Uma caixa de e-mail compartilhada é uma caixa de entrada usada por várias pessoas. Muitas equipes pequenas adotam o mesmo método: uma única senha guardada em um cofre comum ou, com frequência, em alguma mensagem fixada. Os e-mails recebem resposta, mas a credencial compartilhada não permite atribuir cada ação com segurança. Também não é possível remover apenas o acesso de uma pessoa sem trocar a senha para todos, e alguém que sai da empresa pode manter uma cópia da credencial.
A alternativa é o acesso delegado: o endereço compartilhado não tem uma senha para login direto, e cada integrante entra com suas próprias credenciais. O aplicativo de e-mail se conecta como o próprio usuário, e a caixa compartilhada aparece como uma pasta ao lado da caixa pessoal.
O acesso delegado por IMAP funciona no Outlook, Apple Mail, Thunderbird e em outros aplicativos compatíveis, embora a forma de exibir as pastas varie entre clientes. Este artigo explica como ele funciona, a etapa que costuma ser configurada de forma incorreta e o que cada nível de permissão realmente permite.
Quatro maneiras de uma equipe cuidar da caixa
| Abordagem | O que pode dar errado |
|---|---|
| Senha compartilhada | As ações não ficam vinculadas com segurança a cada pessoa, não é possível revogar um único acesso, toda saída exige trocar a senha de todos e fica difícil manter uma autenticação multifator individual |
| Encaminhar para todos | Cada pessoa recebe uma cópia particular e não vê que um colega já respondeu. As respostas saem de endereços pessoais, e o encaminhamento pode afetar a autenticação da mensagem. |
| Lista de distribuição | O mesmo problema continua, sem um arquivo comum. O histórico fica espalhado por caixas individuais e pode deixar de estar disponível quando as pessoas saem. |
| Produto de atendimento | Pode funcionar muito bem, mas costuma cobrar por agente a cada mês, mesmo quando uma equipe pequena responde a poucas mensagens. |
Uma caixa compartilhada com acesso delegado resolve os três primeiros casos sem se transformar no quarto. O e-mail fica em um único lugar, visível para as pessoas autorizadas, e as ações realizadas no servidor são associadas às credenciais de cada integrante. Cópias baixadas ou salvas pelos aplicativos, porém, continuam nos respectivos dispositivos.
O que é uma caixa compartilhada com acesso delegado
Uma caixa compartilhada é uma caixa de e-mail real no servidor, com armazenamento e endereço próprios. O que ela não tem é um login direto. A entrada pelo endereço compartilhado fica desativada de propósito, portanto não existe uma senha comum que possa vazar.
O acesso é concedido por meio da lista de integrantes. Ao adicionar uma caixa comum como membro, o servidor grava uma entrada de controle de acesso IMAP na caixa compartilhada, concedendo ao proprietário daquela caixa as permissões escolhidas. Quando o aplicativo da pessoa se conecta com as credenciais dela mesma, o servidor inclui a caixa compartilhada na árvore de pastas anunciada, dentro de um namespace delegado:
Shared/support@example.com/INBOX
Shared/support@example.com/Sent
Shared/support@example.com/ArchiveClientes compatíveis costumam mostrar esse conteúdo na barra lateral como o nó recolhível Shared → support@example.com → Inbox.
O restante decorre desse modelo. Ao remover um integrante, o acesso futuro dele é revogado no servidor e, depois que a conexão é atualizada, a pasta deixa de aparecer sem exigir a troca da senha dos demais. Isso não apaga mensagens já baixadas ou copiadas. A autenticação multifator individual continua disponível porque cada pessoa ainda entra com a própria conta. Como existe uma única cópia no servidor, os estados de leitura são compartilhados durante a sincronização, uma visibilidade que o simples encaminhamento não oferece.
Como conectar a caixa em um aplicativo de e-mail
A orientação mais importante diz o que não fazer: não adicione o endereço compartilhado como uma segunda conta. Essa é uma reação comum, mas a autenticação falhará porque o endereço não aceita login direto, e a mensagem de erro talvez não explique a causa.
- Adicione sua caixa pessoal ao aplicativo com seu endereço e sua senha. Consulte os dados do servidor em Configurações → Aplicativos & dispositivos em vez de tentar adivinhá-los. A página exibe os valores da sua conta quando o envio e o recebimento estão prontos.
