Iedereen die de mail van meer dan een paar domeinen beheert, eindigt met een spreadsheet. Welk domein staat bij welke provider, welke nameservers worden gebruikt, van welke kaart wordt betaald, wanneer is de DNS voor het laatst gecontroleerd en wie is de contactpersoon? Met veertig domeinen in één account wordt de spreadsheet overbodig, omdat het platform zelf de antwoorden bewaart.
In dit artikel lees je wat er op die schaal daadwerkelijk verandert, welke werkzaamheden niet langer per domein hoeven te worden uitgevoerd en wanneer consolidatie juist een verkeerde keuze is.
Hoe het werk bij veertig domeinen verslechtert
Er gaat niets spectaculair stuk zodra je veertig domeinen bereikt, ongeacht of ze in één account staan. Het werk per domein dat bij drie domeinen nauwelijks iets voorstelde, wordt simpelweg je hoofdtaak.
DNS-controle is het duidelijkste voorbeeld. Controleren of de records van één domein kloppen kost een minuut; voor veertig domeinen ben je bijna een hele ochtend kwijt. De controle gebeurt daardoor maar zelden, zodat een onjuist record maandenlang onopgemerkt kan blijven totdat iemand meldt dat e-mail verdwijnt.
Hetzelfde geldt voor al het andere dat je per domein doet: een postvak toevoegen, opslag controleren, bevestigen dat een certificaat is vernieuwd of merken dat de verzendroute van een domein is veranderd. Geen van deze taken is moeilijk. Je moet ze alleen allemaal veertig keer uitvoeren.
Als de veertig domeinen over verschillende providers zijn verdeeld, bestaat er bovendien geen centrale plek om ze te bekijken. Daarom ontstaat de spreadsheet: het is een handmatige index van gegevens die de systemen al kennen, maar niet gezamenlijk tonen.
Werkzaamheden die gezamenlijk worden uitgevoerd
Met veertig domeinen in één account worden een paar werkzaamheden gezamenlijk in plaats van telkens opnieuw uitgevoerd. Dat is waar je de tijd terugwint.
DNS-records toepassen in plaats van instructies geven. Als domeinen achter Cloudflare staan, kunnen records rechtstreeks via de API worden geschreven. Je hoeft iemand dan geen lijst te geven om over te typen. Dat voorkomt zowel het typewerk als transcriptiefouten, de gebruikelijke oorzaak van een domein dat bijna goed werkt.
Domeinen in bulk toevoegen. Veertig domeinen toevoegen wordt één handeling in plaats van veertig. Hetzelfde geldt voor het inrichten van hun postvakken.
Eén statusoverzicht. Welke domeinen slagen voor hun controles, waar e-mail wordt verwerkt en welke domeinen stil zijn. Dit overzicht is de spreadsheet, maar dan door het systeem bijgehouden in plaats van door jou.
Eén factuur. Niet het interessantste voordeel, maar vaak wel de aanleiding voor de overstap. Veertig kleine facturen van vier providers vormen immers een administratieve last op zichzelf.
De grenzen die op deze schaal belangrijk zijn
Het aantal domeinen per abonnement bepaalt of veertig domeinen überhaupt in één account passen:
| Abonnement | Domeinen | Postvakken per domein |
|---|---|---|
| Free | 10 | 10 |
| Starter | 50 | 100 |
| Pro | 100 | 300 |
| Agency | 1,000 | 1,000 |
Veertig domeinen passen ruimschoots in Starter voor $4 per maand. Dat verrast mensen die dachten dat multidomeinbeheer alleen voor grote ondernemingen was. Starter biedt echter geen filters. Als automatische sortering belangrijk is, heb je Pro in plaats van Starter nodig. Het is goed om die grens vóór de keuze te kennen.
De andere beperking is de opslagruimte die over alles wordt gedeeld: 15 GB bij Starter, 50 bij Pro en 200 bij Agency. Voor veertig domeinen met elk een paar postvakken is dat voldoende; voor veertig domeinen met drukke postvakken niet.
