Filtros de e-mail que funcionam mesmo com o notebook fechado

No computador, sua caixa de entrada está organizada. No celular, é uma bagunça. A caixa postal e a conta são as mesmas. A diferença é que os filtros de e-mail responsáveis pela organização ficam no aplicativo do computador, e o celular não sabe que eles existem.

Essa é a característica das regras locais: elas funcionam enquanto o aplicativo está em execução. Feche o notebook na sexta-feira e a classificação para até segunda. Depois, três dias de mensagens são reorganizados de uma vez, às vezes com notificações de e-mails que você já leu no celular anteontem.

Os filtros no servidor são executados na entrega, antes de salvar a mensagem na pasta escolhida. Os dispositivos conectados depois encontram o e-mail já organizado. Isso funciona com Sieve, uma linguagem consolidada e adequada para essa tarefa. As notificações e a exibição das pastas ainda dependem das configurações do aplicativo de e-mail.

O local de execução dos filtros muda o resultado

A diferença nas notificações aparece no dia a dia. Chega uma newsletter, o celular vibra e, quarenta minutos depois, o aplicativo do computador a move para Ler depois. A regra funcionou, mas só após a interrupção que você queria evitar. Um filtro no servidor coloca a mensagem na pasta antes de sincronizar com o celular. Configure separadamente os avisos dessa pasta.

Sieve em poucas palavras

Sieve tem uma função específica: decidir o que fazer com uma mensagem na entrega. Sua linguagem básica é definida na RFC 5228 e, por projeto, não é Turing completa. Ela não tem laços nem permite executar programas arbitrários. Essas restrições ajudam a tornar a filtragem mais segura. As extensões disponíveis e suas capacidades dependem do servidor; as limitações da linguagem básica não descrevem necessariamente todas as extensões.

Um script tem este formato:

if header :contains "from" "billing@vendor.com" {
    fileinto "Finance/Invoices";
    stop;
}

Você não precisa escrevê-lo. O editor visual gera Sieve nos bastidores, e cada filtro entra no script de entrega. Entender esse mecanismo explica por que a avaliação termina com uma interrupção explícita, por que o encaminhamento usa SMTP e por que a organização no servidor aparece nos dispositivos após a sincronização. Salvar em uma pasta, por si só, não interrompe as regras seguintes.

Os filtros precisam de pastas de destino

Os filtros precisam guardar as mensagens em algum lugar. Uma lista sem hierarquia com trinta pastas nem sempre resolve a bagunça: às vezes só muda a forma dela.

Você pode criar pastas dentro de outras, respeitando os limites do servidor e do aplicativo. A árvore vem da estrutura IMAP, por isso a mesma hierarquia está disponível no webmail, no Outlook, no Apple Mail e no celular. Uma subpasta criada em um aplicativo aparece nos demais após a sincronização, às vezes dependendo das assinaturas de pastas.

Clients
  Acme
    Invoices
    Contracts
  Globex
    Invoices
Finance
  Receipts
  Tax

Três recursos tornam a árvore útil:

Expandir e recolher com preferências individuais. No webmail, o estado da árvore e as cores das pastas de uma caixa compartilhada são salvos por membro. Duas pessoas podem organizar a barra lateral sem atrapalhar uma à outra, porque a preferência pertence ao membro, não à pasta.

Cores. Destaque as quatro ou cinco pastas que você usa regularmente para encontrá-las sem ler a lista inteira.

Busca que respeita a hierarquia. É o recurso mais importante. Em Clients, você pode buscar só nessa pasta, incluir as subpastas ou pesquisar na caixa postal inteira. Sem a segunda opção, seria necessário pesquisar em cada pasta final separadamente. Veja a busca em várias caixas postais ao mesmo tempo para entender os escopos.

Criar filtros no editor visual

Um filtro reúne condições e ações.

As condições verificam remetente, destinatário, assunto, corpo, tamanho ou um cabeçalho específico. As comparações incluem “contém”, “é exatamente”, “começa com” e “termina com”. Você pode exigir que todas as condições sejam atendidas ou que qualquer uma seja suficiente.

As ações permitem salvar em uma pasta, encaminhar para outro endereço, marcar como lido ou importante, descartar sem aviso ou rejeitar com uma resposta ao remetente.

Duas ações merecem cuidado especial.

Descartar não avisa nem deixa uma cópia na lixeira. O servidor aceita a mensagem e não a armazena na caixa postal. Os registros técnicos podem indicar o processamento, mas não são uma cópia recuperável. Uma condição ampla demais pode destruir mensagens necessárias sem que você perceba. Prefira uma pasta que você abre raramente.

Rejeitar pode enviar um aviso de falha ao remetente do envelope SMTP, que nem sempre é quem escreveu a mensagem. Se o endereço foi falsificado, o aviso pode chegar a alguém que não participou do envio. Isso gera notificações de retorno indesejadas, ou backscatter. O comportamento depende da implementação e da etapa da rejeição. Para mensagens suspeitas, a pasta de spam costuma ser mais segura.

O encaminhamento por filtro usa SMTP, então a cópia pode falhar nas verificações de autenticação no destino. SRS ajuda com SPF ao reescrever o endereço do envelope, mas é preciso verificar se ele se aplica àquela rota. Isso não garante aprovação no DMARC nem entrega na caixa de entrada do Gmail. Examine os cabeçalhos e os resultados de autenticação para descobrir a causa da classificação como spam.

Os filtros são executados em ordem

As regras são avaliadas de cima para baixo. Por isso um conjunto de filtros pode produzir resultados diferentes do esperado.