- Aguarde a ativação da participação. O acesso é provisionado no servidor e uma nova tentativa ocorre se a primeira não for concluída; Aplicativos & dispositivos informa quando o acesso por clientes de e-mail nativos está pronto para cada caixa compartilhada.
- Atualize a lista de pastas do aplicativo. Muitos clientes armazenam em cache a árvore existente quando a conta é adicionada. Por isso, o nó compartilhado pode aparecer apenas depois de atualizar, reconectar ou abrir a tela de assinatura de pastas.
Como referência, estas são as configurações padrão:
| Configuração | Entrada | Saída |
|---|---|---|
| Protocolo | IMAP | SMTP |
| Servidor | imap.trekmail.net | smtp.trekmail.net |
| Porta | 993 | 465 (SSL/TLS) ou 587 (STARTTLS) |
| Nome de usuário | O endereço da sua própria caixa | O endereço da sua própria caixa |
| Senha | A senha da sua própria caixa | A senha da sua própria caixa |
O nome de usuário é o seu nas duas colunas, inclusive na saída. Isso não é uma simplificação da tabela, mas a forma como o acesso delegado funciona. Consulte caixas compartilhadas em aplicativos de e-mail para ver as etapas específicas de cada cliente.
Como enviar pelo endereço compartilhado
Integrantes com a permissão Pode responder podem selecionar o endereço compartilhado no campo De. A sessão SMTP continua autenticada com a caixa pessoal do membro; antes de aceitar a mensagem, o servidor verifica se essa pessoa pode enviar usando o endereço.
Se o endereço compartilhado não aparecer no menu De do aplicativo, adicione-o como identidade de envio ou alias na sua conta existente. Não crie uma segunda conta. No Apple Mail, inclua outro endereço no campo Endereço de E-mail da conta; no Thunderbird, use Configurações de conta → Gerenciar identidades; no Outlook, abra o menu De depois que o endereço for reconhecido.
Quando um aplicativo rejeita o envio por essa identidade, quase sempre ocorre uma destas situações: o SMTP está autenticando com o endereço compartilhado em vez do pessoal, o endereço compartilhado foi adicionado como conta separada ou a opção Pode responder está desativada.
A etapa que quase todo mundo configura errado
Enviar uma mensagem e salvar uma cópia são operações diferentes, e apenas a primeira é responsabilidade do SMTP.
O SMTP entrega a mensagem ao servidor para distribuição e encerra sua participação. Depois, o aplicativo de e-mail coloca uma cópia na pasta Enviados por IMAP, em uma operação APPEND separada. O aplicativo escolhe a pasta e, por padrão, costuma usar os itens Enviados pessoais.
Daí vem a reclamação clássica: “Respondi ao cliente, mas ninguém da equipe consegue ver”. A resposta foi enviada, porém a cópia ficou em uma pasta pessoal que o restante do time não pode abrir.
Para corrigir, configure a identidade compartilhada para salvar as mensagens enviadas na árvore comum:
Shared/support@example.com/SentClientes que oferecem várias identidades geralmente permitem escolher uma pasta Enviados para cada uma. Defina-a ao adicionar a identidade. Um integrante com Pode responder pode criar essa pasta se ela ainda não existir e o aplicativo disponibilizar essa função.
O webmail salva automaticamente a cópia na pasta Enviados compartilhada porque sabe por qual caixa você está atuando. Essa configuração diz respeito principalmente aos clientes para computador e celular.
Permissões
A lista de integrantes é administrada na aba Acesso da caixa compartilhada, que é a referência principal. Não altere manualmente as listas de controle de acesso no servidor. Elas são reconciliadas a partir dos integrantes e as mudanças manuais podem ser sobrescritas.
| Permissão | O que concede |
|---|---|
| Participação somente para leitura | Abrir e ler mensagens na árvore compartilhada. Alterações são recusadas. |
| Pode responder | Tudo que foi descrito acima, além de enviar pelo endereço compartilhado, marcar como lido ou favorito, criar pastas, arquivar, mover, copiar, excluir e expurgar, inclusive mover mensagens entre pastas pessoais e compartilhadas. |
Remover um integrante revoga no servidor tanto a pasta delegada quanto a permissão Enviar como. Cópias que já estejam armazenadas fora do servidor não são apagadas.