Alles overzichtelijk houden
Veertig domeinen in één account lossen het probleem met verspreide hulpmiddelen op, maar creëren een organisatorische uitdaging. Een lijst met veertig exemplaren van wat dan ook blijft lastig te doorzoeken.
Notities bij domeinen zijn waardevoller dan ze lijken. Een regel die vastlegt waarom een domein bestaat, van wie het is en waarvoor het dient, is precies wat je over achttien maanden wilt lezen wanneer je het niet meer weet. De informatie staat bij het domein in plaats van in een document dat niemand heeft bijgewerkt.
Een consequent naamgevingsschema voor alle domeinen helpt hier evenzeer als elders. Als postvaknamen overal hetzelfde patroon volgen, vertelt een adres zonder zoekwerk bij welk domein het hoort en waarvoor het dient.
Het is ook verstandig te bepalen welke domeinen werkelijk actief zijn en welke geparkeerd staan, want ze vragen om andere aandacht. Geparkeerde domeinen hebben alleen een catch-all nodig, zoals beschreven in e-mail voor geparkeerde domeinen; actieve domeinen moeten worden gecontroleerd.
Het notitieveld bewijst zijn waarde
Bij veertig domeinen is de terugkerende vraag niet hoe iets is ingesteld, maar waarom het überhaupt bestaat.
Een notitie van één regel bij elk domein met de eigenaar, het doel en de datum van de laatste beoordeling geeft het antwoord zonder een afzonderlijk document dat niemand bijwerkt. Het is het goedkoopste stukje documentatie in de hele inrichting en juist hetgeen het vaakst wordt overgeslagen.
Wanneer consolidatie verkeerd is
In twee situaties zijn veertig domeinen in één account de verkeerde vorm. Beide verdienen serieuze aandacht.
Klantdomeinen die je mogelijk moet teruggeven. Als een klant kan vertrekken en het domein naar een eigen account wil meenemen, maakt plaatsing in jouw account de scheiding moeilijker. Het is mogelijk, maar wordt een migratie in plaats van een eigendomsoverdracht. Denk daar vóór het vertrek over na en niet tijdens de afhandeling.
Domeinen met werkelijk afwijkende eisen. Als één domein eisen heeft die voor de andere niet gelden, zoals gegevenslocatie, een specifieke bewaartermijn of een bijzondere verzendroute, betekent plaatsing naast negenendertig andere domeinen dat de strengste eis in feite voor alles geldt of als uitzondering wordt behandeld. Uitzonderingen raken vergeten.
De tussenweg waarop de meeste bureaus uitkomen, is al het gewone werk consolideren en de twee of drie echt bijzondere domeinen gescheiden houden. Dat is verstandiger dan een van beide uitersten.
De overstap zonder er een weekend aan kwijt te zijn
Veertig domeinen in één account onderbrengen klinkt als een project, maar bestaat vooral uit wachten.
Niemand moet proberen dit in één sessie uit te voeren en daar is ook geen reden voor. Domeinen kunnen onafhankelijk van elkaar gedurende enkele weken worden verplaatst. Er is geen onderlinge coördinatie nodig en een probleem bij het ene domein heeft geen invloed op de rest.
Het werk per domein bestaat uit toevoegen, DNS toepassen en bestaande postvakken migreren. Alleen de laatste stap kost werkelijk tijd en draait op de achtergrond. De volgorde met het minste risico begint bij rustige domeinen, zoals geparkeerde namen en domeinen met weinig verkeer, waar een fout geen gevolgen heeft. Bewaar de drukste domeinen tot je vertrouwen in het proces hebt.
E-mail blijft bij de oude provider binnenkomen totdat de DNS-wijziging is doorgevoerd. Tijdens de overgang gaat dus niets verloren; de twee systemen overlappen in plaats van abrupt om te schakelen. Het overbrengen van bestaande e-mail wordt uitgelegd in e-mailmigratie. Voer daarna een reconciliatiecontrole uit in plaats van aan te nemen dat een geslaagde kopie ook volledig was.
