Bij twee bedrijven kan een antwoord vanaf het verkeerde adres de klant verwarren, ook als het aankomt. Controleer per merk het Van-adres, de zichtbare naam, handtekening en Reply-To. Alle inkomende post op één plek verzamelen kiest de afzender niet voor je.
Maak per merk een kort testgesprek. Noteer welk adres de klant benaderde en welk adres in je antwoord moet staan. Bekijk het resultaat in een extern postvak.
Houd ontvangen en antwoorden uit elkaar
Een alias laat berichten in een bestaande mailbox aankomen. Het afzenderadres bepaalt namens wie je antwoord verzendt. Vaak gebruik je ze samen, maar controleer beide delen van de instelling.
Komt hello@course.example in Anna's mailbox aan, dan is de ontvangst geregeld. Om met datzelfde adres te antwoorden zijn ook verzendtoestemming en een actieve uitgaande route van het domein nodig.
Een domeinalias geeft evenmin automatisch verzendrechten. Die kan dezelfde ontvangersnamen naar een ander domein leiden. Een toegestaan From-adres aanmaken blijft een aparte stap.
Voeg de gewenste afzenders toe
Voor een gewone alias opent de beheerder de mailbox in TrekMail, gaat naar aliassen en maakt het adres aan. Als de gebruiker ermee moet kunnen verzenden, zet die Allow sending from this address aan.
Vervolgens opent de gebruiker de webmailinstellingen en Sending addresses. Het toegestane adres verschijnt bij de beschikbare afzenders. Hier kunnen naam en handtekening worden aangepast. De handleiding voor afzenderadressen beschrijft de stappen.
Kies herkenbare namen. Voor verkoop past een teamnaam of medewerker met bedrijfsnaam. Controleer links en telefoon in de handtekening: ze moeten horen bij het geselecteerde merk.
Gebruik je Reply-To, let dan op de functie. Dat is het adres waarnaar het programma van de ontvanger een antwoord voorstelt. Het kan afwijken van From. Een oud Reply-To kan het gesprek daardoor onbedoeld naar een andere mailbox sturen.
Controleer de uitgaande route
Het domein moet actief zijn en de SMTP-instelling moet werken. SMTP geeft uitgaande berichten door. TrekMail biedt de ingebouwde dienst op Starter, Pro of Agency, of een extern profiel dat voor het gekozen domein mag verzenden.
Inloggegevens voor een externe SMTP-provider geven niet het recht om ieder adres te gebruiken. De provider kan domeinverificatie en toegestane afzenders eisen. Die voorwaarden blijven gelden wanneer je vanuit TrekMail schrijft.
Blijft inkomende mail bij een andere provider, wijzig de ontvangst dan niet alleen voor een nieuw From-adres. Gebruik het scenario voor verzenden met een elders gehost domein. Verzending voorbereiden verhuist geen inkomende berichten en koppelt geen externe mailbox.
Test een nieuw bericht en een antwoord
Stuur met het eerste adres naar een externe mailbox en herhaal dat met het tweede. Bekijk het resultaat bij de ontvanger: adres, naam, handtekening en voorgesteld antwoordadres.
Beantwoord daarna berichten die op beide werkadressen binnenkwamen. Controleer Van voordat je verzendt, vooral na doorsturen of bij gedeelde mail. Een projectnaam in het onderwerp kiest niet automatisch de afzender.
Verdwijnt een adres uit de lijst of lukt verzenden niet meer, controleer dan aliasrechten, domeinstatus en SMTP-profiel. Die kunnen het verzendrecht veranderen terwijl oude berichten nog zichtbaar zijn. Een werkende inrichting heeft zowel de juiste ontvangst als een toegestane manier om vanaf dat adres te antwoorden nodig.
Bewaar een controle per merk
Hoort een oude handtekening of Reply-To bij het andere bedrijf, pas die identiteit aan en herhaal de test. Noteer het toegestane adres en de SMTP-route. Zo kan een collega de verzending controleren zonder de ontvangst te veranderen.
Lees verder
- Vanuit één mailbox met meerdere adressen verzenden
- Eigen SMTP gebruiken via SES, SendGrid of Mailgun
- Drie merken in één mailaccount: wie ziet wat?
- Eerste verkoopmedewerker: zijn e-mailaliassen nog genoeg?
- Nieuw bedrijfstelefoonnummer: werk mailsignaturen bij
- Hoe houd ik twee merken bij verschillende SMTP-providers?