Comportamentos do aplicativo que vale conhecer
Os botões Arquivar e Spam podem apontar para a pasta errada. Aplicativos de e-mail vinculam esses botões às pastas especiais da conta pessoal. Em uma árvore compartilhada, o cliente talvez não reconheça Shared/support@example.com/Archive como destino e arquive a mensagem na sua pasta pessoal. Associe explicitamente as pastas compartilhadas à identidade ou mova as mensagens manualmente.
Mover para Spam não é o mesmo que denunciar spam. Arrastar uma mensagem para essa pasta é apenas uma operação de organização e, por si só, não treina o classificador de spam do servidor. Para fornecer esse sinal, use Denunciar spam no webmail, que executa as duas ações.
Assinaturas de pastas podem manter um cache antigo. Quando o acesso muda, aplicativos que já estavam abertos podem continuar mostrando a árvore anterior. Reconectar a conta geralmente força uma atualização confiável.
Encaminhar pelo aplicativo não é o encaminhamento automático da caixa. O botão Encaminhar envia uma única mensagem. O encaminhamento automático de tudo que chega é configurado no painel da caixa. As funções não estão relacionadas, e confundi-las pode enviar e-mails para um destino não planejado.
Uma caixa compartilhada não programa mensagens para mais tarde. Consulte envio programado para entender como determinar a responsabilidade de uma mensagem colocada na fila a partir de uma caixa de equipe.
Limites
| Plano | Caixas compartilhadas por domínio |
|---|---|
| Nano | Não disponível |
| Starter | 5 |
| Pro | 15 |
| Agency | 30 |
Os integrantes não são cobrados como licenças adicionais. Nas condições atuais do plano, uma caixa compartilhada com nove membros custa o mesmo que uma com dois porque continua sendo uma única caixa. Essa é a diferença para um produto de atendimento cobrado por agente.
Perguntas frequentes
Preciso da senha da caixa compartilhada?
Não existe uma senha para login direto. A entrada pelo endereço compartilhado é desativada por definição. Você se conecta com as credenciais da sua própria caixa, e a caixa comum aparece na árvore de pastas porque sua participação concede acesso.
Isso funciona no Outlook?
Sim, por IMAP, quando a versão e a configuração do cliente oferecem suporte ao namespace delegado. Adicione sua própria caixa como uma conta IMAP, e a árvore comum aparecerá em Shared. Trata-se de acesso IMAP delegado, não de delegação do Exchange. A interface específica do Outlook para caixas compartilhadas do Exchange não participa.
Por que meu colega não vê a resposta que enviei?
O aplicativo salvou a cópia na sua pasta Enviados pessoal. Defina a pasta Enviados da identidade compartilhada como Shared/<address>/Sent. Enviar e guardar a cópia são operações separadas, e somente o aplicativo controla a segunda.
Duas pessoas podem trabalhar ao mesmo tempo em uma caixa compartilhada?
Sim. Existe uma cópia comum de cada mensagem no servidor, portanto os estados de leitura e favorito são compartilhados durante a sincronização. Se um colega abrir a mensagem e os dois clientes atualizarem o estado, você a verá como lida. Essa visibilidade é o motivo para usar uma caixa compartilhada em vez do encaminhamento.
Uma caixa compartilhada conta no meu limite de caixas?
Ela é uma caixa e ocupa um espaço no domínio. Os planos também estabelecem um limite específico de caixas compartilhadas. Os integrantes não consomem espaços adicionais.
Posso transformar uma caixa existente em uma caixa compartilhada?
Sim, e também reverter a conversão. O processo mantém as mensagens armazenadas conforme o estado concluído da operação, mas altera a forma de acesso. A caixa convertida perde o próprio login, por isso confirme que ninguém ainda o utiliza e confira os dados depois da mudança.
Qual é a diferença entre uma caixa compartilhada e um alias?
Um alias é um endereço adicional que entrega mensagens em uma caixa existente, ou seja, mais um nome para a caixa de entrada de uma pessoa. A caixa compartilhada possui armazenamento separado, integrantes próprios e arquivo comum. Se duas ou mais pessoas precisam ver as mesmas mensagens e estados, a segunda opção é a indicada.