Considere duas regras:

1. E-mail de @acme.com → salvar em Clients/Acme
2. O assunto contém invoice → salvar em Finance/Invoices

Uma fatura da Acme corresponde primeiro à regra 1 e vai para Clients/Acme. Se a interrupção do processamento estiver ativada nessa regra, a regra 2 não será executada. A causa é a interrupção, não o armazenamento em uma pasta. Pode não haver aviso: você simplesmente não encontra a fatura da Acme na pasta financeira.

A orientação é o específico antes do geral. A regra para faturas de um fornecedor deve vir antes daquela para todos os e-mails dele. Se um filtro parar de funcionar, confira primeiro as regras acima e suas opções de interrupção. Você pode mudar a ordem arrastando as regras; muitas vezes isso basta.

Quando escrever Sieve manualmente

O editor visual cobre muitas tarefas comuns. Para condições que ele não permite expressar, o plano Agency oferece um editor de código Sieve.

Use-o para lógica aninhada, como isto E aquilo, mas NÃO outra coisa, expressões regulares, cabeçalhos adicionais ou um script que combine resposta automática, classificação e encaminhamento. O servidor precisa aceitar as extensões necessárias. Um script de texto também permite manter versões e reutilizar um modelo em várias caixas postais.

require ["fileinto", "regex", "imap4flags"];

if allof (
    header :regex "subject" "^\\[TICKET-[0-9]+\\]",
    not header :contains "from" "noreply@"
) {
    setflag "\\Flagged";
    fileinto "Support/Active";
    stop;
}

Um cuidado: o script de código e as regras visuais controlam a filtragem da mesma caixa postal. Não presuma que as alterações manuais serão convertidas de volta em regras visuais ou preservadas na próxima geração do script. Escolha uma forma principal de gerenciamento por caixa. Veja o editor de código Sieve.

Práticas úteis

Classifique pelo alias, não pelo remetente. Se você usa um alias diferente para cada serviço, como newsletters@, receipts@ ou shopping@, uma regra pelo destinatário pode substituir muitas regras por remetente. Ela continua útil quando o serviço muda o domínio de envio. Confira o endereço no cabeçalho de destinatário: cópias ocultas e endereços reescritos podem exigir outra condição.

Salve em pastas em vez de excluir. Uma pasta Mensagens automáticas para notificações, alertas e recibos deixa a caixa de entrada para a correspondência pessoal e mantém os e-mails disponíveis para busca. Descartar na entrega não deixa uma cópia recuperável; salvar em uma pasta preserva a mensagem enquanto ela não for excluída por outros motivos.

Marque o que é urgente em vez de mover. Fora da caixa de entrada, uma mensagem é mais fácil de passar despercebida. Marque como importante e deixe onde você vai vê-la.

Uma regra geral no final. Um filtro temporário pode guardar em uma pasta de revisão o que não foi tratado antes. Isso mostra lacunas na configuração. Considere as interrupções das regras anteriores e remova o filtro de teste quando o conjunto estiver estável.

Não monte toda a hierarquia antes. Três níveis de pastas para mensagens que ainda não chegaram raramente correspondem ao uso real. Crie uma pasta quando surgir um grupo de e-mails.

Limites dos filtros de e-mail

Esta tabela preserva os dados do artigo original e não garante os limites atuais. A configuração vigente não habilita regras comuns de usuário no Nano e no Starter, embora o Starter tenha um limite separado de encaminhamentos. Confira os recursos atuais da sua conta. Encaminhamentos têm limites próprios porque enviam e-mail em seu nome e estão sujeitos à política de envio, não apenas ao armazenamento.

Perguntas frequentes

Os filtros no servidor funcionam com Outlook e Apple Mail?

Sim. Eles são executados na entrega, e o aplicativo vê a caixa postal já organizada após a sincronização. Não é necessário duplicar as regras nele, mas as assinaturas de pastas e as notificações são configuradas separadamente.

Preciso aprender Sieve?

Não. O editor visual gera o script para você. No Agency, o editor de código Sieve está disponível para tarefas mais complexas.

Por que um filtro parou de funcionar?

Uma causa frequente é uma regra anterior corresponder à mensagem e interromper a avaliação. Confira a ordem e a opção de interrupção, depois as condições, se a regra está habilitada e o estado do script ativo.

Os filtros podem ser aplicados a mensagens que já chegaram?

Estes filtros são executados na entrega e afetam mensagens novas. Para organizar e-mails já armazenados, use a busca e as ações em massa. Sieve não impede a existência de ferramentas separadas para reprocessar mensagens, mas isso é outro recurso.

Qual é a diferença entre encaminhamento por filtro e da caixa postal?

O encaminhamento da caixa envia uma cópia de todo o e-mail recebido ao qual aquela configuração se aplica. O filtro seleciona mensagens pelas condições. Também há ações de encaminhamento que preservam uma cópia e outras que não. Confira a ação escolhida e a interação com as demais regras.

As cores das pastas são compartilhadas com a equipe?

Não. No webmail, as cores e o estado da árvore são salvos por membro da caixa compartilhada. Isso não significa que outros aplicativos exibirão as mesmas cores.

Quantos níveis de pastas são aceitos?

Você pode criar pastas aninhadas dentro dos limites do servidor e dos aplicativos. Depois de três níveis, a busca costuma ser mais prática que a navegação. A árvore se baseia em IMAP, mas a exibição e as assinaturas dependem do aplicativo.

Vale a pena descartar spam com um filtro?

É melhor evitar. Descartar não coloca a mensagem na lixeira: uma condição ampla demais pode fazer e-mails necessários desaparecerem sem aviso. Use a pasta de spam e Denunciar spam para enviar um sinal ao classificador. Uma simples mudança de pasta não equivale a essa operação. Veja os remetentes bloqueados para entender a diferença.