Defina separadamente o período de ausência e quem atende o que for urgente. A resposta automática informa o remetente, mas não dá acesso à sua caixa para um colega. Combine a cobertura primeiro e depois escreva uma mensagem com um contato alternativo de verdade.
No TrekMail, você pode ativar uma resposta automática com datas de início e término. Ela funciona no servidor, sem manter o computador ligado. O recurso está disponível em Starter, Pro e Agency. As duas datas fazem parte do período.
Escolha a caixa e o período
Abra a administração da caixa e Auto-reply. Ative a função, preencha assunto e texto e selecione as datas. O guia de resposta de férias mostra os passos.
Confira se é o endereço certo. Uma pessoa pode ter várias caixas de trabalho, e um endereço compartilhado pode continuar sendo atendido por um colega. Seu aviso pessoal talvez não seja adequado ali.
A programação usa datas. Se uma hora exata na virada do dia for essencial, confira o fuso do serviço. Não presuma que será meia-noite no local da sua viagem.
Sem data final, você precisará revisar o aviso ao voltar. Quando o período já é conhecido, é mais prático preenchê-lo e conferir antes de salvar.
Diga o que a pessoa pode fazer
Uma boa resposta informa até quando você estará fora e a quem recorrer em uma urgência. Não é necessário explicar a viagem ou fornecer detalhes pessoais.
Por exemplo: “Obrigado pela mensagem. Estarei de férias até 17 de novembro, inclusive, e voltarei a responder no dia 18. Para assuntos de pedidos em andamento, escreva ao suporte. Lerei as demais mensagens quando retornar”.
Inclua um endereço real de um colega ou departamento que concordou em atender. Se ninguém puder substituí-lo, informe o prazo de espera. Prometer atendimento urgente sem responsável só cria novas dúvidas.
Confira também o assunto. Um texto sobre novembro não deve sair com o antigo “Volto em maio”. Se quiser assinatura, inclua-a no próprio texto do aviso.
Confira quem recebe e com que frequência
A resposta não é enviada a cada mensagem da mesma pessoa. O TrekMail limita repetições: cada remetente recebe o aviso no máximo uma vez a cada sete dias.
Por isso, não receber uma segunda resposta no teste não prova erro. A primeira mensagem pode ter ativado o limite.
Há também uma opção para ignorar listas e mensagens automáticas. Em geral, vale mantê-la ligada para não responder a envios em massa. O tratamento de spam e outras regras da caixa também influenciam se a mensagem chega ao mecanismo de resposta.
O aviso não interrompe o recebimento. Ao voltar, as mensagens acumuladas ainda precisarão ser lidas.
Confira a cobertura antes de sair
- Ajuste o último dia de ausência e deixe clara a data de retorno no texto. Um campo de data não define sozinho a hora exata da saída.
- Confirme que alguém acompanha o endereço alternativo e aceitou ajudar. Citar um colega não encaminha mensagens para ele.
- Envie uma mensagem de teste de outro endereço e considere os limites de respostas repetidas. Confira separadamente qualquer delegação ou encaminhamento.
Se ativou temporariamente para testar, volte ao período correto. Salve e revise as datas. Para endereços importantes, peça a um colega que confira o início e confirme que o aviso parou depois do último dia.
Verifique se o plano e a caixa continuarão ativos durante a ausência. Ao retornar, confira a resposta e desligue manualmente se não havia data final.
Você pode reutilizar o texto nas próximas férias, mas revise datas e contato alternativo. Mesmo um modelo bem guardado fica desatualizado quando a rotina muda.
Siga o guia de resposta de férias. Para um endereço da equipe, veja o acesso compartilhado. Evite detalhes desnecessários da viagem na mensagem pública.
