Een klant die vaak personeel aanneemt, heeft niet voor elke mailbox het wachtwoord van de bureau-eigenaar nodig. Geef de verantwoordelijke een eigen dashboardlogin met alleen de benodigde domeinen. De overdracht is rond als die persoon de afgesproken taak begrijpt en weet wanneer hulp nodig is.
Spreek vóór de uitnodiging één taak af
Neem het toevoegen van een medewerker als oefening. Leg vast welk domein is toegestaan, wie het adres goedkeurt en wat te doen bij een abonnementsgrens. Laat de uitgenodigde gebruiker de stappen doorlopen en controleer dat een ander klantdomein buiten de toegang valt. Branding bepaalt de uitstraling; rollen en domeintoewijzingen bepalen rechten. Houd de beheergids en instructies voor persoonlijke mail apart. Trek beheertoegang in zodra de verantwoordelijkheid verandert.
Bepaal wie het beheerpaneel nodig heeft
Stel dat je bureau de mail van een webshop en een advocatenkantoor beheert. De winkeleigenaar wil zelf medewerkers toevoegen. De advocaten willen alleen mail ontvangen en laten alle wijzigingen aan het bureau over.
De eerste klant heeft domeinbeheer nodig. Een gewone mailgebruiker heeft toegang tot zijn mailbox nodig. Dat zijn verschillende accounts en taken. Iemand uitnodigen voor het paneel maakt niet automatisch een mailbox aan en geeft geen recht om alle gesprekken te lezen.
Vraag vooraf wat de klant precies gaat doen: adressen maken, medewerkers ondersteunen, instellingen bekijken of alleen eigen mail lezen. Een concrete taak helpt om een rol zonder onnodige rechten te kiezen.
Wijs een rol en specifieke domeinen toe
Begin met de domeinen van de klant. Voor de webshop kan dat shop.example zijn en voor het kantoor law.example. Heeft de webshop een tweede merk, voeg dat domein bewust aan dezelfde lijst toe.
TrekMail kent onder meer klantrollen, domeinbeheerders en mailboxbeheerders. Kies volgens de werkzaamheden en controleer daarna de toegestane acties. Bij klant- en domeinrollen moeten de domeinen uitdrukkelijk worden toegewezen.
Geef geen brede toegang alleen omdat één extra handeling nodig is. Bekijk eerst of die binnen het toegestane klantbereik kan worden verleend. De uitleg van de klanteninterface maakt onderscheid tussen paneel, webmail en rolafhankelijke acties.
Test wat de klant daadwerkelijk ziet
Log vóór overdracht in als de uitgenodigde gebruiker. Open de domeinlijst, mailboxen en beschikbare instellingen. Test de handelingen waarvoor de toegang is gemaakt.
Voor de winkeleigenaar kan dat een testmedewerker toevoegen en diens mailbox beheren zijn. Voor iemand met kijkrechten volstaat controle van toegestane gegevens. Ontbreekt een knop, controleer dan eerst rol en domeintoewijzing voordat je het hele account openzet.
Controleer ook de grenzen. Het advocatendomein mag niet in de werklijst van de webshop verschijnen. Commerciële accountinstellingen en andere klanten beheren horen niet bij de taak van een beheerder van één klantdomein.
Stuur vervolgens de juiste link. Een beheerder heeft het paneel nodig, een mailboxgebruiker webmail. Noem ze in je instructie bijvoorbeeld 'bedrijfsmail beheren' en 'berichten lezen'. Zo zoekt de klant zijn mailbox niet in de administratie.
Maak afspraken over ondersteuning
Eigen toegang vermindert herhaalde verzoeken, maar vervangt geen afspraken over begeleiding. Leg vast wat de klant zelf wijzigt en waarvoor hij het bureau benadert. Hij kan bijvoorbeeld medewerkers toevoegen, maar een domein- of providerwissel eerst bespreken.
White Label houdt één betaalrelatie tussen het bureauaccount en TrekMail. Facturering aan je eigen klanten regel je in je eigen bedrijfssysteem. De White Label-uitleg beschrijft mogelijkheden en grenzen.
Verandert de verantwoordelijke bij een klant, bekijk dan uitnodigingen en toegewezen domeinen opnieuw. Een oud-medewerker hoeft niet het beheer te houden omdat die ooit de start verzorgde. Een lijst met domeineigenaren, huidige beheerders en ondersteuningscontacten maakt de overgang duidelijk zonder wachtwoorden door te geven.
Lees verder
- White-label klanttoegang: veilig toegang tot het dashboard
- Mailboxen instellen zonder ooit een wachtwoord te delen
- E-mail onder je eigen merk: controle vóór de eerste klant
- Drie merken in één mailaccount: wie ziet wat?
- Een tijdelijke kracht laten sturen zonder teammail te lezen
