Quando uma pessoa pede demissão, sua caixa postal se transforma em um problema difícil de encaixar. Ela contém correspondências de que a empresa precisa, credenciais vinculadas a serviços que ninguém auditou e um endereço para o qual os clientes continuarão escrevendo por meses. Em geral, a decisão sobre o destino da caixa postal é tomada às pressas na última tarde da pessoa na empresa, e é assim que o histórico acaba se perdendo.
Este artigo apresenta as opções, o custo de cada uma e a sequência que evita tanto a perda de mensagens quanto a manutenção indevida do acesso.
Siga esta ordem
Cuidar da caixa postal de alguém que deixa a empresa exige uma sequência de ações. A ordem importa mais do que qualquer etapa isolada, pois inverter os passos cria uma brecha.
Primeiro, impeça novos acessos. Troque a senha e revogue todas as senhas de aplicativos e sessões de dispositivos conectados. Faça isso no momento em que o vínculo termina, e não quando vence o aviso prévio. Muitas vezes, essas datas não coincidem, e é justamente nesse intervalo que surgem os problemas.
Segundo, decida para onde irão as novas mensagens. Antes de alterar qualquer outra coisa, defina quem passará a receber, já na manhã seguinte, as correspondências enviadas para esse endereço. Os clientes não deixarão de escrever só porque alguém saiu da empresa.
Terceiro, preserve o conteúdo existente. As mensagens da caixa postal são registros da empresa e precisam ser mantidas por mais tempo do que a pessoa permaneceu no cargo.
Só depois disso, exclua ou dê outra função à caixa postal. A exclusão é a última etapa e também a única irreversível. Portanto, deve acontecer apenas quando todas as outras questões já estiverem resolvidas.
As opções e o custo de cada uma
Há quatro destinos sensatos para a caixa postal de alguém que saiu. A melhor escolha depende de esse endereço ter sido ou não divulgado fora da empresa.
Transforme-a em uma caixa postal compartilhada. O endereço continua funcionando, os colegas recebem acesso por meio da associação à caixa, sem precisar compartilhar uma senha, e todo o histórico permanece no mesmo lugar. Essa costuma ser a melhor opção para quem mantinha contato com clientes e consome uma caixa compartilhada da cota por domínio do seu plano.
Mantenha-a inativa e encaminhe as mensagens. Os e-mails continuam chegando e são redirecionados para a pessoa que assumiu as responsabilidades. É uma solução simples, mas as respostas partem de outro endereço e podem confundir o interlocutor.
Transforme-a em um alias. Quando o fluxo de correspondências realmente novas já tiver diminuído, um alias associado à caixa postal de outra pessoa mantém o endereço ativo praticamente sem custo e libera por completo a vaga ocupada pela caixa original.
Exclua-a. Essa opção é adequada para endereços usados apenas internamente, que nunca foram conhecidos fora da empresa, e para funcionários que permaneceram pouco tempo e não trocaram mensagens com pessoas externas. Não é adequada para nenhum endereço voltado a clientes e, depois de encerrado o período de retenção, torna-se efetivamente irreversível.
Preserve o histórico
Preservar o conteúdo da caixa postal quando alguém sai é a etapa que mais costuma ser ignorada e da qual as pessoas acabam se arrependendo. Normalmente isso acontece cerca de dezoito meses depois, quando surge uma disputa.
A opção mais econômica é simplesmente não excluir a caixa. Aqui, o armazenamento é compartilhado, em vez de ser cobrado por usuário. Portanto, uma caixa inativa ocupa espaço, mas não gera uma nova cobrança, e mantê-la por um ano não custa nada além de uma vaga na cota. Como as caixas postais não são cobradas individualmente, não existe a pressão financeira que normalmente leva à exclusão.
Se você preferir guardar as mensagens em outro lugar, uma exportação por IMAP gera uma cópia sob seu controle, que poderá ser arquivada. Essa também é a melhor alternativa quando a caixa é grande e você não quer que ela consuma indefinidamente o armazenamento compartilhado.
Evite a solução intermediária em que alguém encaminha tudo para a própria caixa de entrada e apaga a original. Nesse caso, o histórico passa a existir dentro da caixa de uma única pessoa, e você recria exatamente o mesmo problema que está tentando resolver, apenas transferindo-o para o futuro.
As credenciais das quais ninguém se lembra
A caixa postal de alguém que deixa a empresa também funciona como fator de autenticação para todos os serviços nos quais essa pessoa se cadastrou com o endereço.
Quem assumir o controle da caixa poderá acessar todos os serviços em que o endereço é usado para entrar e todos aqueles que enviam para ele as mensagens de redefinição de senha. Esse é um bom motivo para manter a caixa sob o controle da empresa, em vez de excluí-la. Afinal, um endereço apagado em um domínio que pertence a você pode ser recriado por qualquer pessoa com acesso ao domínio, inclusive, no futuro, por alguém que não deveria fazer isso.
Na prática, verifique como o endereço era usado antes de decidir. Pesquise na caixa postal por confirmações de cadastro e redefinições de senha. Esse inventário leva dez minutos e frequentemente revela dois ou três serviços cuja existência ninguém conhecia.
Quando a empresa utiliza um alias para cada serviço, essa tarefa se torna muito mais fácil, pois cada endereço identifica o próprio serviço. É o método explicado em um alias de e-mail para cada cadastro.
Transforme o processo em rotina
Quando uma caixa postal é administrada de forma inadequada após a saída de alguém, quase nunca é por falta de conhecimento. O problema é que a decisão precisa ser tomada a cada desligamento, sob pressão e por quem estiver disponível.
Registre o processo uma única vez: quais endereços devem virar caixas compartilhadas, quais devem se tornar aliases, por quanto tempo as caixas inativas serão mantidas e quem será responsável por cada etapa. Uma página com essa política elimina a improvisação, que é justamente onde as mensagens se perdem.
A solução estrutural é organizar o e-mail de modo que as saídas tenham menos impacto. Quando a correspondência pertence a um projeto, cliente ou função, e não a uma pessoa, a saída de alguém exige apenas uma mudança de associação à caixa, sem nenhuma outra decisão. Essa é a abordagem apresentada em uma caixa postal para cada projeto. Ela não atende aos endereços pessoais, que sempre existirão, mas limita o problema aos casos que são realmente pessoais.
O aspecto jurídico, em poucas palavras
Vale conhecer dois pontos, mas nenhum deles constitui orientação jurídica.
A correspondência comercial em uma caixa de trabalho geralmente faz parte dos registros do empregador, e os prazos obrigatórios de retenção variam conforme o país e o setor. Muitas vezes são vários anos e podem ser ainda mais longos para documentos financeiros ou sujeitos a regulamentação. No Reino Unido, as orientações do ICO são um ponto de partida razoável. Portanto, excluir uma caixa postal rapidamente pode ser um erro por motivos que nada têm a ver com conveniência.
As mensagens pessoais em uma caixa de trabalho são uma questão mais delicada, e cada jurisdição determina como elas devem ser tratadas. A abordagem mais transparente é informar com antecedência o que acontecerá com a caixa postal quando alguém deixar a empresa. Assim, ninguém será surpreendido por uma decisão tomada durante um desligamento que pode não ser amigável.
