Um prestador temporário pode precisar enviar uma atualização pelo endereço da equipe sem ler conversas anteriores com clientes. No TrekMail, é possível conceder Send as sem Read em uma caixa compartilhada. Defina quem recebe as respostas e a data para retirar o acesso. Mesmo sem abrir a caixa, o prestador terá permissão para representar a empresa usando esse endereço.
Por exemplo, um técnico contratado envia relatórios por service@example.com, enquanto alguém da coordenação recebe as respostas.
Configure as duas permissões separadamente
Crie a caixa compartilhada e as caixas pessoais. Todas devem pertencer à mesma conta TrekMail, embora possam usar domínios diferentes. Caixas compartilhadas estão disponíveis a partir do Starter.
Abra a caixa comum e a aba Access. Adicione a caixa pessoal do prestador. Como novos participantes recebem as duas permissões, desative Read imediatamente e mantenha Send as. O guia de envio sem acesso à entrada mostra o processo.
Confira os demais participantes. Pelo menos uma pessoa precisa ler a caixa. Na empresa de manutenção, seria o responsável pela central e, se possível, alguém que possa substituí-lo.
A permissão de envio autoriza representar a empresa por aquele endereço. Conceda-a a quem realmente tem essa tarefa. Não poder ler o histórico não limita, por si só, os destinatários de uma nova mensagem.
Envie pelo webmail pessoal
O técnico entra na própria caixa e cria uma mensagem. Em From, escolhe service@example.com, identificado como endereço da equipe. Não é preciso abrir a caixa comum nem conhecer outra senha.
Nesse modo, a caixa compartilhada não aparece entre as entradas disponíveis, em All inboxes ou nas pastas do aplicativo de e-mail. Seu Drive também continua inacessível. É esperado: a permissão se refere ao remetente.
O webmail guarda uma cópia em “Enviados” da caixa pessoal. O técnico pode encontrar seu relatório e conferir o que mandou ao cliente.
As instruções para Outlook e outros programas dependem dos recursos de cada aplicativo. Comece pelo webmail, que já oferece a escolha do endereço da equipe. Depois configure outro aplicativo, se necessário, e teste com uma mensagem.
Identifique o autor e organize as respostas
O destinatário vê nome e endereço da caixa compartilhada. Em Sending addresses, o prestador pode criar uma assinatura pessoal para esse remetente, incluindo seu nome e o número do serviço. O nome e o endereço da equipe continuam definidos pelo administrador.
Uma assinatura obrigatória do domínio pode substituir a pessoal. Confira uma mensagem realmente recebida, principalmente quando ela precisa mostrar os contatos do técnico responsável.
A resposta do cliente chega à caixa compartilhada. Quem tem apenas Send as não a vê nem recebe um aviso separado dessa resposta. Mensagens de falha na entrega também podem chegar ali.
Combine como a central repassa essas informações ao técnico. Pode localizar o serviço pelo número e entrar em contato com ele. Sem esse processo, o cliente pode responder ao relatório sem que o autor fique sabendo.
Teste o envio e os limites de acesso
Peça ao prestador para escrever a um endereço externo de teste. Confira nome, endereço e assinatura. Responda e confirme que a central vê a mensagem na caixa comum.
Depois abra o webmail pessoal do técnico. Sua mensagem enviada deve estar disponível, mas a entrada de service@example.com não deve abrir. Se ele vê o histórico compartilhado, revise Read.
Guia de caixas compartilhadas.
Planeje também o encerramento. Ao terminar o trabalho, remova a participação e confirme que o endereço não está mais disponível para novos envios. As cópias já salvas na pasta pessoal de enviados continuam lá. O acesso cobre o endereço principal da caixa, não seus aliases. A Message API e os agentes de IA ainda não enviam por essa permissão de somente envio; use o webmail ou um aplicativo compatível.
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