Quando o telefone ou o site da empresa muda, alterar o modelo do webmail não comprova que todas as assinaturas foram atualizadas. Primeiro identifique quais endereços usam o modelo do domínio e quem escreve pelo Outlook, Apple Mail ou outro aplicativo.
Confira uma mensagem nova e uma resposta
Escolha duas caixas e envie uma mensagem nova e uma resposta para uma conta externa que você controla. Troque o From se a pessoa representar outra marca. Confira texto recebido, links e imagens e compare webmail e aplicativo. No modo Default, identidades existentes podem manter a assinatura anterior; Enforced aplica a regra do domínio no webmail. Liste quem precisa ajustar a assinatura no aplicativo e entregue o texto aprovado. Não suponha que a conexão SMTP acrescente uma assinatura.
Prepare um texto que sirva para todo o domínio
Inclua dados que realmente sejam iguais para as caixas escolhidas. Nome da empresa, site e telefone do escritório cabem em um bloco comum. O celular pessoal de um funcionário pode gerar erros se aparecer na assinatura de todos.
Não conte com a substituição automática de nome ou cargo dentro de um texto comum. Se forem necessários dados pessoais, defina onde serão mantidos e como serão combinados com as informações gerais. Para marcas diferentes, prepare assinaturas nos respectivos domínios.
O texto deve continuar compreensível sem imagens. Se usar um logotipo, mantenha também nome e contatos em texto. Quem lê com o carregamento de imagens desativado precisa conseguir ver as informações principais.
Escolha o modo de aplicação
A assinatura de domínio oferece Off, Default e Enforced. Cada modo atende a uma necessidade.
Off desativa a assinatura comum. Cada pessoa administra sua própria assinatura.
Default define uma assinatura inicial para novos endereços de remetente. É útil para fornecer uma base pronta que a pessoa pode adaptar. Alterar o modelo do domínio não deve ser tratado como atualização obrigatória de todas as assinaturas já configuradas.
Enforced aplica a assinatura do domínio como regra do webmail, no lugar da assinatura pessoal do endereço de remetente. Serve para manter um bloco comum nas mensagens redigidas pelo TrekMail webmail.
Escolha conforme a rotina. Se as pessoas podem usar contatos diferentes, um modelo inicial pode bastar. Se a empresa mantém o bloco de forma centralizada, será necessário aplicá-lo obrigatoriamente no webmail e adotar outra solução nos programas externos.
Confira a assinatura ao trocar o remetente
Uma pessoa pode usar anna@studio.example e sales@shop.example. A assinatura deve corresponder ao endereço escolhido no campo “De”, e não apenas à pessoa que entrou na caixa.
No TrekMail, a assinatura está ligada aos endereços autorizados e aos domínios deles. Abra as configurações de identidades e assinaturas, confira os endereços disponíveis e crie um rascunho com cada um.
Teste uma mensagem nova, uma resposta e uma mensagem em que o remetente foi alterado. Observe a posição do bloco de contatos em relação à conversa anterior e se aparece outra assinatura adicionada manualmente.
Para conferir o resultado, use duas caixas do mesmo domínio. Abra as mensagens em um serviço externo e compare texto, links, quebras de linha e imagens. Assim você vê o que chega ao destinatário, além da prévia do editor.
Organize as próximas alterações
Defina quem atualiza o modelo quando o telefone, o site ou o nome da empresa mudar. Guarde o texto aprovado em um lugar comum para que ninguém precise copiá-lo de mensagens antigas de colegas.
Entregue o mesmo texto aprovado aos usuários de Outlook e Apple Mail, com instruções específicas. A configuração do webmail não reescreve mensagens preparadas em aplicativos externos. Se um grupo precisa usar obrigatoriamente o bloco comum, combine antes por qual interface ele enviará o correio de trabalho.
