Solange eine Person alle Anfragen beantwortet, können mehrere Aliasse in ihrem Postfach landen. Mit dem ersten Vertriebsmitarbeiter müssen Sie klären, welche Gespräche er lesen darf und wo Antworten für das Team auffindbar bleiben. Geben Sie dem Kollegen zunächst einen eigenen Zugang und anschließend die nötigen Rechte.
Der Inhaber kann Lieferantenpost in seinem eigenen Postfach behalten, während beide sales@ betreuen. Die veröffentlichte Adresse kann bestehen bleiben. Neu geregelt werden müssen die Zuständigkeit, das Antworten und die Vertretung.
Mehrere Adressen für eine Person
In einer kleinen Werkstatt beantwortet Inhaberin Irina zunächst selbst Kundenfragen, Kooperationsanfragen und Rückfragen zu Bestellungen. Ihr Hauptpostfach irina@workshop.example kann auch Nachrichten an info@ und sales@ empfangen.
Ein Alias ergänzt ein vorhandenes Postfach um eine Adresse. Er hat weder ein eigenes Passwort noch einen eigenen Speicherbereich. Die Nachrichten landen im selben Postfach, sodass niemand mehrere Konten prüfen muss.
Das passt, solange tatsächlich eine Person für alle Bereiche zuständig ist. An der Empfängeradresse lassen sich Anfragetypen unterscheiden und bei Bedarf im Postfach organisieren. Die Alias-Anleitung erklärt die Funktionsweise.
Wann die Korrespondenz getrennt werden sollte
Nun kommt ein Vertriebsmitarbeiter hinzu. Irinas Passwort weiterzugeben wäre unpassend: In ihrem Postfach liegen Lieferantenmails, Dokumente und andere Arbeitsgespräche. Der Mitarbeiter braucht einen eigenen Zugang zu seinem Aufgabenbereich.
Vergleichen Sie vier Möglichkeiten:
- Ein Alias liefert Nachrichten in ein bestehendes Postfach. Dessen Nutzer kann sie lesen.
- Ein separates Postfach hat eigene Nachrichten, eine Anmeldung und ein Passwort.
- Ein gemeinsames Postfach speichert Teamkorrespondenz. Beteiligte verwenden persönliche Zugänge und zugewiesene Rechte.
- Eine Weiterleitungsadresse leitet an einen festgelegten Empfänger weiter, ohne eigenen Zugang oder eigenes Archiv.
Betreut nur der Vertriebsmitarbeiter sales@, kann ein separates Postfach passen. Antworten Irina und er gemeinsam, ermöglicht ein gemeinsames Postfach dieselbe Korrespondenz mit individuellen Rechten.
Eine gemeinsame Adresse braucht kein gemeinsames Passwort
In TrekMail melden sich Mitglieder über ihre eigenen Konten an. Die Rechte bestimmen, wer Nachrichten lesen und wer von der gemeinsamen Adresse senden darf. So lässt sich der Zugang einer Person entfernen, ohne allen ein neues gemeinsames Passwort geben zu müssen.
Das gemeinsame Postfach hat ein eigenes Archiv. Bei einfachen Weiterleitungen an persönliche Postfächer können Antworten dagegen verteilt liegen. Entscheiden Sie deshalb, wo das Team den Kundenaustausch verfolgen soll.
Die Anleitung zu gemeinsamen Postfächern beschreibt das Hinzufügen der Mitglieder. Eine Adresse support@ macht E-Mail allerdings noch nicht zum Ticketsystem. Zuständigkeit pro Anfrage, Fristenkontrolle und spezielle Supportberichte müssen Sie gesondert bewerten.
Prüfen Sie die Absenderadresse von Antworten
Empfang auf sales@ allein schließt die Einrichtung nicht ab. Der Kunde soll die Antwort von der vorgesehenen Arbeitsadresse erhalten. In TrekMail können Sie den Versand für einen Alias erlauben und ihn dann im Webmail auswählen.
Prüfen Sie Anzeigename, Signatur und Antwortadresse. Wenn Irina antwortet, kann sie als „Irina, Werkstatt“ auftreten und von sales@workshop.example senden. Passende Namen und Adressen erleichtern die Fortsetzung des Gesprächs. Details stehen in den Absendereinstellungen.
Aliase und gemeinsame Postfächer sind mit Starter, Pro und Agency innerhalb der jeweiligen Grenzen verfügbar. Notieren Sie vor dem Anlegen Zweck, Verantwortung, Beteiligte und Antwortweg. Manchen Adressen genügt ein Alias, andere brauchen ein eigenes Postfach. So bleibt die Struktur auch beim Wachstum verständlich.
Die Übergabe mit einer Anfrage prüfen
Notieren Sie für jede öffentliche Adresse den bisherigen Empfänger, künftige Leser, erlaubte Absender und den Ort des gemeinsamen Verlaufs. Prüfen Sie vor der Umstellung eines vorhandenen Alias die verfügbaren Möglichkeiten. Ein gleichbleibender Adressname verschiebt keine alten Nachrichten.
Lassen Sie den Kollegen eine Testanfrage empfangen, mit der richtigen Adresse antworten und seine Antwort wiederfinden. Prüfen Sie denselben Verlauf mit dem Zugang des Inhabers. Ist die Antwort nur für eine Person sichtbar, entscheiden Sie, ob das gewollt ist. Passen Sie bei einem Rollenwechsel die Rechte an, statt ein Passwort dauerhaft zu teilen.
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