sie Namen, an denen Empfänger den Absender erkennen. Für den Vertrieb passt etwa der Teamname oder eine Person mit Firmenbezeichnung. Links und Telefonnummern der Signatur müssen zur gewählten Marke gehören.
Achten Sie auf Reply-To, falls dieses Feld verwendet wird. Es gibt an, wohin das Mailprogramm des Empfängers eine Antwort schicken soll. Es darf von From abweichen. Eine versehentlich stehen gebliebene alte Adresse kann den Austausch deshalb in ein anderes Postfach führen.
Prüfen Sie den Ausgangsweg
Die Domain muss aktiv und ihre SMTP-Einstellung funktionsfähig sein. SMTP überträgt ausgehende Nachrichten. TrekMail bietet den integrierten Dienst mit Starter, Pro oder Agency oder ein externes Profil, das für die Domain senden darf.
Die Anmeldedaten eines externen SMTP-Dienstes erlauben nicht jede beliebige Absenderadresse. Der Anbieter kann Domainbestätigung und erlaubte Absender verlangen. Diese Anforderungen gelten auch beim Versand aus TrekMail.
Bleibt der Empfang bei einem anderen Anbieter, ändern Sie ihn nicht allein für einen neuen From-Absender. Dafür gibt es die Anleitung zum Senden mit einer extern gehosteten Domain. Den Versand vorzubereiten verschiebt weder eingehende Nachrichten noch verbindet es automatisch ein fremdes Postfach.
Testen Sie neue Nachrichten und Antworten
Schreiben Sie von der ersten Adresse an ein externes Postfach und wiederholen Sie das mit der zweiten. Prüfen Sie beim Empfänger Adresse, Anzeigename, Signatur und vorgeschlagene Antwortadresse.
Antworten Sie anschließend auf Nachrichten, die an beide Arbeitsadressen gingen. Kontrollieren Sie vor dem Senden „Von“, besonders bei weitergeleiteten Nachrichten oder gemeinsamen Postfächern. Ein Projektname im Betreff legt den Absender nicht fest.
Verschwindet eine Adresse oder funktioniert der Versand nicht mehr, prüfen Sie Aliasberechtigung, Domainstatus und SMTP-Profil. Änderungen können das Senderecht betreffen, obwohl alte E-Mails weiter sichtbar sind. Eine funktionierende Einrichtung braucht sowohl den Empfang als auch einen erlaubten Antwortweg.
Eine Prüfung je Marke festhalten
Gehört eine alte Signatur oder Reply-To-Adresse zur anderen Firma, korrigieren Sie diese Identität und wiederholen den Test. Halten Sie erlaubte Absenderadresse und SMTP-Route fest. So kann ein Kollege die Einrichtung prüfen, ohne den Empfang umzustellen.
Weiterlesen
- Mit einem Postfach unter mehreren Adressen senden
- Eigenes SMTP: Wann sich SES, SendGrid oder Mailgun als Relay eignen
- Drei Marken in einem Mailkonto: Wer darf was sehen?
- Erster Vertriebsmitarbeiter: Reichen E-Mail-Aliasse noch?
- Neue Firmentelefonnummer: E-Mail-Signaturen aktualisieren
- Wie bleiben zwei Marken bei unterschiedlichen SMTP-Anbietern?
